Descrierea postului de administrator de birou: atribuții, funcții și drepturi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

În majoritatea locurilor publice, prima persoană pe care o întâlnești imediat ce treci pragul este recepționerul. Acești specialiști sunt angajați de hoteluri, saloane de înfrumusețare, restaurante și, bineînțeles, instituții de birou. Au multe responsabilități, de la comunicarea cu oaspeții și partenerii până la procesarea documentației.

Funcții

Este de spus că administratorul este o profesie foarte versatilă, care poate include atribuții versatile. Avantajul pentru începători este că nu necesită cunoștințe aprofundate într-un anumit domeniu.

Potențialii angajatori acordă mai multă atenție calităților personale. Un potențial candidat pentru funcția de administrator de birou ar trebui să fie moderat sociabil, să poată stabili contacte cu diferite persoane și să-și exprime corect propriile gânduri. De asemenea, va fi un avantaj să fii interesat de domeniul ales.activități și capacitatea de a face față stresului. Această din urmă calitate va veni cu siguranță la îndemână viitorului administrator. Va trebui să comunice cu un număr mare de vizitatori, printre care cu siguranță vor apărea conflicte. Cu toate acestea, chiar și în astfel de situații, administratorul trebuie să poată rămâne politicos.

De remarcat că, în funcție de politica de recrutare a companiei, pot exista cerințe pentru studii superioare, capacitatea de a lucra cu echipamente de birou etc.

Programul de lucru pentru acest post este determinat de obicei de programul de funcționare al unității, întrucât administratorul este cel care îl deschide dimineața și îl închide seara. Cu toate acestea, atunci când lucrează non-stop pentru angajați, se întocmește un program de schimb. De regulă, birourile nu funcționează în acest mod.

De asemenea, merită să acordați atenție faptului că administratorul și managerul de birou sunt profesii diferite. Managerul biroului supraveghează efectiv alți angajați. Administratorul, spre deosebire de el, nu îndeplinește această funcție. El își îndeplinește doar propriile funcții, interacționând cu alți angajați ai biroului dacă este necesar.

Responsabilități principale

Un administrator de birou, aflat la locul de muncă, trebuie să îndeplinească un număr considerabil de sarcini pe care i le atribuie conducerea. Să le enumerăm pe scurt.

• Recepția și distribuirea ulterioară a apelurilor telefonice. În timpul negocierilor, administratorul trebuie să înregistreze informațiile și să le transfere angajaților. Dacă este necesar, apelul ar trebuiredirecționează către alt departament.
• Îndatoririle unui administrator de birou includ o clauză care cere unui angajat să ofere sfaturi inițiale clienților potențiali.
• Nevoia de a procesa documentația de intrare și de ieșire.
• Afișarea anunțurilor de angajare pe portaluri specializate și agenții de recrutare. De asemenea, atribuțiile administratorului biroului implică realizarea de interviuri inițiale cu potențialii candidați.
• Achiziționarea de articole de papetărie și consumabile necesare pentru a asigura buna funcționare a echipamentelor de birou.

Pe lângă sarcinile enumerate mai sus, administratorul biroului interacționează în mod constant cu oamenii. Aceștia sunt atât potențiali clienți, cât și actuali angajați ai companiei. Acest specialist este responsabil de programarea angajaților.

Drepturi

Numărul de drepturi, spre deosebire de obligații, este mult mai mic. Deci, ce face instrucțiunile de administrator de birou?

• Acționează în numele companiei, reprezentând interesele acesteia în interacțiunea cu alte întreprinderi.
• Pentru a interacționa cu alți angajați din cadrul autorității atribuite.
• Fă propuneri pentru a fi luate în considerare pentru a îmbunătăți performanța organizației.

Funcții de administrator Office

Fiind la locul de muncă, acest specialist ar trebuiîndeplinește un număr considerabil de sarcini care îi sunt atribuite:

• Pregătirea biroului.
• Menține ordinea.
• Servește vizitatori.
• Serviciul telefonic.

De fapt, numărul de funcții poate fi mai mare. Depinde de lista de responsabilități ale administratorului de birou dintr-o anumită instituție.

Pregătirea biroului

Îndeplinirea funcțiilor atribuite, de regulă, începe cu pregătirea pentru o nouă zi de lucru. Ajuns la locul său de muncă, administratorul verifică funcționarea echipamentelor de birou, disponibilitatea consumabilelor și a articolelor de papetărie. Apoi, specialistul trebuie să se familiarizeze cu lista de vizitatori și să creeze condiții pentru întâlnirea lor.

Menținerea comenzii

Administratorul nu ar trebui să fie direct implicat în curățenie și alte activități de menținere a ordinii în birou. Cu toate acestea, printre atribuțiile sale se numără și nevoia de a coordona munca personalului de întreținere. El trebuie să programeze curățenia, precum și să indice durata acesteia.

Serviciul clienți

Atribuțiile administratorului constau și în negocierea cu vizitatorii cu privire la ora vizitei, coordonarea acestora cu șeful. Programul vizitelor trebuie întocmit în așa fel încât să nu existe suprapuneri și să nu piardă nimeni timp în așteptare. În plus, administratorul trebuie să se întâlnească cu vizitatorii. El este cel care creează primulimpresie.

Serviciul telefonic

Această funcție este atribuită administratorului pentru a elibera managerul de negocieri și pentru a nu-i distrage atenția de la fluxul de lucru. Un angajat poate rezolva unele probleme pe cont propriu sau poate face o programare pentru un vizitator în conformitate cu programul managerului. Atunci când îndeplinește aceste funcții, angajatul trebuie cu siguranță să păstreze confidențialitatea, fără a dezvălui persoanelor din afară informațiile de care dispune.

Eșantion

Fișa postului de administrator de birou poate include diferite elemente, în funcție de cerințele unei anumite organizații. Cu toate acestea, de regulă, în acesta vor fi prescrise condiții standard, care sunt luate ca model.

• Dispoziții generale.
• Cerințe de calificare. De regulă, un învățământ secundar de specialitate este suficient pentru un potențial administrator. Experiența va fi cu siguranță un avantaj.
• Responsabilități. Nicio descriere a postului nu este completă fără acest articol.
• Drepturi. Administratorul, de exemplu, are dreptul de a face propuneri pentru îmbunătățirea activităților întreprinderii.
• Dispoziții suplimentare care pot include articole care nu sunt incluse în alte secțiuni.

Se obișnuiește să se furnizeze o fișă a postului unui nou angajat în vederea examinării, faptul căruia trebuie să-l confirme cu propria semnătură.

Locul de muncă

Instrucțiunea privind protecția muncii pentru administratorul biroului face unele cerințe privind condițiile de muncă. De exemplu, locul de muncă ar trebui să fie amplasat astfel încât angajatul să fie confortabilîndeplinesc propriile sarcini. De regulă, este situat lângă biroul managerului și vă permite să monitorizați alți angajați.

Trebuie să înțelegi că atunci când îndeplinesc sarcini, administratorul, precum și alți angajați, trebuie să folosească adesea echipamente de birou. De aceea trebuie amplasat în așa fel încât să fie disponibil pentru utilizare pe termen scurt.

Una dintre sarcinile importante care nu este precizată clar în fișa postului a administratorului este aceea de a acționa ca o legătură între supervizorul imediat și subordonați. Prin urmare, angajatul ar trebui să încerce să creeze un mediu favorabil și să stabilească contacte cu alți specialiști. Este important nu numai să transmiteți corect instrucțiunile liderului, ci și să puteți controla acuratețea implementării lor.

Din acest motiv, capacitatea de a te conecta cu ceilalți devine un factor important în obținerea succesului în această poziție. Acest lucru este valabil atât pentru lideri, cât și pentru subordonați. În ceea ce privește calitățile personale, organizarea și rezistența la stres sunt considerate destul de importante, ceea ce vă permite să gestionați alți angajați și să rămâneți calm chiar și atunci când aveți de-a face cu vizitatori în conflict.