Descrierea postului unui manager de birou cu funcții de secretar: caracteristici și cerințe

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Chiar și cu un personal restrâns, incluzând doar șeful companiei și angajații săi, este nevoie de un angajat responsabil care să fie o forță organizatorică capabilă să dirijeze și să controleze procesul de muncă - aceasta este ideea care determină textul din fișa postului a managerului de birou.

Această poziție necesită ca solicitantul să aibă un set de abilități specifice și educație relevantă, precum și capacitatea de a interacționa cu oamenii. Cu toate acestea, lista de cerințe nu se limitează la aceasta.

Descrierea postului

Deja în etapa de aplicare pentru un post, un candidat se poate familiariza cu actul normativ care îi reglementează drepturile, îndatoririle și responsabilitățile în cadrul companiei. Un astfel de document se numește fișă de post. Este format din cinci secțiuni principale:

1. Dispoziții generale. Acestea conțin toate informațiile organizatorice: denumirea întreprinderii, funcția deținută și unitatea structurală căreia îi aparține. De asemenea, indică subordonarea, procedura de ocupare a unui post și concediere, precum și cerințele pentru educație șicalificări.
2. Responsabilități. Această secțiune oferă o listă cu responsabilitățile angajatului, precum și modalități de implementare a acestora.
3. Drepturile unui angajat, adică toate oportunitățile suplimentare care contribuie la îndeplinirea eficientă a atribuțiilor.
4. Responsabilitate. În conformitate cu această secțiune, conducerea ia decizii privind evaluarea performanței, promovarea sau penalizarea.
5. Relații. Această secțiune reglementează toate comunicările cu diviziile externe și interne pe care un angajat le poate avea în cursul îndeplinirii funcțiilor sale.

Principii de redactare a fișei postului

Baza normativă pentru întocmirea unor astfel de documente este Directorul de calificare pentru funcţiile de manageri, specialişti şi alţi angajaţi (1998). Pe parcursul dezvoltării acesteia s-a acordat o atenție deosebită descrierii postului și condițiilor în care angajatul își poate îndeplini atribuțiile. Specificul lucrării este inclus în titlul documentului, de exemplu, „Fișa postului secretarului” (director de birou sau contabil șef).

În plus, dacă există două posturi cu același titlu, dar sarcini diferite, atunci ar trebui să fie pregătite documente diferite pentru a reflecta aceste diferențe. Fișele de post ale șefului de birou al ofițerului de personal au anumite diferențe față de același regulament pentru secretar.

Cerințe pentru un manager de birou

Un candidat pentru postul într-un fel sau altul va trebui să gestioneze oameni. Acesta poate fi doar câțiva oameni dintr-o companie mică sau întregul personal administrativ dintr-o întreprindere mare. Natural,solicitantul trebuie să fie un utilizator sigur de computer și să poată lucra cu alte echipamente de birou (scaner, imprimantă sau fax). Un manager de birou este adesea un reprezentant al unei companii, astfel încât vorbirea bună și capacitatea de a compune scrisori de afaceri sunt o condiție prealabilă. De foarte multe ori, companiile solicită acestor angajați să cunoască elementele de bază ale muncii de birou și legislația muncii. Cunoașterea a cel puțin unei limbi străine este încă o abilitate de dorit, dar atunci când aplicați pentru o întreprindere mare, aceasta este deja una dintre cerințele obligatorii.

În unele cazuri, managerul de birou trebuie să-și combine atribuțiile cu funcțiile altor angajați. Acest lucru duce la o creștere a competențelor necesare. Așadar, un manager de birou cu funcții de contabil trebuie să aibă educația corespunzătoare și să aibă programe speciale.

Responsabilități principale

Descrierea tipică a postului a unui manager de birou cu funcții de secretariat include următoarele elemente:

• tratarea corespondenței, atât la intrare, cât și la ieșire; redistribuirea lor în cadrul companiei;
• control asupra calendarului de îndeplinire a obligațiilor din contracte și acorduri;
• efectuarea și primirea apelurilor primite;
• lucrare cu clienții și reprezentanții companiilor partenere;
• monitorizarea disponibilității articolelor de papetărie necesare;
• menținerea echipamentelor de birou în stare de funcționare și apelarea specialiștilor în caz de avarie;
• distribuirea timpului în cadrul programului de lucru (în unelecazuri și pentru lider);
• organizarea de evenimente necesare (întâlniri, conferințe, călătorii de afaceri, petreceri corporative);
• minute de întâlniri;
• actualizarea și adăugarea de conținut nou pe site-ul web corporativ.

Această listă include doar cerințele de bază. Se pot adauga si alte articole in conformitate cu specificul contractului de munca in curs de incheiere. Fișa postului unui manager de birou cu funcțiile unui ofițer de personal, de exemplu, îi instruiește pe angajat să mențină și să furnizeze toate documentele de raportare în timp util sau să înlocuiască șeful departamentului de personal în cazul absenței acestuia.

Responsabilități suplimentare

Pe lângă funcțiile de bază, fișa postului unui manager de birou conține o listă cu diverse sarcini care pot varia în funcție de activitățile companiei. Un manager de birou i se poate ordona să lucreze cu autoritățile administrative, adică să obțină permisiunea de a efectua tranzacții, de a deschide o sucursală a unei companii sau a unei filiale etc.

Una dintre cele mai responsabile sarcini este managementul propriu-zis al companiei în absența directorului acesteia. Desigur, acest lucru este posibil doar dacă angajatul s-a impus ca o persoană responsabilă și de încredere pe care se poate baza. În plus, fișa postului unui manager de birou conține adesea o clauză privind necesitatea emiterii unei împuterniciri generale. Un astfel de document poatenecesar, de exemplu, pentru a primi e-mailuri de mare importanță.

Cerințe informale

Companiile mari permit de obicei candidaților pentru această poziție să se familiarizeze cu un exemplu de fișă a postului de manager de birou în avans, astfel încât să cunoască pe deplin lista de cerințe și responsabilități.

Dar chiar și cu astfel de puteri, solicitantul trebuie să înțeleagă că rămâne unul dintre numeroșii angajați ai întreprinderii. În acest sens, nu trebuie uitat ceea ce nu este precizat în fișa postului. Un manager de birou cu funcții de secretar trebuie să fie o persoană sensibilă la timp pentru a-l putea distribui după cum este necesar.

Sarcini de flux de lucru

Cea mai importantă cerință pentru munca sa este eficiența, așa că o persoană care ocupă o astfel de funcție este obligată să cheltuiască economic materiale de birou, să controleze cantitatea de energie electrică consumată.

Pentru alți angajați ai companiei, managerul de birou este responsabil aproape la egalitate cu șeful. Din acest motiv, el trebuie să se asigure că condițiile de muncă respectă standardele sanitare și regulile de siguranță acceptate. In fine, in indeplinirea atributiilor sale directe, managerul de birou are acces la documentatie secreta, astfel ca una dintre cerinte este semnarea unui acord de nedezvulgare a secretelor comerciale sau orice alte informatii care ar putea afecta pozitia companiei pe piata.

Biroul drept-manager

Desigur, îndeplinirea unui astfel de număr de îndatoriri permite angajatului să se bucure de drepturi speciale. Acestea sunt, de asemenea, precizate în fișa postului a managerului de birou. Esența unora dintre ele, cum ar fi capacitatea de a accesa informații confidențiale, provine direct din nevoia de a-și îndeplini responsabilitățile profesionale. Alții sunt asociați cu privilegii de putere. Așadar, directorul biroului are dreptul de a cere de la restul angajaților să corecteze greșelile pe care le-au comis prin neglijență în documentele de producție, să stabilească valoarea încurajării pentru ei sau să aplice penalități celor neglijenți.

Adesea, managerul de birou este legătura dintre angajați și directori. Această poziție îi permite să depună eforturi pentru condiții de muncă mai bune și să prezinte dorințe colective pentru îmbunătățirea calității muncii atât a unui singur departament, cât și a întreprinderii în ansamblu.

Caracteristici ale fișei postului a directorului de birou al departamentului de vânzări

Managerii de birou au fost de multă vreme indispensabili în companiile mari și mici, așa că au nevoie de niște abilități speciale pentru a ocupa un astfel de post vacant. Un caz obișnuit este atunci când mai mulți manageri de birou lucrează la aceeași întreprindere cu funcții speciale, peste care se află un senior. Fișele postului lor sunt în esență aceleași, dar diferă într-un set suplimentar de funcții.

Astfel, dacă un manager de birou lucrează în departamentul de vânzări, fișa postului său poate conține elemente precum:

• căutați noi puncte de vânzare;
• urmărirea modificărilor în structura cererii;
• pregătirea documentelor de raportare privind vânzările perfecte;
• lucrare directă cu clientul pentru a primi comenzile și procesarea lor ulterioară;
• lucrează pentru a informa clienții despre posibilele modificări ale gamei de produse și recalcularea prețurilor;
• organizează întâlnirile necesare;
• semnarea de contracte pentru furnizarea de bunuri.

Alte cerințe pot fi legate de specificul bunurilor oferite de companie. Dacă societatea este implicată în vânzarea și cumpărarea de bunuri imobiliare, atunci îndatoririle unui manager de birou pot include pregătirea broșurilor de informare și executarea unor documente specifice.

Responsabilitatea managerului de birou

În cazul neîndeplinirii atribuțiilor de serviciu, la săvârșirea de infracțiuni, inclusiv dezvăluirea secretelor comerciale, sau alte acțiuni care prejudiciază imaginea societății, șeful biroului răspunde conform normelor administrativ, civil. si codurile penale. Dacă organizației i s-au produs pagube materiale, atunci pedeapsa se aplică în conformitate cu prevederile codului muncii.