Descrierea postului de administrator: responsabilități și funcții principale

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

În funcția de administrator se înțelege un specialist calificat care are autoritatea de a gestiona o anumită zonă din companie. Un angajat din acest domeniu este un manager, un organizator responsabil, care are capacitatea de a gestiona și administra procese.

Acest angajat analizează funcționarea mecanismului general, identifică eșecurile în activitatea sa și le elimină, pentru a îmbunătăți activitățile companiei. Anterior, această profesie afecta doar sfera managementului resurselor umane și activitățile departamentelor companiei. Acum, fișele de post ale administratorului pot include gestionarea bazelor de date, sisteme informatice.

Ce sunt administratorii

Există administratori de resurse umane și lucrători în afaceri. Primii controlează calitatea și promptitudinea îndeplinirii de către subordonați a sarcinilor care le sunt atribuite.sarcini. Poate fi vânzători, ospătari, barmani și multe altele.

Administratorul trebuie să se asigure că acești angajați își desfășoară activitatea în conformitate cu standardele și statutul companiei. Aceștia din urmă gestionează personalul comercianților, încheie contracte în numele companiei, acceptă și transferă mărfuri și altele asemenea. Pentru mai multe informații despre aceasta, consultați fișa postului a administratorului.

Regulamente

Un angajat care a primit funcția de administrator este specialist. În momentul absenței sale, drepturile și obligațiile salariatului sunt transferate altui salariat desemnat de conducere pentru a-l înlocui. Doar CEO-ul poate decide dacă angajează sau concediază un administrator. Pentru a obține acest loc de muncă, solicitantul trebuie să aibă o diplomă de studii medii de specialitate.

În plus, angajatorii cer adesea candidaților să aibă experiență de lucru într-un domeniu similar de un an sau mai mult. Practic, supervizorul direct al administratorului este managerul. Fisa postului administratorului presupune ca in activitatile sale trebuie sa se ghideze dupa statutul societatii, actele legislative, ordinele si instructiunile superiorilor sai. El trebuie să țină cont și de actele de guvernare și, de fapt, de instrucțiunea în sine.

Cunoștințe

Când aplică pentru un loc de muncă, un angajat trebuie să aibă anumite cunoștințe, inclusiv să se familiarizeze cu reglementările,instrucțiuni, ordine și alte materiale de reglementare legate de domeniul de aplicare al activităților sale. În plus, el trebuie să învețe regulile și metodele de organizare a muncii personalului de serviciu.

Angajatul trebuie să cunoască structura organizatorică și de personal, adică ce atribuții, atribuții și condiții de muncă au subordonații săi. Pentru a-și îndeplini corect și eficient atribuțiile de administrator, un angajat trebuie să studieze tipurile de servicii oferite de firma în care este angajat, să știe să întocmească corect documentele de raportare, să folosească comunicarea și eticheta în afaceri în practică. De asemenea, angajatul trebuie să aibă cunoștințe în domeniul dreptului și al marketingului.

Funcții

Când aplicați pentru un loc de muncă, anumite funcții sunt atribuite angajatului. Se angajează în prevenirea și eliminarea conflictelor, acceptă pretenții și comentarii de la clienți cu privire la serviciul de proastă calitate în instituția în care este angajat. În plus, atribuțiile administratorului includ consilierea vizitatorilor în probleme legate de furnizarea de servicii și vânzarea de bunuri, precum și programele bonus și promoțiile. El trebuie să îmbunătățească munca personalului, crescând eficiența serviciului, precum și creând condiții confortabile pentru vizitatori și angajați. Angajatul controlează ordinea, curățenia în vizite și munca curățătorilor.

Responsabilități

Principalele funcții ale administratorului includ informarea personalului despre sosirea clienților, înregistrarea datelor vizitatorilor înbaza de clienti, raportarea catre management cu privire la probleme si situatii conflictuale. În plus, administratorul este obligat să monitorizeze respectarea disciplinei de către angajați, precum și a altor puncte ale statutului organizației.

El trebuie să îndeplinească toate instrucțiunile șefului său, să controleze siguranța bunurilor și a altor bunuri materiale, normele pentru decorarea sălilor, amplasarea, starea și înlocuirea produselor publicitare. De asemenea, acest angajat este cel care se asigură că tot personalul urmează ordinele superiorilor lor.

Alte funcții

Fișa postului administratorului sugerează ca acesta să pregătească suport material și tehnic înainte de negocieri cu viitorii clienți și parteneri ai companiei. Angajatul ține evidențe și înregistrează acest lucru documentat. În plus, conduce conversații telefonice, procesează cererile clienților, contrapărților altor organizații și oficialităților guvernamentale.

Drepturi

Instrucțiunea de protecție a muncii pentru administrator presupune că salariatul are anumite drepturi, inclusiv de a lua decizii independente, dacă acestea nu depășesc competența sa. De asemenea, acest specialist are dreptul de a reprezenta interesele companiei, de a înceta îndeplinirea funcțiilor sale dacă există o situație periculoasă care îi amenință sănătatea și viața, să semneze documentație care este de competența sa.

Angajatul are dreptul de a notifica conducerea problemelor identificateîn activitatea organizației și să ofere modalități de rezolvare a acestora, precum și să facă propuneri pentru îmbunătățirea eficienței activităților sale și a activității întregii companii. Are dreptul de a coopera cu alte departamente ale instituției pentru rezolvarea sarcinilor care i-au fost încredințate, să solicite informații și documente, precum și să solicite conducerii să creeze condiții normale de muncă.

Responsabilitate

Angajatul este responsabil pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor sale, precum și pentru încălcarea regulilor instrucțiunilor de securitate la incendiu pentru administrator. El poate fi tras la răspundere dacă a furnizat informații false conducerii sau clienților organizației. El este responsabil pentru calitatea documentelor de raportare, pentru încălcarea etichetei în relația cu vizitatorii și pentru consecințele propriilor decizii.

El poate fi urmărit penal dacă a manipulat greșit datele personale ale clienților, a dezvăluit informații confidențiale și a dezvăluit secrete comerciale. El este responsabil pentru cauzarea prejudiciului material firmei la care este angajat, statului, contractorilor sau angajatilor firmei. În plus, angajatul este responsabil pentru încălcarea regulilor și a statutului companiei.

Cerințe pentru administrator

Când profesia tocmai era introdusă în sfera de afaceri a țării, cerințele pentru angajați nu erau foarte serioase, chiar și doar a avea studii medii era suficientă. Experiența de muncă a fost, de asemenea, de puțin interes pentru angajatori. Acum condițiile au devenit mai dure, iar companiile solicită solicitanți nu numaistudii superioare în domeniul economiei sau managementului, dar și cunoștințe de limbi străine, capacitatea de a folosi un computer personal și de a ține evidența afacerii.

În ceea ce privește calitățile personale, o persoană cu un discurs bine rostit, care are un aspect plăcut, își va găsi un loc de muncă. Abilitățile de comunicare, capacitatea de a conduce corect conversațiile telefonice și de a rezolva situațiile conflictuale sunt foarte importante.

Concluzie

Instrucțiunile tipice ale administratorului conțin informațiile de bază necesare pentru ca un angajat să-și înțeleagă locul său în companie. Punctele sale pot varia în funcție de organizație, dimensiunea acesteia și nevoile managementului. Fără aprobarea acestui document, angajatul nu are dreptul de a-și începe atribuțiile. Pentru a obtine un post, solicitantul trebuie sa indeplineasca cerintele companiei, sa aiba anumite cunostinte si calitati personale necesare indeplinirii calitative a functiilor care ii sunt atribuite si a sarcinilor ce i se atribuie salariatului.