Compensarea pentru utilizarea unei mașini personale: procedură de calcul și caracteristici

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Mulți angajați își folosesc propria mașină în procesul de îndeplinire a sarcinilor lor. Ei transportă mărfuri sau directori de companie, se întâlnesc cu furnizorii sau desfășoară alte activități importante. Prin urmare, solicită directorului să transfere despăgubiri pentru utilizarea unei mașini personale. Dimensiunea acestuia poate varia semnificativ în diferite situații, întrucât sunt luate în considerare caracteristicile utilajului, acțiunile efectuate de angajat și normele stabilite de lege.

Ce cheltuieli sunt rambursate?

Cuantumul compensației pentru utilizarea unei mașini personale depinde de diverși factori. Liderii multor companii angajează doar specialiști care au propriile lor mașini, ceea ce le permite să facă față multor responsabilități de serviciu.

În baza art. 188 din Codul muncii, un salariat poate cere conducerii companiei să transfere despăgubiri pentru utilizarea unui autoturism personal. Pentru a face acest lucru, el trebuie să dovedească că a trebuit să suporte anumitecheltuieli. Următoarele fonduri sunt plătite de șeful firmei:

• compensație pentru deprecierea proprietății în timpul utilizării acesteia în scopuri de muncă;
• Costuri reale asociate cu exploatarea unei mașini, reprezentate de costul benzinei, reparații sau întreținere.

Cuantumul compensației ar trebui discutat în prealabil între cei doi participanți la raportul de muncă și, de asemenea, stabilit în scris. De obicei procedura se realizează în procesul de încheiere a unui contract de muncă. Este permisă introducerea acestor informații într-un acord suplimentar la un contract de muncă existent.

Ce informații sunt incluse în contract?

La atribuirea unei compensații unui angajat pentru utilizarea unei mașini personale, sunt luați în considerare numeroși parametri ai mașinii. Toate informațiile referitoare la numirea compensației sunt înscrise în contractul de muncă. Acestea includ:

• parametrii exacti ai unei mașini aparținând unui angajat al companiei;
• procedura de utilizare a unei mașini în scop de serviciu;
• motive pentru a deține o mașină, deoarece un angajat poate fi nu numai proprietarul său, ci și mandatar, precum și chiriaș;
• perioada în care se vor îndeplini sarcinile de serviciu cu ajutorul vehiculului;
• suma exactă a compensației;
• alte costuri asociate cu funcționarea mașinii;
• documente care trebuie întocmite de angajat pentru a-și putea confirma cheltuielile pentru mașină;
• comanda pe baza căreia trebuietransferați fonduri;
• intervale de timp în care se plătește compensația pentru lucrător.

Dacă cel puțin o clauză a contractului este încălcată, angajatul poate refuza să-și folosească mașina în scopuri de muncă.

Ce costuri sunt rambursate?

Indemnizația de muncă pentru vehicule personale este concepută pentru a acoperi următoarele costuri:

• întreținere;
• plată pentru benzină;
• să fie în parcare cu plată pe tot parcursul zilei de lucru;
• spălătorie auto;
• alte costuri asociate cu operarea aparatului în scopuri comerciale.

La calcularea acestei plăți, se ia în considerare cât de repede se uzează mașina, câți bani sunt cheltuiți pentru realimentare și, de asemenea, care este costul întreținerii programate. Angajatorul are dreptul de a solicita angajatului să predea diferite cecuri sau chitanțe care confirmă anumite cheltuieli.

Ce documente sunt necesare?

Plata despăgubirii pentru utilizarea unei mașini personale se atribuie numai la transferul către angajator a documentelor oficiale care confirmă anumite cheltuieli. Aceste documente includ:

• bilete de transport care confirmă că o anumită mașină a fost folosită de fapt pentru a rezolva problemele de lucru ale unei anumite companii, iar forma acestui document este dezvoltată separat de fiecare organizație;
• chitanțe de numerar emise la benzinării sau la benzinării;
• rapoarte compilate de un angajat al organizației;
• un jurnal care înregistrează toate mișcările unui angajat în mașina lui pentru a rezolva problemele de serviciu.

Dacă există o comandă, se acordă compensație pentru utilizarea unei mașini personale. O mostră din acest document poate fi vizualizată mai jos.

Impozitarea plăților

Cheltuielile întreprinderilor legate de întreținerea vehiculelor oficiale sunt utilizate pentru reducerea bazei de impozitare la stabilirea impozitului pe venit. Dar acest lucru este posibil numai dacă există documente oficiale care confirmă astfel de costuri. În același timp, este important ca mașina să fie folosită cu adevărat pentru a rezolva problemele de lucru.

Acest lucru ia în considerare următoarele nuanțe:

• nu se percepe impozit pe venitul personal pentru compensarea pentru utilizarea unei mașini personale, iar primele de asigurare nu sunt transferate;
• suma acestei plăți nu trebuie să depășească rata stabilită prin lege;
• dacă compensația depășește norma, atunci excedentul nu poate fi utilizat pentru a reduce baza de impozitare a impozitului pe venit.

Această plată se atribuie numai în perioada în care salariatul întreprinderii își îndeplinește direct sarcinile de muncă. Dacă se află în concediu medical sau în concediu, atunci costul compensației pentru utilizarea unei mașini personale de către un angajat nu poate fi utilizat pentru a reduce baza de impozitare a impozitului pe venit.

Cum se aplică?

Angajatorii care angajează angajați care au propriile lor vehicule ar trebui să știe cum să facă în mod competentpentru a le compensa pentru utilizarea mașinii. Pentru a face acest lucru, documentația adecvată este pregătită în mod competent. Procedura de atribuire a compensației implică următorii pași:

• la angajarea unui cetățean, este necesar ca în contractul de muncă să fie incluse informații cu privire la necesitatea transferului compensației, întrucât noul angajat își va folosi mașina pentru îndeplinirea sarcinilor șefului;
• documentația de titlu a mașinii este transferată angajatorului, iar aceasta include nu numai certificatul de înmatriculare, ci și titlul, iar dacă cetățeanul este mandatar, atunci o copie a procurii pe baza din care folosește mașina este transferat suplimentar;
• mai mult, sunt stipulate toate condițiile de cooperare, care ar trebui să fie benefice pentru ambii participanți la relația de muncă;
• dacă un angajat pe termen lung cumpără o mașină pe care începe să o folosească în scopuri oficiale, atunci se formează un acord suplimentar la un contract de muncă existent;
• dacă mașina este transferată pentru utilizare de către alți funcționari ai companiei, atunci se întocmește un act de acceptare și transfer al mașinii;
• Lunar sau săptămânal, un angajat al companiei întocmește un raport care indică toate cheltuielile pentru o mașină folosită în scop de muncă;
• acest raport este însoțit de numeroase documente de plată care confirmă cheltuielile și prezentate de diverse cecuri, facturi sau alte documente similare.

Proprietarul direct sau alții pot conduce mașinaangajații firmei numiți de persoanele responsabile prin ordin al angajatorului.

Emiterea unei comenzi de către director

Despăgubirea pentru utilizarea mașinii personale se plătește numai dacă documentele necesare sunt corect completate. Aceasta include și emiterea de către directorul companiei a unui ordin, în baza căruia se efectuează o plată către proprietarul vehiculului.

În locul emiterii permanente de ordine este permisă soluționarea necesității de acumulare a plăților compensatorii în actele interne locale ale companiei.

Formularul de comandă poate fi dezvoltat de fiecare companie separat. Acest document conține următoarele informații:

• numele companiei în care lucrează proprietarul mașinii;
• funcția și numele complet;
• numele și parametrii vehiculului utilizat pentru funcționare;
• condiții în care se plătește compensația, de exemplu, poate fi o sumă fixă de bani transferată angajatului la sfârșitul fiecărei luni și poate fi calculată și pe baza documentelor de plată prezentate de angajat către angajatorul.

Un contract de muncă sau un acord suplimentar servesc drept bază pentru emiterea unei comenzi. Aceste documente trebuie să conțină informații conform cărora un anumit angajat își folosește propria mașină în timpul îndeplinirii sarcinilor de serviciu.

Ce reglementări se aplică?

Ratele de compensare pentru utilizarea unei mașini personale trebuie să fie luate în considerare de conducerea companiei, deoarece acesteadepinde dacă este posibilă reducerea bazei de impozitare a impozitului pe venit aferent cheltuielilor asociate cu transferul compensației către proprietarul imobilului, reprezentat de un angajat al companiei. Aceste norme sunt fixate la nivel de stat. Acestea includ:

• dacă se folosește un autoturism a cărui capacitate a motorului nu depășește 2 mii de metri cubi. vezi, atunci rata de plată este de 1,2 mii de ruble;
• dacă capacitatea motorului depășește 2 mii de metri cubi. vezi, atunci norma este de 1,5 mii de ruble;
• dacă o motocicletă este închiriată, atunci taxa pentru aceasta se încadrează în normă este de 600 de ruble.

Utilizarea camioanelor nu este reglementată de nicio lege, deoarece astfel de costuri sunt incluse într-o altă categorie de costuri ale companiei.

Pot închiria o mașină?

Despăgubirea pentru folosirea unui autoturism personal nu este supusă impozitului pe venitul persoanelor fizice, dar este utilizată pentru reducerea impozitului pe venit numai dacă cuantumul acestuia nu depășește normele stabilite de lege. Dar de multe ori este necesar să transferați proprietarului mașinii o sumă care depășește această rată. Pentru a preveni necesitatea plății unui impozit semnificativ, șeful companiei poate decide să întocmească un contract de închiriere cu angajatul.

La generarea acestui document se ia în calcul dacă se va închiria sau nu o mașină cu echipaj. În plus, acest acord conține informații despre cum va fi întreținută mașina.

Un astfel de acord se întocmește numai înîn scris, dar nu necesită legalizare sau înregistrare de stat. Mașina reală face obiectul acordului, prin urmare, informațiile despre numerele sale de înmatriculare sunt introduse în text, precum și datele din titlu și certificatele de înmatriculare sunt suprascrise.

Dacă un angajat al companiei folosește o mașină pe baza unei procuri, atunci la întocmirea unui contract de închiriere, va trebui să implicați proprietarul direct al imobilului. Dacă o mașină este închiriată fără echipaj, atunci i se atașează în plus o politică OSAGO valabilă.

Nuanțele utilizării mecanismului de împrumut

Întrucât impozitul pe venitul persoanelor fizice și alte impozite nu sunt plătite din despăgubiri pentru utilizarea unei mașini personale, angajatul este adesea de acord cu o anumită metodă de înregistrare, care constă în faptul că mașina este transferată prin intermediul mecanismului de împrumut către angajatorul. Pentru a face acest lucru, sunt luate în considerare următoarele nuanțe:

• procesul de aplicare a mecanismului de creditare presupune luarea în considerare a cerințelor art. 689 GK;
• în astfel de condiții, mașina este transferată companiei pentru utilizare, astfel încât nu numai proprietarul, ci și alți angajați ai companiei pot acționa ca șofer;
• este compania care este obligată să se ocupe de întreținerea vehiculului, repararea acestuia, contabilizarea benzinei, precum și alte probleme semnificative, ceea ce simplifică foarte mult procesul de calcul al impozitului pe venitul personal și al impozitelor organizației.;
• este permis să se indice în contract că mașina va fi folosită exclusiv de proprietarul direct;
• Beneficiile utilizării unui mecanism de împrumut includ faptul că acesta simplifică procesuldeterminarea costurilor companiei pentru întreținerea și utilizarea mașinii;
• neapărat, compania este cumpărătorul politicii OSAGO;
• nu este necesar să transferați nicio remunerație suplimentară angajatului, care are o sumă limitată;
• dacă mașina este transferată pentru a controla mașina unui alt angajat al companiei, atunci conducerea companiei va trebui să întocmească documente suplimentare de personal.

Un contabil trebuie să intre în mod competent în programul 1C de compensare pentru utilizarea unei mașini personale. Depinde de corectitudinea contabilității dacă o companie poate conta pe o reducere a bazei de impozitare pentru impozitul pe venit.

Nuanțe ale întocmirii unui acord GPC

O altă posibilitate de utilizare a unui angajat auto personal în scopurile companiei este întocmirea unui acord GPC între conducerea companiei și proprietarul direct al autoturismului. Acest acord este o alternativă la un contract de muncă.

În cadrul unui astfel de acord, angajatul este antreprenorul, iar compania este clientul. O astfel de cooperare nu este reglementată de prevederile Codului Muncii.

Pot contesta compensația?

Calculul despăgubirii pentru utilizarea unei mașini personale ar trebui să se bazeze pe documentația depusă de angajat la departamentul de contabilitate al companiei. Dar adesea chiar și profesioniștii cu experiență fac greșeli care sunt de obicei detectate de inspectorii fiscali în procesul de verificare a unei organizații.

Suma de plată cel mai frecvent contestată de către angajații Serviciului Federal de Taxe. Pot exista mai multe motive pentru aceasta:

• absența documentelor de plată prezentate prin cecuri, facturi, comenzi sau alte documente;
• procedura de utilizare a unei mașini deținute de un angajat al companiei în scopuri organizatorice este întocmită greșit;
• Lipsesc diverse documente importante pentru mașină depuse de STS sau PTS.

Contestarea se face în instanță. Adesea, motivul este chiar și faptul că mașina este transferată de un cetățean care o poate folosi pe baza unei procuri obișnuite și nu generale, prin urmare nu are dreptul de a transfera mașina pentru utilizare de către terți. petreceri.

Reguli pentru plata despăgubirilor pentru utilizarea unei mașini de companie în scopuri personale

O altă situație este atunci când un angajat primește o mașină de la un angajator. Este folosit pentru a rezolva probleme importante, dar adesea un angajat trebuie să îl folosească în scopuri personale. Acest lucru ridică întrebarea cum să oficializeze astfel de relații. Prin urmare, următoarele posibilități pot fi folosite pentru aceasta:

• acord verbal între șeful și angajatul companiei;
• întocmirea unui contract de închiriere cu un angajat al companiei;
• conducerea emite un ordin de transfer al mașinii unui angajat.

La calcularea cheltuielilor companiei se iau în considerare informațiile din fișele de călătorie și indicatorii contorului de parcurs. În acest caz, puteți determina kilometrajul în timpul orelor de lucru. Dacă s-a practicat utilizarea unei mașini de serviciu în scopuri personale, compensarea nu poateplătit conducătorului companiei de către angajat.

Concluzie

Multe companii angajează doar angajați care au o mașină personală, care este apoi folosită pentru a rezolva problemele de serviciu. În acest caz, proprietarul mașinii se poate aștepta să primească o anumită despăgubire, iar suma acesteia depinde de cheltuielile efective pe care trebuie să le facă față în rezolvarea sarcinilor de serviciu folosind o mașină personală.

Cuantumul despăgubirii nu trebuie să depășească normele stabilite de lege, în caz contrar astfel de cheltuieli nu pot fi folosite de societate pentru reducerea bazei de impozitare a impozitului pe venit. Adesea, contabilii încalcă regulile de calcul a acestei plăți, ceea ce duce la contestarea despăgubirii de către inspectorii fiscali în instanță.