Modelul este funcțional. Clădire model „așa cum este” și „așa cum va fi”

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Organizația ca organism viu este un sistem de procese informaționale organizate care vin din exterior, circulă în interior, create ca urmare. În același timp, nu toate sunt formate în mod conștient de conducere și/sau angajați, realitatea obiectivă joacă rolul ei semnificativ.

Un model funcțional este un sistem de sisteme conectate: pe lângă cele planificate, multe elemente structurale, procese și funcții apar, printre altele, ca urmare a erorilor de management, a neînțelegerii sarcinii de către angajat sau a unui evaluare părtinitoare a rezultatului obținut de manager. Analiza inadecvată a influențelor externe, duplicarea sarcinilor, diversitatea deciziilor, psihologia luării deciziilor și multe alte circumstanțe sunt temeiul unui studiu care analizează modele de management organizațional și propune soluții eficiente.

În orice moment, puteți determina cumarată ca un model de organizare funcțională în starea „Așa cum este” (CA ESTE). Din punctul de vedere al metodelor stabilite, este posibilă analizarea ideilor primite și formularea modalităților de lucru mai eficient și de dezvoltare ulterioară a organizației.

Experiență și metodologii existente

Tehnica de modelare de bază IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) este în prezent reprezentată de diverse variații și experiențe foarte bune. Se bazează pe ideea unei particule indivizibile - un bloc care afișează o anumită funcție de afaceri. Laturile blocului sunt rolurile acestuia. Stânga - intrare, dreapta - ieșire, sus - control, jos - mecanism.

Această atitudine formală față de organizație ne permite să o prezentăm sub forma unor blocuri interconectate (funcții de afaceri). In consecinta, modelul structural al organizatiei este reprezentat de un ansamblu de elemente simple. Principiul descompunerii funcționale: un bloc - o funcție de afaceri. Principiul constrângerii complexității limitează numărul de elemente din fiecare diagramă. Principiul contextului - esența funcției de afaceri a organizației în sine este prezentată ca o combinație de idei despre ceea ce a fost planificat să fie creat, ce este și cum funcționează.

Pentru o construcție obiectivă a unui model de management organizațional este importantă și experiența acumulată în dezvoltarea și implementarea locurilor de muncă automatizate, care a fost stimulată de progresul în dezvoltarea tehnologiei informatice, apariția rețelelor locale și globale..

Rezultatul aplicării tehnicii: „a fi” (TO BE) reprezintă de obicei modul în carese introduce unul sau altul sistem informatic, iar procesul de dezvoltare a companiei este considerat ca o trecere de la starea actuală la cea prestabilită. Prin ea însăși, aplicarea tehnicii nu dă întotdeauna un rezultat semnificativ. Nu orice model de management funcțional poate fi adaptat unui anumit sistem informațional modern.

Intemeierea începutului modelării

Modelul de organizare funcțională este o sarcină foarte dificilă. Pentru a simplifica munca, trebuie mai întâi să presupunem că componenta materială este într-o stare normală și funcționează impecabil, iar serviciile tehnice ale organizației îi asigură tot ceea ce este necesar, controlează structurile de inginerie și furnizarea de tipurile necesare de energie în mod suficient. cantități.

Cu această ipoteză, puteți determina cum arată modelul funcțional pentru o anumită organizație în poziția „ca atare” (CA ESTE) în forma sa cea mai pură. Dacă ulterior se dovedește că componenta materială nu a funcționat bine, va fi necesară o altă modelare.

Pentru a avea succes, trebuie să presupunem că priza are tensiunea corectă înainte de a porni aparatul.

Ținta inițială de simulare

După ce s-a formulat funcția de afaceri a organizației, poziția sa în spațiul socio-economic înconjurător, este posibil să se determine gama de procese de informare de intrare și de trafic de ieșire. Materialele, uneltele, echipamentele, precum și rezultatul funcționării organizației: produsele, serviciile, activitățile utile social sunt secundare șisunt prezentate în timpul simulării ca descrieri, informații despre obiecte reale care acționează.

O funcție comună de afaceri ca sistem care combină multe elemente și procese este reprezentată ca un set de blocuri care implementează funcții simple de afaceri. În această etapă, se determină blocurile duplicate, se formează o serie de sarcini de rezolvat.

Înțelegerea tiparelor de management al organizației este foarte importantă.

Management într-o organizație

Organizația oferă management proprietarului, directorului, managerilor, liderilor de diferite niveluri. Dar modelul funcțional ar trebui să reflecte starea reală a lucrurilor și să considere personalul companiei ca o resursă activă specifică.

Nu contează cine construiește modelul. Aceasta poate fi o organizație terță sau propria divizie. Distincția este semnificativă: gestionarea unei organizații este una, modelarea este alta.

Pentru a determina cu exactitate starea „ca atare”, nu trebuie să ne ghidăm după opinia angajaților - în acest caz, personalul din toate funcțiile sale este în primul rând subiectul cercetării. Ele sunt descrise de modelul funcțional al procesului, care oferă în cele din urmă o imagine completă a tuturor proceselor.

Îndrumare și regie…

Influența conducerii și a proprietarilor încetinește semnificativ procesul de modelare, ceea ce înrăutățește funcționarea organizației. Acest lucru este dovedit de experiența utilizării tehnicii. Construirea unui model „ca atare” în contextul înțelegerii acestuiaconducerea este de natură personală specifică.

Alegerea interpretului ar trebui acceptată ca un fapt absolut: el este responsabil pentru acțiunile sale și nu este obligat să urmeze sfaturile, recomandările sau instrucțiunile directe din partea organizației.

Sisteme informaționale: funcționalitatea de care aveți nevoie

Considerând realizările în dezvoltarea sistemelor informaționale pentru managementul documentelor electronice, contabilitate, logistică etc., trebuie să recunoaștem că rigiditatea deciziilor a devenit o tradiție. Până acum nu există astfel de sisteme care să depășească limitele sarcinilor formulate la început. Sarcinile evoluează, soluțiile software nu evoluează.

Luând orice sistem existent (de exemplu, „1C: Contabilitate”, „1C: Managementul documentelor”, eDocLib), nu numai că puteți vedea nivelul ideilor dezvoltatorului cu privire la funcționalitatea acestuia, dar puteți întâlni imediat restricții în implementarea anumitor funcții de afaceri.

Dar trebuie să ținem cont de faptul că, fără a aplica cel puțin una dintre metodele existente, este imposibil să ne facem o idee despre ce fel de funcționalitate este nevoie și ce este evident redundant.

După ce am implementat acest sau acel sistem de informații, este adesea necesar să rafinați algoritmii și să dezvoltați software suplimentar. Acesta este un punct foarte important în modelarea funcției de bază de afaceri a unei organizații.

Server de informații despre companie

Pentru aplicarea eficientă a metodelor consacrate și formarea unui model funcțional ca idealStructura (dorită) a funcțiilor și proceselor, este convenabil să luați în considerare compania sub forma, de exemplu, a unui site web. Acest lucru vă permite să vă creați propria infrastructură internă (oficiul principal și diviziile de la distanță), să implantați programele utilizate în aceasta (contabilitate, logistică, managementul documentelor) și să oferiți funcționalitate în conformitate cu responsabilitățile postului ale angajaților.

În această formă, este convenabil nu numai să se oficializeze funcțiile fiecărui element (personal, echipamente, programe utilizate, tabele importante etc.), ci și să se asigure dezvoltarea acestora pe parcursul activității companiei.

„vinaigretă” electronică actuală

Este greu de subestimat contribuția pe care foile de calcul și documentele Word au adus-o la organizarea managementului electronic al documentelor. Din punct de vedere al modelării și construirii unui model funcțional al unei organizații, analiza proceselor informaționale, tabelele și fișierele utilizate sunt importante.

Prin sistematizarea informațiilor despre resursele utilizate, este ușor de determinat sursa modificărilor acestora, consumatorul și, mai ales, conținutul actual. Tradiția stabilită duce adesea la faptul că documentele electronice cu drepturi depline în formatele lor sunt incluse în anumite sisteme de management al documentelor. Din punct de vedere al implementării, acest lucru este acceptabil, dar din punct de vedere al eficienței, nu este.

Recent, au apărut și dezvoltate instrumente pentru crearea și procesarea foilor de calcul și a documentelor folosind bibliotecile PhpOffice (PhpExcel și PhpWord). Utilizarea acestor instrumente vă permite să vă izolați de documentele realedoar informațiile necesare și generează rezultatele dorite, care pot fi deschise în mod tradițional în MS Excel și MS Word.

Rezumat parțial al rezultatelor

Folosirea tehnicilor populare de modelare funcțională, a sistemelor informaționale selectate, a programelor de contabilitate și logistică, combinate într-un singur sistem informatic propriu (server), vă permite să creați modelul dorit pentru gestionarea unei organizații. Și cu ajutorul unor instrumente precum PhpOffice, îi poți oferi flexibilitate, posibilitatea de dezvoltare.

Din păcate, rareori este posibil să construiți sistemul de informații dorit fără programare suplimentară. Cu toate acestea, este foarte important să se țină cont de înțelegerea atinsă a funcționalității produselor software utilizate.

În special, o foaie de calcul modernă este, în primul rând, funcționalitatea necesară, iar conținutul său real este reflectarea efectivă a unuia sau altuia bloc funcțional asupra modelului structural. Dacă luăm ca exemplu „1C: Contabilitate”, atunci putem vedea că structura și funcționalitatea sa reflectă pe deplin realitatea. În același timp, suportul tehnic al producătorului nivelează rigiditatea sistemului, permițând consumatorului să primească funcționalitatea necesară, reflectând schimbările în spațiul de afaceri informațional.

Forță majoră: circumstanțe neprevăzute

Făcând referire la circumstanțe de forță majoră în relațiile sale interne și externe, organizația demonstrează în mod fiabil ignorarea sa cu privire la modul în care va ieși din cutare sau cutaresituatii. Și astfel semnează automat retragerea garantată a obligațiilor.

Capacitatea unei organizații de a-și îndeplini obligațiile este de cea mai mare importanță pentru parteneri, pentru clienți și pentru propriii angajați, adică pentru mediul socio-economic din jur.

Formula pentru compania perfectă

Natura este oportună, fiecare dintre organismele sale este gândită până la cel mai mic detaliu și este capabilă nu numai să răspundă în mod adecvat oricărei schimbări a mediului, ci și să se recupereze de la sine, fără interferențe din exterior.

Organizația ideală este una care, de fapt, „nu există”, dar funcția ei este îndeplinită. Atunci când o organizație se încadrează organic în mediul socio-economic care o înconjoară, devine partea ei indispensabilă și se dezvoltă adecvat, doar atunci acest mediu va asigura viața companiei și va avea grijă de ea ca parte a corpului său.

Cicl invers

Rezultatul oricărei simulări a oricărei organizații este înainte de toate un motiv pentru a repeta procesul. Modelarea este un nivel mai în alt de realitate a programării, mai puțin formal și rigid decât construirea de sisteme de informații.

Orice program (după cum mărturisește experiența) poate fi îmbunătățit deoarece este rezolvat în sine. Acest lucru oferă motive pentru a revizui algoritmul soluției, rezultatul acestuia și pentru a evalua datele de intrare mai competent.

Modelul construit este un program de ordin superior. Când este implementat, oferă o experiență practică neprețuită, este un motiv întemeiatreveniți la început.