Eșantion de reglementare a interacțiunii între departamente, exemple

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Fiecare întreprindere are documente locale care reglementează activitățile sale. Una dintre cele mai semnificative este reglementarea interacțiunii între departamente (un exemplu de document va fi descris mai jos). Pentru șeful organizației, este un instrument de management eficient. Să luăm în considerare în detaliu un exemplu de reglementare a interacțiunii dintre departamente.

Cerințe

Care ar trebui să fie regulamentul? Interacțiunea dintre departamentele de contabilitate și serviciu economic, ofițerii de personal și unitatea de decontare și planificare, alte unități structurale ale întreprinderii este inevitabilă în procesul de activitate. În același timp, contactul angajaților ar trebui să asigure implementarea sarcinilor stabilite în cel mai scurt timp posibil. Un eșantion de reglementare a interacțiunii dintre departamente, în primul rând, ar trebui să fie disponibil pentru interpreți. Dacă persoana responsabilă de dezvoltarea sa notează toate prevederile, dar subordonații nu pot înțelege nimic, documentul nu va avea sens. În acest sens, se formează un exemplu de regulamentinteracțiunile dintre departamente, trebuie luate în considerare trei principii cheie:

1. Documentul este compilat pe baza modelului procesului de afaceri. Calitatea reglementărilor va depinde direct de minuțiozitatea schemei.
2. Structura documentului este determinată de modelul procesului. Toate punctele schemei trebuie să fie prezente în regulament.
3. Prezentarea informațiilor se realizează într-o limbă oficială, uscată. Se recomandă utilizarea unor propoziții scurte și simple în textul documentului. Prevederile ar trebui formulate fără ambiguitate. Toate abrevierile și termenii trebuie să fie explicați.

Obiective

Eșantion de reglementare a interacțiunii dintre departamente oferă:

1. Stabilirea si mentinerea ordinii in intocmirea documentatiei, contact efectiv intre unitatile structurale.
2. Prevenirea situațiilor conflictuale în echipă. Dacă schemele de interacțiune pentru muncă sunt stabilite în prealabil, cota de participare a unuia sau altuia angajat la procese, nu vor apărea dispute.
3. Intrare rapidă în echipa de nou-veniți. Regulamentul ajută la înțelegerea structurii interacțiunilor, indică ce documente vor fi folosite de angajat, ce servicii va contacta.
4. Controlul disciplinei.
5. Transfer mai rapid al cazurilor către un alt angajat (la plecare sau la plecare în vacanță).
6. Prevenirea pierderii resurselor financiare, umane și de timp.

Structură

Care este reglementarea interacțiunii dintredepartamentele pot fi considerate corect întocmite? De obicei, un document include următoarele secțiuni:

1. Dispoziții generale.
2. Definiții, termeni și abrevieri.
3. Descrieri ale proceselor.
4. Responsabilitate.
5. Control.

Actele legislative, GOST și alte documente pot servi drept surse de definiții. Acestea din urmă, în special, includ Ordine ale ministerelor, departamentelor, decretelor guvernamentale. Totodată, trimiterile la documentele de reglementare, ale căror prevederi au fost folosite, ar trebui incluse în regulamentele de interacțiune între departamente. Eșantionul pentru unitățile sanitare, în special, conține indicații ale Ordinelor Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale, Ministerului Sănătății din regiune.

Aplicație

Conține de obicei un model grafic al procesului de afaceri. Este reprezentat ca o diagramă formată din mai multe blocuri. Imaginea grafică poate fi creată folosind produse software pentru PC. Schemele reflectă o procedură specifică pentru implementarea anumitor sarcini. Vizualizarea este mai convenabilă decât textul. Diagrama arată clar începutul procesului și fiecare etapă, relația dintre acestea și rezultatul final. Acest model este adesea folosit de dezvoltatorii reglementărilor pentru interacțiunea între departamentele companiei conform 223-FZ. Schema evidențiază parametri cheie precum ieșirile și intrările, participanții și clienții. Dacă un începător se familiarizează cu un astfel de model, el va înțelege imediat specificul procesului și va fi gata să implementeze o anumită sarcină.

Instrucțiuni

În prima etapă, trebuie să determinați subiectul documentului și persoanele responsabile, adică cineintocmeste si ce reglementari. Interacțiunea între departamentele de contabilitate, în special, se realizează după o schemă clară, consacrată în legislație. În această unitate structurală, există întotdeauna cea mai importantă persoană responsabilă de respectarea cerințelor de raportare. El poate deveni persoana responsabilă cu întocmirea regulamentului de interacțiune între departamente. Un model de document ar trebui să fie discutat de toți angajații. Pentru aceasta se organizează o adunare generală. Dacă documentul reglementează un proces în care interesele a mai mult de două departamente se ciocnesc, atunci este important să se implice angajații cheie în discuție. Persoana responsabilă cu dezvoltarea ar trebui să explice colegilor importanța implementării regulilor.

Descrierea proceselor

Volumul său va depinde de complexitatea interacțiunii. Dacă procesul este simplu, iar angajatul responsabil pentru acesta înțelege bine toate etapele implementării, atunci el însuși poate elabora o schemă de lucru cu alte unități structurale. După aceea, el ar trebui să discute documentul cu restul participanților. Dacă procesul de afaceri este complex, atunci fiecare angajat își dezvoltă propria parte a modelului. După aceea, toate proiectele sunt compilate și discutate. În cursul familiarizării cu documentul de bază, toți angajații interesați pot propune anumite corecții și completări. După aceea, regulile de interacțiune între departamentele companiei sunt transferate șefului.

Declarație

Se poate face direct. În acest caz, șeful însuși semnează regulile de interacțiune întredepartamentele companiei. Un exemplu de document poate fi, de asemenea, aprobat indirect. În acest caz, liderul emite un ordin. Datele de înregistrare ale actului administrativ se înscriu în ștampila de aprobare.

Specificiul muncii persoanei responsabile

În unele organizații, funcția de manager al calității este asigurată în stat. În practică, au fost dezvoltate anumite etape de pregătire a documentelor. Ele trebuie respectate de managerul care intocmeste regulile de interactiune intre departamente. Exemplu de pași de bază:

1. Definiți procesele.
2. Crearea unei diagrame.
3. Descriere detaliată.
4. Compunerea textului.

Specialist responsabil studiază programul angajaților din diferite departamente. Acest lucru este necesar pentru a compila o descriere a situațiilor standard incluse în reglementările pentru interacțiunea între departamente. Exemplu: „Stația de benzină este inspectată folosind mijloace tehnice precum… Un raport este generat la finalizarea inspecției.”

Definirea obiectivului final

Persoana responsabilă cu întocmirea regulamentului trebuie să aibă o idee asupra tuturor proceselor, să cunoască atribuțiile angajaților, să aibă calificările corespunzătoare și nivelul de profesionalism. Scopul documentului ar trebui să fie clar pentru angajați. În caz contrar, implementarea reglementărilor va reprezenta o povară suplimentară pentru angajați.

Optimizare și design

Studiul cuprinzător al proceselor care au loc în întreprindere, vă permite să identificațipuncte slabe. Analiza situațiilor, rezultatelor, operațiunilor face posibilă optimizarea activităților. Acest lucru, la rândul său, ne permite să formăm mai multe scenarii pentru dezvoltarea ulterioară. Deci, întreprinderea poate lăsa totul așa cum este, poate crea un nou model de lucru sau poate corecta pe cel vechi.

Nuances

Este important ca fiecare angajat să înțeleagă clar ce trebuie să facă și cum rezultatele obținute îi vor afecta câștigurile. De aceea este necesar să discutăm regulamentul înainte de aprobarea lui. Rolul cheie în pregătirea documentului este atribuit, desigur, șefului grupului de lucru (proiect). Sarcina acestui specialist este de a ridica întrebări critice. El trebuie să fie capabil să prezinte un model de proces clar. Fiecare participant vede poza cu ochii lui. Trebuie să existe o înțelegere comună. Fiecare participant trebuie să explice responsabilitatea în crearea regulamentelor. În cele mai multe cazuri, echipele sunt sceptice cu privire la implementarea unui astfel de document. În funcție de complexitatea procesului, introducerea reglementărilor durează 4-12 luni.

Funcții introductive

Pentru a introduce un nou regulament, trebuie să:

1. Recunoașteți documentele anterioare ca fiind nevalide.
2. Introduceți noi acte locale pentru a activa regulamentul.
3. Elaborați documentele necesare pentru aplicarea regulilor aprobate.
4. Amenajați sau implementați noi module de baze de informații automate.
5. Creați forme de documente nestandardizate.
6. Schimbați sau completați personalulprogram.
7. Găsiți candidați pentru noi posturi, numiți sau transferați lucrători.
8. Învățați artiștii noile reguli.
9. Conduceți activități de informare către angajați.
10. Efectuați o implementare de probă a regulamentului.
11. Corectați textul pe baza rezultatelor execuției experimentale.
12. Pune în acțiune versiunea finală a documentului.
13. Definiți proceduri pentru controlul calității regulamentului.

După ce se stabilesc măsurile de implementare a documentului, managerul emite ordin. De precizat că, din cauza duratei evenimentelor, data aprobării și intrarea directă în vigoare a regulamentului va diferi. Să luăm în considerare în continuare principalele greșeli pe care le fac angajații atunci când întocmesc un document.

Inconsecvență cu practica

Este important să încredințezi crearea reglementărilor unui angajat care are legătură directă cu activitățile de muncă din întreprindere. Să presupunem că organizația a devenit foarte mare. Conducerea își poate permite să formeze un serviciu special, ale cărui sarcini vor include rezolvarea problemelor de dezvoltare. În consecință, departamentul va stabili sarcina de a descrie toate procesele întreprinderii. Dar scopul acestui eveniment nu este important pentru ei. Dacă reglementările sunt făcute de persoane care nu sunt implicate în activități reale, atunci angajatul care o gestionează nu va executa schema. În consecință, documentul nu are sens să funcționeze.

Lipsa de flexibilitate

Multe persoane responsabile se străduiesc pentru maximdetaliu. Aceasta situatie este cauzata de necunoasterea diferentelor dintre intocmirea regulamentelor si descrierea proceselor reale de productie. Dacă sarcina este de a automatiza operațiunile, detaliile acestora sunt menite să ajute angajații. Necesitatea unor reglementări apare atunci când mulți oameni sunt implicați în producție. Acțiunile lor sunt adesea duplicate, dar fiecare persoană interpretează cutare sau cutare operație în felul său. Regulamentul are ca scop soluționarea litigiilor. Trebuie avut în vedere faptul că angajații organizației trebuie să aibă o anumită libertate de acțiune, care să le permită să ia una sau alta decizie în funcție de situație. De exemplu, unui client i se poate răspunde imediat și nu după ceva timp.

Volum mare și complexitate a textului

Regulamentele formate din 5-7 pagini sunt considerate optime. În același timp, conținutul său ar trebui să fie încăpător, dar scurt. Nu este recomandat să folosiți propoziții complexe, cu mai multe părți. Textul trebuie să fie de înțeles. În plus, ar trebui să acordați atenție condițiilor. Nu trebuie să înlocuiți conceptele cu sinonime, să folosiți abrevieri fără decodare.

Interacțiunea dintre securitatea informațiilor și departamentele IT

În prezent, în multe întreprinderi, contactele acestor servicii sunt foarte dificile. Dificultățile sunt asociate cu conflicte interne ale departamentelor IT și de securitate a informațiilor. Există mai multe opțiuni pentru a asigura cooperarea lor eficientă. Prima și cea mai simplă este prezența angajaților (unul sau mai mulți) specializați în securitatea informației în cadrul serviciului de tehnologie a informației. Reguli de interacțiune între departamentele IT șiIB în acest caz reflectă abordări tipice ale cooperării. Organizarea muncii se realizează pe baza stereotipului predominant conform căruia securitatea informației face parte din furnizarea tehnologiei informației. Dacă nu există conflicte între aceste servicii la întreprindere, atunci managerul se poate gândi la aranjarea serviciului de securitate a informațiilor ca o structură separată a departamentului IT. În consecință, va fi necesar să se aloce mai multe resurse, inclusiv financiare, pentru a asigura astfel de activități.

Eșantion tipic

Dispozițiile generale specifică:

1. Scopul documentului. De regulă, există o astfel de expresie: „Prezentul regulament stabilește procedura…”.
2. Domeniul de aplicare. Regulamentul se poate aplica lucrătorilor sau instalațiilor.
3. Documente de reglementare în conformitate cu care a fost elaborat actul.
4. Reguli pentru aprobare, ajustare, anulare a reglementărilor.

În secțiunea „Termeni, abrevieri, definiții” sunt prezentate conceptele utilizate în document. Toate abrevierile trebuie precizate. Termenii trebuie dați în ordine alfabetică. Fiecare concept este indicat pe o nouă linie în unități. h. Definiția termenului este dată fără cuvântul „acest”, printr-o liniuță. În secțiunea „Descrierea procesului”, este dată o descriere pas cu pas. Este recomandabil să introduceți subparagrafe. Fiecare dintre ele va corespunde unei anumite etape. În aceeași secțiune sunt indicați angajații implicați în efectuarea anumitor operațiuni. Nu sunt descrise doar acțiunile, ci și rezultatul acestora.

Responsabilitate și control

Reglementările ar trebui să conțină o indicație a posibilității de a aplica sancțiuni persoanelor care nu respectă prevederile. Răspunderea este permisă conform legii. Poate fi penal, administrativ sau disciplinar. Este obligatorie indicarea numelui complet și a funcției angajatului care monitorizează implementarea reglementărilor.