Conținut și tipuri de scrisori de afaceri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Scrisoarea de afaceri este unul dintre cele mai importante mijloace de comunicare din lumea afacerilor între reprezentanții diferitelor organizații. Se caracterizează printr-un stil strict, precis și formal.

Scrisoare de afaceri

Acum, în era internetului, importanța corespondenței de afaceri nu a scăzut, ci pur și simplu a schimbat media - de la hârtie la electronică - și a devenit mai rapidă. Prin urmare, este extrem de important ca fiecare angajat, solicitant de locuri de muncă, precum și pentru persoanele aflate în funcții de conducere, să poată compune corect diverse tipuri de scrisori de afaceri.

În plus, acest lucru îl caracterizează parțial ca profesionist, extinzându-și oportunitățile de carieră. Prin urmare, este atât de important ca orice persoană care nu este indiferentă față de cariera sa să cunoască regulile de desfășurare a corespondenței de afaceri și să ia în considerare diferitele sale tipuri. Iar conținutul scrisorilor de afaceri, precum și calitatea acestora, vor depinde de profesionalismul corespondentului.

Cu ajutorul corespondenței de afaceri, problemele sunt rezolvate, prezentaterevendicările, contractele sunt discutate, obiectele de valoare și documentele sunt însoțite.

Stil de afaceri

Stilul scrisorilor de afaceri ar trebui să fie precis și să nu permită interpretarea variantei a cuvintelor. Trebuie să existe o subordonare oficială strictă, chiar dacă aceasta este o scrisoare către un prieten. Repetarea (într-o cantitate limitată) a ștampilelor lexicale este permisă și chiar binevenită. De regulă, diverse tipuri de scrisori de afaceri acoperă mai multe probleme, limitate la subiecte de afaceri. Tonul este folosit doar neutru, nepermițând evaluări personale și emoționalitate nepotrivită.

Corespondența de afaceri este întotdeauna oficială, este adesea înregistrată și înregistrată.

Tipuri de litere

Dezvoltarea afacerilor, a tehnologiei informației afectează scrisul de afaceri și tipurile sale, forțând-o să ia forme noi. Până în prezent, se disting următoarele tipuri de litere:

1. Subiecte comerciale și de afaceri. Cu ajutorul afacerilor rezolvați probleme economice, organizaționale, juridice. Volumul acestor mesaje este de la câteva rânduri la câteva pagini. Rezolvarea comercială a problemelor vânzării de servicii sau bunuri și aprovizionare. Acestea sunt cereri, oferte, reclamații.
2. Scrisori care necesită un răspuns (cum ar fi solicitări, contestații, solicitări, reclamații, sugestii) și care nu necesită (conțin evenimente și fapte deja descrise - însoțiri echivalente cu chitanțe, confirmări).
3. Există astfel de d



litere de molid: obișnuite și circulare - având un expeditor șimai mulți destinatari cu rang inferior.

4. Corespondența este considerată standard, care conține forme gata făcute de documente, mostre. Tipurile de scrisori de afaceri prezentate în acest fel se numesc reglementate. Dacă expeditorul scrie un mesaj de la sine, atunci acesta este nereglementat.
5. Când o scrisoare dezvăluie un subiect, se numește un singur aspect, dacă mai multe - mai multe aspecte.
6. Poziționați separat tipurile de scrisori de afaceri care reflectă informații individuale pentru destinatar: felicitări, mulțumiri, condoleanțe, recomandări, însoțiri.

Conținutul unei scrisori de afaceri

1. Apel menit să atragă atenția, interesul, să stabilească nivelul de contact. Contestația poate fi după funcție, nume, prenume și patronim sau generalizat.
2. Introducere în esența scrisorii, clarificarea scopului sau motivului scrisorii, constând într-o descriere, link, mulțumiri, felicitări, afirmații și așa mai departe.
3. Partea principală (trebuie să aibă orice corespondență comercială). Tipuri de scrisori de afaceri pentru diverse scopuri conțin principalele informații, propuneri, cerințe, invitații, solicitări, comenzi. Conține argumente, enunțuri strict cronologice, analize de probleme, câștiguri structurate sau posibile pierderi.
4. Toate tipurile de scrisori de afaceri ar trebui să aibă o concluzie, constând în concluzii, propuneri, acorduri, refuzuri, avertismente. De exemplu, cum ar fi: reamintiți, oferiți, întrebați, avertizați.
5. Expresii standard de încheiere,conceput pentru a stabili o cooperare ulterioară, limită de timp, posibil refuz. De asemenea, contestația finală este supusă sistemului de valori și priorități sociale.

Recomandări pentru scrierea scrisorilor

1. Scrisoarea trebuie să fie alfabetizată și ușor de citit, nu adunați cuvinte și folosiți unități lexicale, al căror sens exact nu este cunoscut.

2. Toate tipurile de scrisori de afaceri nu trebuie să fie prea mari, este mai bine să reduceți și să structurați informațiile cât mai mult posibil.

3. În procesul de citire, destinatarul trebuie să simtă respect, individualitatea scrisorii, proprietatea asupra subiectului, infuzia pozitivă a autorului.

4. Este important în procesul de scriere să stabilim acorduri la timp, termenii, condițiile de contact și contracte. Acest lucru se poate face sub forma unei liste de opțiuni sau de întrebări principale.

5. Un ton plin de tact și profesionist, binevoitor al scrisorii îl va pregăti pe destinatar pentru un răspuns pozitiv și rapid.

Una dintre componentele unei afaceri de succes este respectarea regulilor corespondenței de afaceri, care reprezintă cel puțin 80% din toată documentația organizațiilor. Respectarea strictă a tuturor normelor subliniază valoarea juridică a scrisorilor de afaceri și asigură realizarea rapidă a obiectivelor comerciale.