Regulamente privind fluxul de documente al organizației. Un exemplu de flux de lucru într-o organizație

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Un document este o informație prezentată într-o formă adecvată conținutului și scopului său. Un document este creat cu un scop, de cineva pentru cineva. Dar nu întotdeauna sursa documentului și/sau destinatarul acestuia va fi o persoană. Nivelul modern - când este posibil și necesar să se includă efectiv și practic mașinile și mecanismele în bucla de control.

Procesul, caracteristicile și viteza de mișcare a unui document depind de forma acestuia, conținutul și funcționarea „mediului de mișcare”. Succesul, indicatorii economici și eficiența socială depind de cât de bine este configurat fluxul de documente în organizație și acesta este: calitatea și viața companiei.

Despre documente și fluxul de lucru

Administrarea, forma și procedura fluxului de lucru pe exemplul unei organizații, nu sunt reglementate de lege. Există GOST, regulamente și recomandări obligatorii. Ca parte a documentelor contabile, acte pentru obținerea unui împrumut saurapoartele medicale sunt normele legii.

Un document nu este întotdeauna o formă scrisă strictă. Poate fi:

• un formular în care anumite câmpuri sunt completate într-un anumit mod, având exact conținutul semantic și sintactic;
• o pagină realizată conform unui formular specific pentru o anumită cerere (scrisoare, comandă, termeni de referință, personal, …);
• forma liberă (nota explicativă a angajatului, recunoștință pentru realizările muncii, rezoluție asupra cererii, …).

Toate cele trei versiuni ale documentelor pot fi prezentate pe suport de hârtie sau electronic și, datorită disponibilității instrumentelor tehnice și juridice, sunt absolut echivalente, deși există încă cazuri în care este posibilă doar forma pe hârtie.

În ciuda lipsei de reglementare legislativă a formei și conținutului documentului și a fluxului de lucru, există o practică rigidă, general acceptată și nediscutată de a crea, muta, stoca sau distruge documente, pe care fiecare organizație este liberă să o ajusteze pentru sine în absolut orice fel.

Exemplu perfect de flux de documente într-o organizație

Este fundamental imposibil de a atinge idealul:

• în orice sferă de viață și activitate,
• oricând,
• oriunde în spațiu,

pentru că fiecare nouă abordare face posibil să vedem noi orizonturi. Există o dorință și o nevoie de a le urma. Documentarea nu face excepție. Dimpotrivă, este un exemplu demonstrativ și viu de fixare dinamică a procesului de mișcare a informațiilor.

Nu contează cum sunt înregistrate informațiile: pe hârtie sau în format electronic. În prezent, ambele formulare au aceeași valoare juridică, deși versiunea pe hârtie prezintă avantaje în unele cazuri.

ciclul mișcării lor de la momentul apariției (creării) până la momentul depunerii sau distrugerii.

Nu toate organizațiile înțeleg că multe documente pot fi executate direct de mașini și mecanisme fără intervenția umană, la fel cum nu toate sursele (autorii) ar trebui să fie doar oameni.

Înțelegerea obișnuită a automatizării fluxului de lucru în majoritatea covârșitoare a cazurilor este la nivelul unei simple „idei de semnal”, atunci când programului i se încredințează să raporteze doar apariția evenimentelor.

Cifra de afaceri internă și externă de documente

Ambele circuite sunt importante pentru o organizație de succes. Cifra de afaceri exterioară are o valoare statică, în timp ce cifra de afaceri internă are o valoare dinamică.

Cu cât conducerea companiei înțelege mai bine această circumstanță, cu atât va alege un sistem electronic de gestionare a documentelor mai promițător. Cei care doresc să dea un exemplu ideal de circulație a documentelor de afaceri într-o organizație își scriu propriul sistem de informații.

Documentele pot fi primare șisecundar. Aceștia din urmă au întotdeauna un istoric de mișcare în cadrul organizației.

Prin analiza aplicării cunoștințelor despre document și utilizarea acestuia, se pot evalua caracteristicile funcționale ale companiei, indicatorii socio-economici și parametrii temporali. Acest lucru este important atât pentru parteneri, cât și pentru consumatori.

Hârtie, dar eficientă sau electronică, dar achiziționată

Unicitatea este inerentă nu numai unei persoane, ci și unei organizații. În plus, fiecare persoană își apreciază individualitatea și se străduiește în toate modurile posibile să o sublinieze prin haine, comportament, educație și așa mai departe.

O companie care achiziționează un sistem de informații gata făcut este un exemplu perfect al fluxului de lucru al unei organizații care o privează de propria sa față și îi obligă pe angajați să se îmbrace în „hainele altcuiva”.

Este mai bine să le încredințați propriilor angajați să lucreze cu suporturi de hârtie în mod vechi decât să le impuneți o părere terță, dar modernă, despre documente și utilizarea lor. Fiecare angajat este un element important al funcționalității organizației și nu un cercetător al eficienței ideilor și structurilor altor persoane ale fluxului de lucru terță parte.

Priorități, dinamică și funcționalitate

Conturul exterior al fluxului de lucru este întotdeauna limitat, nepretențios și stabil static. În general, nu ar trebui să i se acorde mai multă importanță decât merită. De exemplu, ce rost are să „investiți sufletul” în relațiile cu fiscalitatea, autoritățile de reglementare sau partenerii. Puteți diversifica cumva procesul de schimb de informații cuagenții de publicitate, dar chiar și aceasta capătă în cele din urmă o formă statică, banală.

Prioritatea propriului nostru sistem de procesare a informațiilor, din care o parte importantă este întotdeauna gestionarea electronică a documentelor, este fără îndoială. Dar întotdeauna și toată lumea își pare rău pentru timpul și banii acordati pentru a-și crea propriul sistem.

O combinație a opțiunilor clasice „one es” sau „galaxie”, care nu se descurcă niciodată fără xel și câteva programe economice sau contabile locale terțe, cuplate cu propriul lor site web pentru a avea feedback și documente (comenzi, reclamații, oferte, …) de la clienți și parteneri - starea obișnuită, angajații sunt ocupați în mod constant cu rutina și nu există costuri.

Dinamica procesului de producție poate fi asigurată doar prin implementarea efectivă a propriei funcționalități. Doar în această calitate, managementul documentelor electronice într-o organizație este un exemplu demn de imitat, iar în contextul implementării propriei idei de afaceri, o dinamică excelentă a producției, indicatori economici și sociali.

Regulamente privind sistemul informatic al organizației

Orice organizație este un sistem informațional care apare și există într-un mediu similar. Documentele vin în organizație din exterior, în interiorul acesteia este necesară și crearea de documente, dintre care unele sunt reglementate și obligatorii.

O organigramă simplă a fluxului de lucru este un exemplu de ceea ce face toată lumea de obicei. Regulamente privindregulile de muncă, rutina zilnică, îndatoririle angajaților - norma obișnuită, dar foarte puțini oameni sunt implicați în elaborarea „Regulamentului privind sistemul informațional al organizației”.

Din punct de vedere obiectiv, liderii organizației se pot ghida după orice, scrie orice regulament și fișă de post. Dar eficacitatea și caracterul practic al acestei stabiliri de reguli depind doar de cât de mult îndeplinește arsenalul de reglementare intern cerințele realității.

Reglementări privind documentele și circulația acestora

Sistemul de management al documentelor al unei întreprinderi este parte integrantă a sferei informaționale a companiei, drept urmare „Regulamentul privind managementul documentelor” este o anexă la „Regulamentul privind sistemul informațional al organizației”, dar foarte importantă și conectând toate elementele sale constitutive într-un singur organism informațional.

Dacă managementul este hotărât să creeze exemplul perfect al fluxului de lucru al unei organizații, înseamnă că sunt cu adevărat implicați în dezvoltarea unei afaceri de succes, cu scopul de a obține profit și de a îmbunătăți bunăstarea angajaților.

O caracteristică a stadiului actual al dezvoltării software, în special în fruntea procesării informației distribuite (exemple de programare pe internet), este că este aproape imposibil să se creeze o aplicație mobilă auto-adaptabilă.

Sarcina de gestionare a documentelor electronice într-o organizație este un exemplu simplu, dar demonstrativ. Aici dinamica este deosebită:

• documente primite și trimise;
• algoritmi pentru procesarea documentelor de afaceri interne și externe.

Scrierea unui cod care poate varia pe măsură ce datele și algoritmii se modifică este foarte dificilă. Costul timpului și al resurselor nu este disponibil pentru fiecare organizație.

Gestionarea electronică a documentelor în dinamică

Organizarea fluxului de lucru la întreprindere pe exemplul sarcinii versiunii electronice este relevantă, simplă, orientativă și practică. Complexitatea provine din procesul de proiectare a codului care se poate schimba dinamic. Timpul de dezvoltare este, de asemenea, o problemă.

folosește logica obișnuită de procesare.

Apoi fluxul de lucru în organizație=un exemplu + caracteristici ale propriei idei de afaceri. În prima aproximare, rezultatul nu va fi practic, dar de îndată ce prima implementare a sarcinilor va fi pusă în funcțiune, ciclul soluționării acestora va deveni ireversibil și, cu atenția cuvenită, rezultatul va fi atins.

Crearea unui sistem informatic capabil să prelucreze informații în schimbare dinamică este, în primul rând, dinamica procesului de creație în sine.

Până când este creat un mecanism care să modifice în mod adecvat intrarea, ieșirea șidocumente interne, iar codul nu se va putea schimba independent fără participarea unui programator, nu se va putea vorbi despre faptul de a crea un sistem electronic de gestionare a documentelor.

Cu toate acestea, inventarea și implementarea propriului sistem pentru a sprijini pe deplin procesele informaționale ale organizației este același lucru cu a face succesul său strălucitor și perfect.