Cum se întocmește un raport în avans? Model și reguli

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Raportul de cheltuieli este documentul principal în fluxul de lucru contabil. Scopul său principal este de a confirma suma cheltuită de persoana responsabilă.

Formular unificat bilateral nr. AO-1 - un singur formular pentru fiecare entitate juridică de orice formă de proprietate. Singurele excepții sunt angajații de stat care folosesc un formular special „0504049” din 2002.

Un raport de cheltuieli este responsabilitatea fiecărui angajat care primește fonduri pentru o călătorie de afaceri sau pentru achiziționarea oricărui material sau produs (cum ar fi rechizite de birou sau alimente).

Raportul de cheltuieli al călătorului

Cum se întocmește corect un raport în avans dacă un angajat a fost trimis de o organizație pentru a îndeplini o sarcină într-un alt oraș?

O călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu în afara locației companiei. Nu este niciodată lipsită de cheltuieli, care sunt supuse compensației salariatului în conformitate cu curentullegislație.

Cheltuielile de călătorie includ:

• Dus-întors, dar numai dacă lucrătorul are bilete.
• Locuință de închiriat (sunt necesare cecuri sau chitanțe).
• Cheltuieli suplimentare incluse în diurne.
• Apeluri telefonice, poștă, schimb valutar, taxă de tranzit și comision, bilet de bagaj și orice alt eveniment, fără de care scopul principal al călătoriei nu va fi atins.

Toate cheltuielile de mai sus trebuie să fie documentate. Dacă vorbim de indemnizații zilnice, atunci mărimea acestora este de obicei specificată în comanda sau în poziția într-o călătorie de afaceri emisă de fiecare întreprindere. Suma poate diferi în funcție de locul în care a mers angajatul: în regiune, într-un alt subiect al Federației Ruse sau în străinătate.

Legislația nu stabilește o diurnă maximă, dar dacă valoarea lor în țară depășește 700 de ruble, iar în afara acesteia - 2500 de ruble, atunci ar trebui să fie supuse impozitului pe venitul personal. Nu ar trebui să apară probleme legate de întocmirea corectă a unui raport în avans după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. Termenul limită de livrare a documentului - nu mai mult de trei zile de la data sosirii. Dacă suma contabilă nu a fost cheltuită în totalitate, atunci diferența trebuie returnată casieriei prin intermediul unui ordin de numerar de intrare, iar dacă, dimpotrivă, a existat o depășire, atunci angajatul este compensat pentru tot folosind un numerar ieșit. comanda.

Care sunt consecințele unui raport anticipat incorect?

Întocmește corect un raport prealabil asupraangajatul trebuie să călătorească într-o călătorie de afaceri în termen de trei zile, în caz contrar, autoritatea de supraveghere poate considera această sumă drept venit, din care trebuie să se acumuleze impozitul pe venitul personal și primele de asigurare.

Apropo, adoptarea noii versiuni a Legii nr. 290-FZ din 03 iulie 2016 introduce unele ajustări, de exemplu, o amendă gravă pentru asigurarea unei verificări necorespunzătoare. De asemenea, este planificată să se înceapă să se utilizeze carduri bancare speciale care respectă standardele internaționale Visa și MasterCard pentru a plăti cheltuielile de călătorie.

Reguli generale

Cum se întocmește un raport în avans? Trebuie doar să urmați fiecare dintre următoarele puncte:

1. Raportul trebuie întocmit în cel mult trei zile lucrătoare de la momentul:

• perioada indicată de angajați în cererea de eliberare de fonduri a expirat;
• un angajat a plecat la muncă dacă expirarea perioadei pentru care s-au eliberat banii a căzut în concediu sau boală;
• angajat s-a întors din călătoria de afaceri.

2. Pentru a întocmi un raport, utilizați formularul unificat nr. AO-1 sau formularul adoptat de întreprindere.

3. Un angajat, împreună cu un contabil care știe să întocmească corect rapoarte anticipate (un exemplu este clar disponibil în programul utilizat), trebuie să completeze documentul.

4. Managerul este responsabil pentru aprobarea raportului.

5. Orice document de avans trebuie să fie însoțit de cecuri, facturi,bilete și alte documente care confirmă că persoana a cheltuit cu adevărat fondurile responsabile.

Umplerea comenzii

Cum se întocmește un raport în avans?

Prima parte sau partea din față trebuie completată de un contabil. Este imposibil să se facă fără precizarea detaliilor documentului (număr și data), informații despre întreprindere și persoane responsabile, cuantumul avansului emis, informații rezumative: fonduri cheltuite și conturi contabile, pe baza cărora se poate judeca miscarea si anularea. În plus, un avans neutilizat depășit sau rambursat ar trebui să fie indicat aici.

A doua parte este o chitanță care arată că raportul în avans a fost acceptat pentru verificare. După completare, contabilul trebuie să o taie și să o dea angajatului responsabil.

A treia parte (partea din spate a formularului AO-1) trebuie completată colectiv. Sarcina angajatului responsabil este să reflecte detaliile și să atașeze fiecare bon de vânzare executat corect pentru raportul de avans. Contabilul va trebui să completeze suma și contul, care vor reflecta banii cheltuiți.

Documentul trebuie semnat de angajat, contabil și contabil șef. Abia după aceea poate fi aprobat de către șef.

Excesul de cheltuieli rezonabil

Cum să depuneți un raport de cheltuieli excesive? Mai întâi trebuie să vă asigurați că este justificat:

• cheltuielile sunt mai marialocat a fost necesar pentru a finaliza sarcina în numele autorităților;
• angajat are acte justificative.

Dacă nu este îndeplinită cel puțin o condiție, atunci suma de bani nu este rambursabilă.

Procedura de compensare a cheltuielilor excesive la casă

În caz de cheltuire excesivă, contabilul se confruntă cu întrebarea: cum să întocmească corect un raport de cheltuieli. O mostră de formular de mandat de numerar de cont nr. KO-2 poate fi găsită cu ușurință pe întinderile vaste ale Internetului. Detaliile acestui document trebuie indicate în raport - rândul „Depășire emisă prin ordin de numerar”.

Termenul de compensare a fondurilor cheltuite în exces de către un angajat nu este stabilit prin lege. Prin urmare, dacă contabilul nu a indicat imediat informații despre ordinul de emitere în raportul de avans, aceasta nu va atrage penalități.

Condiții pentru compensarea pentru cheltuirea excesivă a unui card de salariu

În prezent, aproape toate organizațiile transferă salariile angajaților pe un card bancar. Este posibil să returnați angajatului suma cheltuită în exces conform raportului de cheltuieli în același mod?

Legislația nu are un răspuns clar. Documentul în sine sugerează o singură formă de rambursare a sumei contabile cheltuite în exces - numerar.

Banca Centrală a Rusiei a împărtășit aceeași opinie în 2006 în scrisoarea sa nr. 36-3/2408. În același timp, scrisoarea sa, dar din 24 decembrie 2008 nr. 14-27 / 513, conține informații despre întrebarea: este posibil să se folosească un card bancar pentru a plătisuma contabilă nu este de competența Băncii Centrale. Acea întreprindere de rețea ar trebui să se ocupe în mod independent de problemele sale în acest caz. Și pentru ca agenția de control să nu aibă întrebări inutile, este recomandat să folosiți casieria.

Cum se compensează banii personali ai unui angajat?

Un angajat al unei organizații poate merge el însuși să achiziționeze bunurile necesare (lucrări, servicii) pe cheltuiala sa. În acest caz, nu este nevoie să completați un raport prealabil. Cum să aranjezi pașii de mai sus?

O aplicație și documente care confirmă achiziția (chitanțe de numerar, facturi, formulare stricte de raportare, documente de călătorie etc.) vor fi suficiente.

Emiterea unui raport în avans în 1С

Fiecare contabil ar trebui să fie familiarizat cu un astfel de document precum raportul de cheltuieli. Cum să aranjezi în 1C? Locația documentului în program este secțiunea „Bancă și casierie”.

În fereastra creată, trebuie mai întâi să specificați informații despre organizație și persoanele responsabile. Butonul „Adăugați” va pune la dispoziție un tabel în care trebuie să reflectați toate informațiile despre fondurile emise.

Există trei tipuri de plată în avans:

• Documente de bani. Aceasta ia în considerare biletele de avion și de cale ferată, tichetele, timbrele poștale etc.
• Numerar. Scopul principal al documentului este anularea numerarului.
• Cont de decontare. Documentul este necesar pentru a se ține cont de anularea unei sume nemonetare din decontareconturi de companie.

Pentru a genera informații despre retragerea numerarului, trebuie să începeți prin a crea o nouă comandă de numerar de ieșire. După completare, documentul trebuie tipărit și predat persoanei responsabile, astfel încât aceasta din urmă să completeze rândul la primirea fondurilor și semnelor. Numai atunci poți salva și posta documentul.

În secțiunea tabelară a bonului de numerar, trebuie indicate informații despre bunurile și materialele achiziționate de persoana responsabilă. Dacă achiziția de mărfuri a fost însoțită de emiterea unei facturi, atunci este necesar să puneți steagul SF, să selectați Furnizorul și să completați datele acestuia.

Secțiunea „Ambalaj returnabil” necesită completarea informațiilor despre ambalajul pe care Furnizorul îl așteaptă înapoi.

Secțiunea „Plată” înregistrează sumele plătite furnizorului pentru bunurile achiziționate anterior. Plata în avans este reflectată în postarea D 60.02 K 71.01.

Fila „Altele” este concepută pentru a contabiliza alte cheltuieli ale unei persoane responsabile (călătorie de afaceri, călătorie, cheltuieli cu combustibilul etc.).