Raport anticipat pentru o călătorie de afaceri. Formular de raport în avans

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Pentru a contabiliza fondurile care sunt eliberate angajaților organizației pentru călătorii sau alte nevoi, se folosește un formular special. Se numește „raport de călătorie în avans”. Acest document este dovada utilizării banilor. Baza pentru emiterea de fonduri este ordinul șefului. În acest articol, veți găsi un exemplu de raport în avans despre o călătorie de afaceri, aflați regulile de trimitere a formularului.

Flux de documente

Pentru a fi trimis într-o călătorie de afaceri, trebuie să emiteți:

• comandă;
• atribuire serviciu;
• ID.

La returnare, trebuie trimis un raport privind finalizarea unei sarcini de serviciu.

Angajatul trebuie să păstreze întotdeauna cu el un certificat de călătorie. În fiecare punct, în el sunt făcute note despre ora sosirii și plecării. Potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul trebuie să ramburseze angajatului astfel de cheltuieli: călătorie, locuință, diurnă, alte costuri care au fost convenite cu conducerea.

De obicei banieliberat angajatului înainte de plecare. În conformitate cu Reglementările privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar pe teritoriul Federației Ruse, această operațiune este executată printr-un ordin de numerar (RKO) pe baza cererii unui angajat, care indică suma și termenii. Se oferă fonduri: numerar de la casierie, cec bancar, card corporativ, mandat de plată.

Design

Din 2002, persoanele juridice de toate formele de proprietate folosesc un formular special nr. AO-1. Raportul prealabil al unei călătorii de afaceri, a cărui formă poate fi preluată de la departamentul de contabilitate al întreprinderii, se completează într-un singur exemplar în termen de trei zile de la data returnării. Este trimis spre verificare la departamentul financiar.

Următoarele date sunt indicate pe partea din față:

• numele organizației;
• numărul documentului și data;
• numele subdiviziunii;
• F. Angajat I. O., funcția sa;
• alocarea de fonduri: nevoi gospodărești, călătorie de afaceri, achiziție de materiale etc.;
• datele privind plata anterioară în avans, dacă există, sunt declarate în tabel. Suma emisă, partea cheltuită, soldul fondurilor sau cheltuielile excesive (în ruble și copeici) sunt de asemenea indicate aici.

Formularul de raport în avans este completat pe ambele părți. Pe verso conține o listă de documente care confirmă cheltuielile (cecuri, bilete, chitanțe etc.), numerele și datele acestora, precum și cuantumul cheltuielilor. Sub tabel, persoana responsabilă trebuie să-și pună semnătura.

Note contabile

După primirea formularului, ofițerul financiar trebuie să completeze următoareledetalii:

• „înregistrare contabilă” - tranzacții cu numere de subcont care reflectă sumele cheltuite;
• compoziția cererilor - numărul de documente depuse;
• suma aprobată de bani cheltuită este înregistrată și semnată de contabilul-șef;
• sold plătit sau descoperit de cont emis;
• numărul și data PKO sau RKO;
• sub linia tăiată este o chitanță de acceptare pentru verificarea documentelor. Aici, contabilul înregistrează inițialele angajatului, numărul și data raportului, suma cheltuită (în cuvinte), numărul documentelor furnizate.

Raportul de cheltuieli de călătorie completat este transmis spre aprobare șefului organizației.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să predea:

• certificat;
• atribuire serviciu;
• raport de călătorie în avans cu documente care confirmă cheltuielile.

Dacă a fost folosit un card, trebuie atașate cecurile de la bancomate. În cazul unei călătorii de afaceri în străinătate, angajatul trebuie să furnizeze copii ale pașaportului și paginile marcate cu data trecerii frontierei.

Raportul de călătorie, al cărui exemplu va fi prezentat mai jos, este transmis managerului pentru aprobare. Partea necheltuită a fondurilor este returnată imediat la casierie sau reținută din salariu. Suma maximă este limitată la 20% din venit, în cazuri rare - 50%.

Introducerea datelor în programul „1C Accounting”

Pe baza completate șiraport prealabil aprobat, programul generează postări privind utilizarea fondurilor. Pentru aceasta, este furnizat un document cu același nume, care se deschide prin meniul Casier din bara de instrumente.

În jurnal, trebuie să creați un formular nou făcând clic pe butonul „Adăugați”. Sunt completate următoarele detalii:

• "Fiz. persoană" - Numele complet al angajatului.
• „Destinație” - „cheltuieli de călătorie”.
• În fila „Avansuri” din partea tabelară a documentului, numărul CSC pentru care au fost emise fondurile.
• În partea de jos a ferestrei, în câmpul „Cerere”, este indicat numărul de documente depuse.
• În fila „Altele”, sunt semnate cheltuielile care sunt indicate în documentul „Raport de călătorie”.

Exemplu

Biletul nr. 8956 din 20.03.14 - 2500 ruble. fără TVA.

Chitanță pentru cazare nr. 1245 din 20.03.14 - 2400 ruble. fără TVA.

Calcul de referință (diurnă) - 600 de ruble. fără TVA.

După postarea documentului, ar trebui să fie generate postări: DT 26 KT 71.01.

Indemnizație diurnă

Aceasta este o parte separată a costului, care nu este documentată. Banii sunt eliberați pentru nevoile proprii ale angajatului. Diurna este aceeași pentru toate așezările. Conform legii, diurna maximă care nu este supusă impozitului pe venitul personal este de 700 de ruble. Sumele care depășesc această cifră ar trebui să fie impozitate cu o cotă de 13%. Indemnizația zilnică pentru călătoriile de afaceri în străinătate depinde de țara de destinație. Calculul se face în zile calendaristice, inclusiv în weekend șivacanțe, timp de călătorie. Plata se poate face in numerar la cererea angajatului sau prin transfer bancar. A doua opțiune este mai des folosită. Dar atunci când transferați astfel de sume pe carduri „de salariu”, pot apărea riscuri fiscale asociate cu recalificarea fondurilor. Pentru a evita conflictele, organizația trebuie să reflecte în politica contabilă posibilitatea de a transfera bani la orice detalii ale angajaților. În caz contrar, agențiile guvernamentale le pot percepe impozit suplimentar pe venitul personal, prime de asigurare, precum și penalități și amenzi.

Câteva cuvinte despre călătoriile de afaceri în străinătate. Organizația poate emite bani unui angajat în numerar în ruble, valută sau transfer pe un card. Diurna este determinată de contractul colectiv sau de actele juridice locale. Perioada de ședere într-o călătorie de afaceri se calculează în funcție de semnele din pașaport. În cazul unei întârzieri forțate pe drum, diurnele sunt plătite la discreția conducerii.

Exemplu de raport de cheltuieli pentru călătoria de afaceri

Numele întreprinderiinumăr EDRPO

Raport de cheltuieli nr. 10 din 04.01.2015

Persoană fizică: Ivanov A. A. Departament: Atelier Poziția: Electrician

Destinație: nevoile gospodăriei

Raport privind utilizarea fondurilor furnizate pentru o călătorie de afaceri nr. _-_sau în cadrul raportului nr. RKO -15 din data de 19.04.2015 în valoare de 500 de ruble. 00 kop.

Sold/Excesul de cheltuieli din avansul precedent	Data	Target	Suma	Sold / depășire
-	20.04.15	Ulei de motor	500 de rub.	0, 00
Total			500

Raport verificat:Total primit: 500 de ruble. 00 kop.

Total revenit la aprobare: 0 rub. 00 kop.

(de completat de contabil)

Total primit: 500 RUB

A cheltuit 500 de ruble. 00 kop.

Sold: 0,00 RUB

Raport confirmat în valoare de: 500 de ruble. 00 kop.

Depășire: 0 ruble 00 copeici.

Anexă: 1 documente

1. cec nr. 1245 din 20.04.2015.

Sold plătit în sumă de _ emis de PKO Nr._ din data de _ Depășire emis de: Casă de marcat Nr. _ din data de _.

Data Semnătura

Așa este completat formularul de raportare în avans. Toate cheltuielile sunt fixe ținând cont de copeici.

Concluzie

Raportul de cheltuieli de călătorie confirmă utilizarea fondurilor de către angajați. Formularul indică: de către cine, când și câți bani au fost cheltuiți. La acesta sunt atașate toate cecurile și chitanțele, care confirmă utilizarea banilor. Formularul se depune spre verificare la departamentul de contabilitate, iar apoi la șeful organizației.