2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39
Pentru a defini clar responsabilitățile postului unei secretare, trebuie să știi cine este exact. La urma urmei, această poziție poate fi privită din mai multe unghiuri. Cunoscut, de exemplu, este secretarul-referent ca angajat de birou, secretarul general ca șef (șef) al unei anumite organizații, secretarul de stat ca funcționar public, secretarul ca persoană diplomatică, secretarul șefului ca angajat și alte opțiuni. Cel mai adesea, când se referă la această poziție, se referă la un angajat care îndeplinește sarcinile (misiunile) atât ale directorului întreprinderii, cât și ale șefilor individuali ai diviziilor sale structurale. Rezultă că îndatoririle oficiale ale secretarului în acest caz se reduc la executarea unor sarcini unice pentru rezolvarea problemelor organizatorice și tehnice.
Ce trebuie să știe și să facă o secretară
Zilnic secretarul trebuie să îndeplinească următoarele funcții:
- Acceptați informații de la subordonați pentru a le transfera managerului.
- Aranjați comunicarea telefonică a șefului. In lipsa luiprimiți informații și apoi aduceți-le în atenția directorului.
- Primiți și păstrați evidența mesajelor telefonice.
- Creează condiții pentru munca normală a șefului: monitorizează nevoia de papetărie și echipamente de birou.
- Asista la organizarea întâlnirilor și întâlnirilor de producție. Informați participanții despre data, locul și ora evenimentului. Strângeți materialele necesare, asigurați prezența celor prezenți și întocmiți procesele verbale ale ședinței.
- Efectuați lucrări de birou la întreprindere. Pentru a face acest lucru, secretarul trebuie să primească, să sistematizeze corespondența primită și să o înainteze conducerii spre examinare. Apoi, pe baza vizei impuse, transferați documentele către artiști contra semnături. Atribuțiile secretarului includ, de asemenea, controlul asupra progresului, calendarului și rezultatelor executării acestora.
- Efectuați tipărirea și reproducerea documentelor.
- Organizați primirea vizitatorilor la șeful companiei și, dacă este posibil, creați condiții pentru rezolvarea rapidă a problemelor.
Pentru a îndeplini aceste sarcini aparent simple ale unei secretare, un angajat trebuie să știe:
- întreaga componență a conducerii întreprinderii și a diviziilor sale structurale;
- carta, personalul și structura întreprinderii, profilul acesteia, perspectivele de dezvoltare și specializarea;
- documente normative pentru o evidență adecvată;
- reguli pentru utilizarea echipamentelor de birou și a comunicațiilor;
- reguli VTR, OT, securitate la incendiu și salubritate industrială;
- reguli de organizare a muncii la locul de muncălocație;
- acte normative și juridice, ordine, rezoluții, ordine de planificare, contabilitate și management al calității lucrărilor efectuate.
Detalii administrative
Dacă vorbim de o specializare mai specifică, mai restrânsă, atunci situația este oarecum diferită. Luați, de exemplu, îndatoririle unui secretar-grefier. Însuși titlul postului definește clar aspectul lucrării care urmează a fi efectuată. De obicei, fiecare întreprindere are deja o fișă a postului, care indică domeniile de activitate ale unui specialist în evidență. Dacă nu există o astfel de instrucțiune, atunci este mai bine să o creați. Pentru a face acest lucru, ar trebui să utilizați ghidul de calificare, care conține mostre aproximative. După aceea, versiunea standard trebuie finalizată în raport cu o anumită organizație, ținând cont de specificul și caracteristicile interne. În general, 3 direcții principale ar trebui urmărite clar în sarcinile unui secretar-grefier:
- Lucrează cu corespondența. Recepție, procesare în moduri moderne și trimitere la timp.
- Documentația internă corectă.
- Înregistrare, contabilitate strictă și transfer de documente în arhivă pentru stocare.
Caracteristici ale lucrării referentului
La unele întreprinderi este introdusă în stat un astfel de post, care include o gamă largă de atribuții: de la „birou de referință” la „asistent director”. Un astfel de specialisttrebuie să aibă o gamă largă de cunoștințe și o bună stăpânire a situației. Atribuțiile secretarului referent sunt ușor extinse din cauza creșterii puterilor. În general, aceasta este munca obișnuită a unui secretar, dar cuvântul „referent” face unele completări la lista standard. În special, asistentul secretarului poate primi în mod independent vizitatori pe anumite probleme. Având anumite informații, el este capabil să ia decizii în mod independent. În plus, referentul execută instrucțiunile responsabile ale șefului privind activitățile economice ale organizației (întreprinderii). Uneori, asistentul secretarului este însărcinat cu responsabilitatea de a conduce gestionarea evidențelor personalului. Acest lucru se face numai atunci când volumul total de muncă vă permite să îndepliniți sarcini suplimentare.
Recomandat:
Cine este un dispecer de manevră pe calea ferată și care sunt sarcinile lui
Te-ai gândit vreodată unde are loc formarea trenurilor din vagoane individuale și cine se ocupă de asta? În acest articol, puteți face cunoștință cu principiile organizării muncii la șantierele de triaj și puteți afla cine este persoana care controlează tot ceea ce se întâmplă
Care sunt sarcinile unui operator de PC?
Foarte des în anunțurile de căutare de locuri de muncă puteți găsi următorul text: „Se cere operator de computer”. Cu toate acestea, nu toată lumea știe cine este și, de asemenea, care este responsabilitatea operatorului de PC. Să încercăm să ne dăm seama
Care sunt sarcinile unui încărcător de depozit?
Atribuțiile încărcătorului includ respectarea regulilor de logistică. Managerul companiei este interesat de faptul că mărfurile sunt livrate la locul stabilit la timp. Pentru o muncă bine coordonată, este necesar să alegeți cea mai bună rută pentru livrarea produselor, respectând regulile de ambalare și încărcare
Care sunt sarcinile unui agent de pază? Îndatoririle și responsabilitățile unui agent de securitate
Profesia de agent de securitate este destul de populară astăzi. Și totul pentru că în aceste zile se deschid tot mai multe magazine și centre comerciale, în care este necesar să se asigure atât siguranța angajaților, cât și a clienților, precum și a mărfurilor și a banilor, la nivelul corespunzător. În plus, fabricile, diverse instituții municipale și o mulțime de alte obiecte au nevoie constant de serviciile agenților de pază. Vă oferim astăzi să aflați în detaliu ce este inclus în atribuțiile unui agent de pază
Care sunt sarcinile unui profesor junior
Creșterea și educația copiilor este realizată de lucrători de diferite specialități. Atribuțiile unui educator junior, de regulă, includ crearea de condiții sigure pentru viața și sănătatea copiilor pe durata șederii acestora în instituție. De asemenea, participă direct, alături de specialiști, la organizarea cursurilor cu elevii
