Tipuri de întâlniri: protocol, structură și conținut

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Este de neconceput să ne imaginăm munca oricărei organizații fără comunicații de afaceri. Comunicarea corect construită între angajați vă permite să rezolvați fără probleme și rapid sarcinile.

Există multe tipuri de întâlniri în organizații, iar fiecare dintre ele are propriile caracteristici și sarcini. Cunoașterea unor astfel de nuanțe va ajuta la facilitarea discuțiilor despre problemele de afaceri. Acest articol vă va spune despre tipurile de întâlniri, vă va ajuta să înțelegeți de ce au loc și cum sunt înregistrate în munca de birou.

Obiective ale întâlnirilor de afaceri

Scopul principal al organizării oricărui tip de întâlniri și întâlniri este acela de a dezvolta soluții constructive specifice la probleme stringente și de a lua în considerare problemele de afaceri stringente. De asemenea, în cadrul ședinței colective, personalul are posibilitatea de a împărtăși opinii, idei sau de a face o propunere cu privire la cea mai bună soluție a problemelor cu managerii superiori.

Orice fel de întâlniri de afaceri vă permite să vedeți o imagine cuprinzătoare a situației din organizație, să determinați punctele forte și punctele slabe ale acesteia. Trebuie remarcat faptul că atunci când participați în acest formatcomunicarea de afaceri este o adaptare rapidă a noilor angajați ai companiei sau întreprinderii.

Sarcini

Se pot distinge următoarele sarcini ale tuturor tipurilor de întâlniri:

• rezolvarea problemelor și problemelor curente;
• integrarea activităților departamentelor în conformitate cu obiectivul strategic al companiei;
• evaluarea companiei și a diviziilor sale structurale individuale;
• menținerea și dezvoltarea politicii companiei.

Pentru a înțelege în ce format să desfășoare un astfel de eveniment de afaceri, trebuie să decideți care dintre sarcinile de mai sus îi va corespunde, iar după aceea puteți înțelege cărei clasificare va aparține.

Tipuri și clasificare

O întâlnire, ca tip de comunicare de afaceri, poate avea o formă diferită de organizare, care determină subiectul ei și lista oficialilor prezenți.

Clasificarea principală a întâlnirilor trebuie evidențiată:

1. Regiune de proprietate. Aici putem distinge astfel de întâlniri precum cele administrative (care prevăd discutarea unor chestiuni problematice), științifice (seminare și conferințe, al căror scop este de a discuta probleme științifice de actualitate), politice (prevăzând o întâlnire a membrilor oricărei organizații politice). petreceri și mișcări) și tipuri mixte.
2. Scale. Aici se disting cele internaționale, unde sunt implicați specialiști din alte țări sau parteneri străini, naționali, regionali, precum și orașului.
3. Regularitate. În orice format de întâlnire, poate existapermanent sau periodic.
4. În funcție de locație - local sau de călătorie.

Și, de asemenea, toate tipurile de întâlniri pot fi împărțite după cum urmează:

1. Instructiv, care prevede un format direct de conduită, în care un lider superior transmite informații direct subordonaților săi, care apoi diverge și sunt transmise de-a lungul verticalei puterii. Cel mai adesea, în cursul unei astfel de comunicări de afaceri, se aud ordinele CEO-ului, care pot afecta semnificativ cursul întreprinderii, iar acestea pot fi, de asemenea, norme de comportament sau inovații importante.
2. Operațional (săli de control). Scopul acestui tip de întâlnire este de a obține informații despre starea de fapt într-o organizație sau întreprindere. Fluxul de informații în acest caz este direcționat de la subordonații din subordine către șefii de departamente sau directorul general. Practic, la ședințele operaționale sunt luate în considerare aspecte privind implementarea foilor de parcurs, activitățile planificate, planurile strategice și operaționale. O diferență importantă între întâlnirea operațională (dispecer) și toate celel alte este că acestea au loc în mod regulat și au o listă fixă de participanți. De asemenea, merită remarcat faptul că în timpul întâlnirii este posibil să nu existe ordinea de zi.
3. Problematic. O astfel de întâlnire este convocată în cazul unei necesități urgente de a lua o decizie de finalizare a sarcinilor într-un timp scurt sau de a rezolva o problemă globală pentru întreprindere.

Pe lângă toate cele de mai sus, se poate evidenția separat unul dintre cele mai populare tipuri de producțieîntâlniri – planificare. De regulă, un astfel de eveniment are loc zilnic sau o dată pe săptămână, la care sunt prezenți șeful departamentului și interpreții direcți, care primesc sarcini pentru ziua respectivă și discută despre progresul implementării acestora.

Tema întâlnirii personalului întreprinderii la întâlnire poate fi orice fel de probleme care apar în cursul întreprinderii, iar cursul discuției poate fi dedicat schimbărilor din mediul extern în pe care o operează o anumită organizație.

Organizarea unei întâlniri

Orice fel de întâlnire, indiferent de format, necesită o pregătire atentă pentru ea, deoarece de acest moment depinde eficiența ei. Inițial, trebuie să determinați următoarele puncte:

• țintă;
• probleme discutate;
• setarea sarcinilor pentru personal (pe baza funcționalității și subordonării);
• pași pentru finalizarea sarcinilor.

Astăzi, majoritatea întâlnirilor se desfășoară într-o manieră foarte mediocră, din cauza cărora sensul lor se pierde, iar sarcinile atribuite pot fi îndeplinite prost. Prin urmare, este extrem de important să ne gândim la întregul curs al unor astfel de întâlniri de afaceri și să construiți o discuție de lucru în așa fel încât să nu ia doar timp, ci să aibă un feedback din partea echipei.

Întâlniri

Trebuie remarcat faptul că firmele și organizațiile mari care doresc să câștige o anumită cotă de piață și să-și dezvolte compania cu scopul de a obține profituri mari fac un pariu maresă discute probleme importante tocmai prin întâlniri. Din practica managerilor de succes, puteți forma următorul set de reguli despre cum să vă pregătiți pentru o întâlnire:

În primul rând, se stabilește lista participanților. Ar trebui să fie clar pe cine să invite la întâlnire și ce rol va juca la aceasta. Se întâmplă adesea ca persoanele invitate să nu înțeleagă problema și să fie invitate „pentru orice eventualitate”, dar în acel moment își pot face sarcinile de serviciu și nu pierde timpul.

Este important să pregătiți o agendă. Dacă întâlnirea este programată, atunci se elaborează în prealabil o agendă, care indică problemele de discutat și, de asemenea, determină principalii vorbitori. Este important de reținut că acest document trebuie trimis celor responsabili cu pregătirea informațiilor și celor care vor fi prezenți, astfel încât toți participanții să poată pregăti rapoarte, propuneri și întrebări suplimentare. Dacă este necesar, agenda poate fi ajustată.

Problemele majore și strategice ar trebui să fie plasate în prim-planul întâlnirii. Vorbitorii unor astfel de probleme trebuie să fie în mod necesar persoane (șefi de departamente, secții, ateliere) care sunt personal responsabile pentru implementarea oricăror activități strategice ale companiei.

Puncte importante

Este important de reținut că orice întâlnire are două etape principale - pregătirea pentru ea și desfășurarea efectivă. Prima etapă include determinarea relevanței conducerii unei afacerise indică colecția, sarcinile, obiectivele principale și secundare, se formează o listă de participanți și vorbitori, se întocmesc rapoarte, prezentări și un raport în funcție de subiect sau de o agendă definită anterior. A doua etapă implică implementarea cursului planificat anterior al întâlnirii, ascultarea rapoartelor și discutarea problemelor actuale și strategice.

Dacă în timpul unei astfel de comunicări de afaceri este necesar să decidem ce și cui să facem de la angajați, atunci putem evidenția a treia etapă - luarea deciziilor. De regulă, deciziile sunt luate de către președinte, care conduce ședința, pe baza propriei sale discreții sau prin discuții sau vot colectiv.

Exemplu de plan de întâlnire

Cu un plan clar în fața lor, orice manager poate conduce o întâlnire eficient și eficient, ceea ce vă va permite să obțineți feedback de la personal și să stabiliți sarcinile potrivite pentru ei. Acest plan poate include următoarele:

• discurs de salut;
• ascultarea rapoartelor și rezumatul pentru o anumită perioadă de timp (trimestru, săptămână, jumătate de an, lună);
• acoperire a problemelor actuale relevante pentru firmă;
• sugestii de audiere pentru depanare (brainstorming);
• evaluarea opțiunilor propuse și discutarea implementării acestora;
• acumulare de opțiuni;
• vot pentru adoptarea uneia sau alteia opțiuni;
• determinarea limitelor în timpul rezolvării problemelor (determinarea cine este responsabil, calendarul, metodele și metodele).

Înregistrare

Mareunele tipuri de întâlniri trebuie fixate pe hârtie (document), ceea ce se numește protocol. Păstrarea acestui tip de documentație vă permite să legitimați deciziile luate. Și, de asemenea, datorită protocolului, puteți urmări întotdeauna progresul implementării activităților și, în caz de eșec în îndeplinirea sarcinilor, puteți determina cine este responsabil pentru acest lucru.

Puncția, de regulă, este efectuată de secretarul liderului care este președintele ședinței. Cu toate acestea, această funcție poate fi adesea îndeplinită și de alți lucrători.

Funcțiile și sarcinile secretarului

Înainte de începerea întâlnirilor de afaceri, secretarul ar trebui să fie familiarizat cu lista invitaților și lista problemelor discutate. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că, dacă întâlnirea are loc în mod regulat, atunci acest oficial este cel care colectează toată documentația (liste, planuri, ordine de zi etc.) și îl ajută pe lider să se pregătească pentru întâlnire.

La început și dacă este necesar, secretarul poate cere persoanelor care apar să completeze o fișă de înregistrare, unde vor fi indicate numele complet. și poziție. Acest lucru va fi necesar la elaborarea protocolului. În continuare, secretarul anunță ordinea de zi, care marchează începutul ședinței. În plus, atunci când cei prezenți încep să discute probleme, secretarul înregistrează progresul acestui eveniment. La finalul ședinței, acest funcționar pregătește versiunea finală a procesului-verbal, după care îl semnează cu președintele și transmite totul persoanelor implicate.

Este extrem de important ca secretarul, la compilare, să plătească scadențaatentie la aspectul procesului-verbal al sedintei. Trebuie să includă antet, locație, listă de participanți, probleme discutate și decizii luate.

Concluzie

Din informațiile de mai sus, devine clar că organizarea de întâlniri în întreprinderi este extrem de importantă. Cu toate acestea, merită întotdeauna să ne amintim că pregătirea de în altă calitate pentru astfel de evenimente reprezintă mai mult de 50% din cheia succesului în acoperirea informațiilor, stabilirea obiectivelor și implementarea lor de în altă calitate.