Controlul operațiunilor de numerar ale băncii. Prezentare generală a sistemelor de control al tranzacțiilor cu numerar

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Cashier este un sector fiscal și contabil uriaș, guvernat de multe reglementări și seturi extinse de reguli. Toate organizațiile și întreprinzătorii individuali care efectuează decontări cu contrapărți folosind numerar sunt obligate să le respecte. Întrucât în acest domeniu al contabilității se întâlnesc adesea diverse tipuri de fraudă, în fiecare an controlul tranzacțiilor cu numerar devine din ce în ce mai complicat, înăsprit și modernizat. Acest articol discută rolul casieriei în întreprindere, regulile de conduită, precum și metodele și sistemele de control al operațiunilor.

Rolul casieriei în organizații și bănci

Casiera întreprinderii este necesară pentru organizațiile care acceptă și emit numerar în numerar. Scopul acestor operațiuni poate fi oricare: eliberarea de salarii către angajați, cheltuieli de deplasare, cheltuieli de birou, primirea plăților de la clienți, decontări cu furnizorii. Toate aceste acțiuni trebuie efectuate prin casierie. Controlul tranzacțiilor cu numerar este încredințat Serviciului Fiscal.

Când ești în rutina obișnuităÎn dialog, se folosește cuvântul „casă de marcat”, casa de marcat în sine apare în fața ochilor tăi. De fapt, în organizații nu este vorba doar de echipamente de control și de calcul. Casa de casă a unei persoane fizice sau juridice este un întreg sistem care include un loc de muncă al casieriei bine echipat, software, dispozitivul în sine, disponibilitatea raportării, respectarea limitei și regulile de colectare. Specialistul care lucrează în acest domeniu trebuie, de asemenea, să fie eliberat corespunzător.

Reguli pentru echipamentul camerei

Controlul tranzacțiilor cu numerar începe cu cerințele pentru sediul în care se află casa în sine. Fără echipamente și echipamente adecvate, conform regulilor și reglementărilor Băncii Centrale, casa de casă nu ar trebui să funcționeze. Desigur, nu toate organizațiile respectă reglementările. O astfel de abordare, în primul rând, poate duce la amenzi, iar în al doilea rând, este periculoasă pentru bani și angajatul care este responsabil financiar pentru ei. Organizațiile bancare trebuie să respecte toate cerințele fără greșeală, altfel pot fi lipsite de licență. Mai jos sunt cerințele generale pentru echiparea casei de marcat:

• Prezența unei singure uși care se închide din interior. Încuietoarea ușii trebuie să fie sigură, în unele cazuri se folosesc șuruburi și șuruburi de fier, precum și lacăte, astfel încât să fie imposibil să spargi ușa din exterior.
• În cameră există o fereastră pentru contactul cu clienții, primirea și emiterea de fonduri. De asemenea, fereastra trebuie să se închidă ermetic și să fie echipată cu balamalelacăt. Apropo, dimensiunile ușii și ferestrei sunt clar reglementate. Abaterea de la dimensiunile stabilite este permisă dacă întreprinderea are o unitate de securitate.
• Camera ar trebui să fie echipată cu dulapuri metalice. Acestea trebuie atașate structurilor de susținere ale clădirii astfel încât să nu poată fi scoase împreună cu detaliile interioare la care sunt înșurubate. La sfârșitul zilei de lucru, dulapurile sunt încuiate și sigilate.
• Ventilația și ferestrele trebuie să fie bine închise și prevăzute cu bare metalice.
• În cameră trebuie să existe două stingătoare.
• Casa de marcat trebuie să fie înarmată cu alarme care trimit semnale din diferite circuite de securitate către secția de poliție locală sau organizația de securitate.

Procedura de lucru cu casieria

Controlul tranzacțiilor cu numerar implică o anumită ordine de lucru. La sosirea la locul său de muncă, îndatorirea principală a casierului este să verifice integritatea sigiliilor de pe cutii și seif, precum și să verifice dacă există semne de spargere și intrare neautorizată în incintă. Dacă nu se găsesc semne de avertizare, puteți trece la lucru. Dacă există semne ale prezenței altcuiva, este necesar să apelați imediat organele de drept și, înainte de sosirea angajaților, să asigurați inviolabilitatea documentelor, echipamentelor și mobilierului aflat în casa de marcat. Ceea ce lipsea de la fața locului se poate verifica doar în prezența polițiștilor. Cu ele, conținutul seifului este recalculat. Dupa inspectiesediului, se întocmește un act în patru exemplare: unul este destinat polițiștilor, al doilea pentru societatea de asigurări, iar al treilea pentru societatea însăși. Este necesară o a patra copie dacă există o organizație-mamă.

Accesul în camera în care se află casieria ar trebui să fie disponibil doar casierului, eliberat conform tuturor cerințelor Băncii Centrale și ale TKRF, precum și autorităților. Un set de chei destinat superiorilor trebuie sigilat și păstrat într-un loc sigur. În camera casieriei nu ar trebui să existe obiecte personale ale casierului. Acolo se află doar ceea ce aparține organizației economice.

Există și cerințe pentru suma de numerar care poate fi păstrată la casieria organizației. Este necesar să se calculeze în avans și să se documenteze în actele relevante limita de fonduri, peste care nu ar trebui să existe numerar la casieria la sfârșitul zilei de lucru. Pentru a menține limita, se efectuează o operațiune specială - colectare, ceea ce înseamnă că transportul specializat cu protecție fiabilă transportă fonduri la bancă. Filialele mici ale băncii își colectează fondurile în seifurile principale, iar organizațiile - la banca cu care au un acord de servicii și suport. Limita de numerar poate fi încălcată numai în termen de trei zile, când salariile sunt eliberate angajaților organizației.

Procedura de emitere a numerarului de la casierie

Controlul tranzacțiilor cu numerar ale băncii și organizațiilor se bazează pe o reglementare clară de stabilire a tuturor acțiunilor cuÎn numerar. Toate tranzacțiile sunt documentate corespunzător și reflectate în diferite tipuri de contabilitate comercială.

Sistemul de control al tranzacțiilor cu numerar presupune reflectarea tuturor manipulărilor cu numerar folosind încasări și cheltuieli de numerar, rapoarte anticipate, verificări și acte asupra fondurilor utilizate emise în baza raportului. Toate tranzacțiile sunt înregistrate în registrul de casă. La sfarsitul zilei lucratoare se intocmeste un proces-verbal cu bonurile fiscale finale atasate tiparite de la casa de marcat.

Toate operațiunile de emitere de fonduri trebuie confirmate prin ordine de numerar cu semnătura persoanei căreia i-au fost emise. În programul de contabilitate, scopul emiterii este introdus în comentarii. Plățile în avans și plățile conform raportului trebuie apoi confirmate prin verificări, acte de muncă efectuate sau servicii primite. Emiterea salariilor este confirmată și de un mandat de numerar pentru cheltuieli, precum și de o fișă de salarizare.

Controlul tranzacțiilor cu numerar și decontare interzice categoric emiterea de fonduri destinate unei persoane împotriva semnăturii alteia.

Regulile casieriei

Contabilitatea și controlul tranzacțiilor cu numerar sunt atribuite în primul rând unui specialist numit „casier”. În organizațiile cu personal redus, următorii oficiali își pot îndeplini rolul:

• Contabil șef.
• Contabil al unei anumite secțiuni.
• Orice angajat cu cunoștințe speciale șiabilități.

O condiție obligatorie pentru toți funcționarii care îndeplinesc funcțiile de casier (chiar și cu normă parțială) este un acord privind răspunderea deplină. Dacă se decide să facă un manager sau un contabil casier, atunci trebuie să fie întotdeauna aceeași persoană. Dacă pleacă în concediu medical sau concediu, este înlocuit cu un alt salariat specificat în ordinul șefului și, de asemenea, a semnat un nou contract de răspundere. În plus, este necesară întocmirea unui act de acceptare și transfer al bunurilor materiale. În procesul de pregătire, se numără numerarul, se verifică starea echipamentului, disponibilitatea tuturor documentelor în prezența comisiei. Comisia este un grup de persoane de cel puțin trei persoane. Cel mai adesea, include contabilul șef și conducerea. Actul este întocmit în trei exemplare.

La înregistrarea unui casier, o mostră a semnăturii acestuia este trimisă băncii de service a organizației sau sediului central al băncii. Ea este cea care ar trebui să figureze pe toate documentele legate de activitatea de la casierie.

Un solicitant care aplică pentru postul de casier trebuie să fie verificat cu atenție pentru precedente neplăcute în muncă înainte de a fi angajat. Documentele și fotografia lui sunt transferate serviciului de securitate sau informații sunt solicitate de la organele de drept. Acum internetul este un bun asistent pentru angajator în această problemă. Există multe baze de date în care organizațiile partajează informații despre angajații care au fost concediați și au comis abateri la locul de muncă.

Nu este recomandat să lucrați cu casa de marcatpermite persoanelor cu dependență de alcool și droguri, condamnări anterioare, tulburări de ordine publică, precum și cu diverse boli psihice.

Controlul înregistrării tranzacțiilor cu numerar

Executarea corectă și disponibilitatea tuturor documentelor este o cerință indispensabilă a Băncii Centrale, a băncii deservitoare, a serviciului fiscal și a altor organe de control. Controlul financiar al tranzacțiilor cu numerar poate fi efectuat neprogramat, cu avertisment, cu sechestrul de documentație și echipament de numerar. Multe organizații, în special structurile financiare, practică un audit intern planificat al casei. În acest caz, se formează o comisie, formată din proprii angajați competenți în această problemă, sau se angajează o societate specială de audit, care efectuează toate verificările la nivel profesional și emite un raport privind defecțiunile, discrepanțe în tranzacțiile cu numerar și documentație.

Inspecțiile pe teren și alte tipuri de inspecții pot afecta contractele de muncă, răspunderea, datele personale ale angajaților, starea documentelor de casă, corectitudinea și regularitatea întreținerii acestora, memoria fiscală a casei de marcat, echipamentele și echipamentele casierie, reflectarea tranzacțiilor, valabilitatea lor în contabilitate, contabilitate economică și fiscală.

Echipament pentru casa de marcat

Lista de echipamente pentru controlul tranzacțiilor cu numerar include o casă de marcat specializată. Nu puteți cumpăra asta de la magazinele obișnuite de hardware. Spre deosebire dede la o imprimantă, fax, mașină de calcul și alte echipamente de birou, KKM poate fi vândut numai de organizațiile care au primit o licență specială pentru aceasta. De regulă, aceleași organizații deservesc dispozitivele de control și de calcul. Fiecare casă de marcat trebuie să fie înregistrată la biroul fiscal. Un dispozitiv special de memorie înregistrează în mod constant toate operațiunile efectuate de casier cu mașina. În plus, aceste indicații sunt transferate serviciului fiscal pentru reconciliere cu rapoartele transmise de întreprindere. Toate defecțiunile, reparațiile, ștergerile casei de marcat trebuie, de asemenea, notificate la biroul fiscal.

Toate entitățile juridice (întreprinderile) care acceptă numerar de la clienți sunt obligate să lucreze cu o casă de marcat. Numai antreprenorii individuali pot fi scutiți de utilizarea caselor de marcat. Ei au dreptul de a emite cecuri manual, atestându-și autenticitatea cu propriul sigiliu. Dar această scutire nu se aplică tuturor antreprenorilor. Unele activități necesită doar utilizarea unei case de marcat.

Controlarea tranzacțiilor cu numerar

Pe lângă verificarea de către serviciile externe, este necesară o verificare internă. Regulile de întreținere a casieriei prevăd următorul program de inspecții programate: înainte de depunerea raportului anual, înainte de depunerea rapoartelor trimestriale, în cazurile în care se schimbă persoana responsabilă financiar care a lucrat cu această casă. Se efectuează și controlul casieriei și tranzacțiilor cu numerar, dacă angajatul a fost suspectat de necinste, au fost dezvăluite fapte de furt sau fraudă, suma de numerar nu corespunde cu cea reflectată în acte.

Conducerea unor organizații are o politică de inspecții frecvente neprogramate, astfel încât angajații să nu fie tentați să profite de poziția lor oficială și de contactul strâns cu numerarul. Pentru fiecare cec se desemnează o comisie specială, formată de fiecare dată din persoane diferite care nu au legătură cu formarea conținutului casei de marcat. Componența comisiei se consemnează în actul de verificare. Adesea, procesul în sine este însoțit de o înregistrare video.

Particularitățile tranzacțiilor bancare în numerar

Sistemul de control al tranzacțiilor cu numerar al băncii presupune o configurație mai complexă. În ramurile instituțiilor financiare există mai multe niveluri de verificare efectuate de diferiți specialiști. Deoarece prin bancă trec mult mai mulți bani decât în organizațiile obișnuite, complexitatea și cerințele crescute pentru sistemul de control sunt pe deplin justificate. În ciuda faptului că în fiecare an se încearcă automatizarea tuturor operațiunilor din bănci, este nevoie de cel puțin doi angajați care să răspundă de desfășurarea corectă a operațiunilor: un casier-operator și un casier manager. Primul efectuează tranzacții în timpul zilei lucrătoare, al doilea emite o sumă în avans, încasează și numără soldurile, completează documentația de numerar, colectează fonduri care depășesc limita de numerar și exercită controlul zilnic la nivel primar.

Controlul numerarului și alte sisteme de control al comenzii

Din ce în ce mai mult, controlul asupra efectuării tranzacțiilor cu numerar se realizează folosind cele mai noi tehnologii. Scopul lor este să înregistreze acțiunilecasier, client, precum și date din memoria fiscală a caselor de marcat. Aceste date vă permit să dovediți abaterea, frauda, furtul și alte fraude. În instanță, această înregistrare video va fi o dovadă incontestabilă, deoarece nu mai este posibil să se schimbe mărturia combinată a celor două surse.

Cash Control este un sistem de control al casei de marcat, format dintr-o casa de marcat, camere video color de in alta rezolutie, un server video, un program care sincronizeaza materialul captat de camera cu citirile de text ale casei de marcat, precum și un loc de muncă la distanță pentru un specialist în securitate. Există multe astfel de sisteme pe piață astăzi. Toate se bazează pe același mod de lucru, cu diferențe de funcționalitate, cost, design și metode de conectare și analiză. Printre acestea se numără următoarele sisteme de control:

• DIT-POS - costul depinde de setările serverului, conectează până la 16 case de marcat, stochează informații video și text într-un complex.
• POS-inspector - Dezvoltare rusă, costă aproximativ 6.000 de ruble, are funcția de a căuta o operațiune după parametrii de chitanță.
• POS-intellect - tot o dezvoltare rusească, se remarcă prin capacitatea de a se integra cu diverse sisteme de tranzacționare, textul de pe videoclip nu este doar suprapus, ci integrat programatic, căutarea fragmentelor video se realizează automat.
• CHEKTV este o altă dezvoltare rusească cu capacitatea de a se integra cu case de marcat și sisteme de tranzacționare, cu un sistem universal de înregistrare video, integrare software de text și video, cu posibilitate hardwareanaliza datelor și căutarea automată a fragmentelor.