Strategia de eficiență operațională: concept, abordare cuprinzătoare, faze de dezvoltare și rezultate

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Amintiți-vă de celebrul „Rapid, de în altă calitate, ieftin: alegeți doi”. Îndeplinirea a trei dorințe care se exclud reciproc în același timp a fost considerată imposibilă în principiu. Acum trebuie să scăpăm de acest stereotip.

Strategia eficienței operaționale vizează tocmai îmbunătățirea calității produsului fără pierderi de timp și cu costuri de producție minime. Aceasta este o abatere de la locurile de muncă în grabă și forța majoră către o nouă stare de companii, al cărei nume nu este încă foarte bine stabilit. Aceasta este uneori denumită „agilitate” în afaceri, referindu-se la viteză, agilitate și agilitate.

Eficiența operațională a unei întreprinderi este îmbunătățirea calității produsului, reducând în același timp costurile. Aceasta nu este o sarcină ușoară, iar atingerea unor astfel de obiective ambițioase va necesita strategii și schimbări majore în companie.

Dar jocul merită lumânarea, deoarece principalul avantaj al celor mai bune companii moderne este capacitatea de a răspunde rapid și adecvat schimbărilor externe, păstrândacesta este costul optim. Tehnologia pentru atingerea unui nivel ridicat de eficiență operațională trebuie să fie bine înțeleasă.

Ceva a mers prost. Totul a mers prost

Compania funcționează de câțiva ani cu un profit bun și o cotă de piață stabilă. Nimic nu se schimbă în sistemul de management, pentru că „cel mai bun este dușmanul binelui”, și de ce, când indicatorii corporativi merg mână în mână cu graficele inflației și statisticile pieței regionale. Totul este bine.

Bine, dar nu atât de bine. Pentru că în această situație vor apărea cu siguranță simptome alarmante:

• proceduri suplimentare și acțiuni de reglementare care sunt depășite, dar nimeni nu le-a eliminat;
• duplicare a muncii de către diferite departamente;
• lipsa de informații actuale fiabile despre starea resurselor, inclusiv cele financiare;
• lipsa costurilor și a planurilor de optimizare a costurilor;
• echipamente vechi, tehnologie învechită;
• scăderea activității creative a angajaților: pur și simplu nu au timp.

Astfel de simptome nu pot duce la nimic bun. Nu.

Iată rezultatul:

• statul este umflat, salariile cresc catastrofal - articolul despre salarii;
• nimeni nu controlează costurile;
• Apar hârtii superflue - documente de raportare inutilă, poziții neprofitabile în rapoarte etc.;
• în depozite - supra stoc, iar în situațiile financiare - înghețarea banilor în stocuri;
• dispoziția angajaților seamănă cu sindromul depresiv general al companiei,orice motivație a încetat să funcționeze, rămâne doar metoda „sub băț”.

Diagnosticul, după cum puteți vedea, nu este important. Cel mai bun mijloc modern de tratament este creșterea eficienței operaționale. Să trecem la modul de utilizare, dozaj și contraindicații.

Concept, nuanțe și diferențe

Care este diferența fundamentală dintre metodele standard de îmbunătățire a eficienței companiei și inițiativa proiectului „Eficiență operațională”?

Nu există niciodată fleacuri în blocul operațional al activităților companiei. Un defect aparent nesemnificativ la începutul sau într-o ramură laterală a lanțului de proces poate duce la consecințe negative grave. Eliminarea unor astfel de situații este de obicei foarte costisitoare din toate punctele de vedere: psihologic, financiar, de comunicare etc.

De exemplu, începi să acționezi într-un mod tradițional și începi să rezolvi problema stocării excesive în depozite - pentru a reduce nivelul stocurilor de produse finite. Cauți o soluție în cadrul companiei. Și într-o astfel de situație, există riscul de a obține un efect secundar negativ sub forma unui conflict cu producătorii, cărora le-ați făcut cereri imposibile de a crește viteza de lansare a produsului.

Din păcate, efectul încercării de a câștiga într-un domeniu în timp ce se suportă pierderi într-un altul este omniprezent: o strategie de îmbunătățire a indicatorilor individuali duce adesea la introducerea unui alt program IT, complicând procesele de afaceri sau pur și simplu crește costurile.

Strategia sălii de operațieeficiența implică o abordare echilibrată a găsirii oportunităților pentru rezervele interne și implementarea acestora. Este integrarea tuturor activităților din companie.

Eficiența operațională a afacerii nu este în niciun caz o strategie, este foarte important să înțelegeți acest lucru. Strategia este elaborată cu definirea indicatorilor țintă, modalităților de realizare a acestora, principalii vectori de dezvoltare. Eficiența operațională este în esență un instrument tactic, este starea de zi cu zi a companiei cu performanță stabilă în toate pozițiile.

Totul, deodată și rapid

Cel mai bun raport între costuri și rezultatele finale ale lucrării este condiția principală pentru implementarea conceptului. Companiile care operează în acest format efectuează aceleași acțiuni mai rapid, mai bine și cu un număr minim de defecte. Această combinație de proprietăți este un avantaj competitiv puternic pe piață. Pentru că nu va fi posibil să se obțină rapid indicatori de performanță ridicată. Este atât de scump. Pentru a implementa conceptul, aveți nevoie de răbdare, determinare, abilități ridicate de comunicare, programul de eficiență operațională în sine și multe altele. Acești indicatori nu pot fi „furați” - nu va funcționa în niciun fel să-i folosești pe cei ai altcuiva. Prin urmare, eficiența operațională are două proprietăți mai valoroase - durabilitatea și longevitatea.

Doi într-unul: o abordare integrată a implementării strategiei

Nu există o clasificare clară a principalelor abordări ale managementului unei organizații în economie. Nu există nicio îndoială că ar trebui să fie sistemică. Dar alegereadintre metodele de management disponibile pot cauza anumite dificultăţi. Care este cea mai bună abordare pentru a crește activitatea operațională: structurală, funcțională, situațională, de proces sau de proiect?

Se pare că o soluție hibridă ar fi potrivită și logică: combinați cele două abordări. Vorbim despre integrarea abordărilor de proiect și proces. Pentru armonizarea acestora va fi necesară dezvoltarea structurii activităților operaționale, crearea și implementarea proceselor folosind execuția unificată a proiectelor de eficiență operațională. Toate aceste acțiuni nu sunt noi și de prisos, sunt necesare în orice caz. Prin urmare, alegerea abordării procesului și a proiectelor pare destul de acceptabilă.

Faze de dezvoltare și implementare

Optimizarea proceselor de afaceri ale organizației. Daca abordarea procesuala nu este implementata in companie sau implementata oficial, aceasta situatie va trebui schimbata. Va fi necesar să se calculeze și să se construiască lanțuri optime de acțiuni care să conducă la rezultate îmbunătățite cu costuri minime sub formă de resurse materiale și umane. Angajații responsabili de „filozofia” procesului din companie ar trebui să li se atribuie în mod specific o descriere clară a responsabilităților funcționale. Subordonarea directă ar trebui să fie foarte mare - cel mai bine este șeful sau primul adjunct al șefului

• Cea mai importantă și foarte promițătoare componentă este utilizarea rațională a resurselor umane. Acest principiu nu se limitează în niciun caz la inteligibilstructura organizatorica cu responsabilitati functionale bine definite ale fiecarui angajat. Vorbim despre noi tehnologii de recrutare, managementul talentelor, noi formate de formare și dezvoltare a angajaților. Cu alte cuvinte, optimizarea resurselor umane presupune, în primul rând, calitatea în altă a acestor resurse. Aceștia sunt angajați competenți și educați.
• Principiul „resursei” - atitudine atentă față de resurse. În zilele noastre se folosește des expresia „lean manufacturing”, care nu pare foarte profesionist. Faptul este că sistemul japonez de „lean manufacturing” include cerințe destul de specifice și stricte de care mulți nu sunt conștienți. Într-un fel sau altul, eficiența sistemului de operare include o problemă de „resurse”. Un punct important de reținut este că „atitudine atentă” nu înseamnă economisirea de bani, ci utilizarea optimă a resurselor de tot felul.
• Monitorizarea schimbărilor de orice natură - interne și externe. Acest lucru nu este atât de simplu pe cât ar părea la prima vedere. Informații despre concurenți, noile tehnologii, modificări ale legislației, certuri între șefii de departamente, accidente la depozite îndepărtate - totul trebuie prelucrat și transmis prin canalele stabilite. Componenta de informații ar trebui să fie bine scrisă într-un proces de afaceri dedicat.
• Sistem de control și contabilitate. Flux competent de raportare în conformitate cu regulile birocrației clasice. Conceptul de birocrație este discreditat nemeritat, înseamnă fluxul de lucru corect: „minimul necesar pentru oamenii potriviți”. abordarea procesului, precum și alte modificări ar trebui documentate dintr-un singur motiv: pentru a urmări rezultatele și modificările KPI-urilor pentru operațiuni.

Sarcini pentru companiile rusești

Pe un fundal de reglementare strictă a pieței, consumatori mai sofisticați, o încetinire a creșterii PIB-ului și multe alte evenimente care nu facilitează creșterea companiilor, domeniul de aplicare trebuie să fie clar definit. Ele pot fi numite chiar luptă, iar implementarea lor urgentă - activități de primă linie. Poți să faci fără glume, dar specificul ar trebui să fie clar:

• Oferirea de transparență cu partenerii, optimizarea costurilor, creșterea acoperirii, strategia actualizată a canalului de distribuție.
• Construirea de alianțe strategice cu parteneri cheie de un nou tip: cu integrare și schimbarea condițiilor contractuale.
• Servicii necondiționate de în altă clasă: singura modalitate de a păstra clienții și de a avea un avantaj competitiv.
• Dezvoltarea și implementarea de noi standarde pentru vânzările directe și indirecte.

Companiile rusești au toate oportunitățile de a îmbunătăți funcțiile de afaceri și de a îmbunătăți eficiența operațională. Strategia ar trebui să includă cel puțin patru domenii:

1. îmbunătățirea productivității muncii;
2. eficacitatea managementului personalului;
3. gestionarea rațională a capitalului;
4. relații productive cu clienții.

Gestionarea eficienței operaționale

Desigur, aceasta este afacerea primului lider. Printre instrumentele de controlîndeplinirea sarcinilor stabilite, este inclus și tabloul de bord echilibrat, care face o treabă excelentă cu analiza și calculele eficienței operaționale.

Există trei domenii pe care trebuie să le păstrați în atenție:

1. Crearea și menținerea unui sistem de operare slab și stabil.
2. Formarea unei noi structuri organizatorice.
3. Integrează cultura corporativă și implicarea angajaților în toate activitățile de îmbunătățire.

Când planificați orice acțiune eficientă, trebuie să vă puneți patru întrebări:

• Cum să optimizați condițiile și resursele necesare pentru această acțiune?
• Ce personal ar trebui să fie implicat? Cum vor fi contactați oamenii?
• Care este motivația lor și ce ar trebui făcut pentru a o crește?
• Sunt oamenii suficient de competenti sau trebuie instruiti?

Toate tipurile de operațiuni și activități se încadrează perfect în blocurile de procese de afaceri. Dacă nu există deja, ele vor trebui descrise pentru a fi apoi optimizate conform tuturor regulilor științei moderne a managementului întreprinderilor. Abordarea procesului este fundamental diferită de cea funcțională și, mai presus de toate, prin capacitatea sa de a se schimba rapid și de a se concentra asupra rezultatului final.

Dacă, cu abordarea funcțională tradițională, o companie este un ansamblu de departamente, atunci cu o abordare prin proces, este un set de operațiuni sub formă de procese. Unitatea principală de lucru a întregii strategii de îmbunătățire va fi operațiunea - cărămida principală a succesului.

oameni

Acum o numesc la modăTermenul de resurse umane „angajarea personalului”, care este de fapt cea mai importantă componentă a succesului. Este important să nu înlocuiți această implicare cu numeroase sondaje interne ale angajaților, așa cum, din păcate, se întâmplă adesea. Un sondaj este un instrument excelent de care veți avea nevoie cu siguranță pe parcursul întregii lucrări. Dar înainte de a efectua un sondaj, trebuie să munciți din greu pentru ca absolut fiecare angajat să înțeleagă unde și de ce se mișcă întreaga companie în ansamblu și divizia sa în special. Și cel mai important lucru va fi înțelegerea rolului său în această mișcare. O astfel de motivație nu a eșuat niciodată pe nimeni, merită foarte mult.

Pe lângă o înțelegere profundă de către angajați a tuturor schimbărilor din companie, este necesară implementarea serioasă a sistemului de indicatori cheie KPI. La urma urmei, dacă te uiți la asta, atunci indicatorii cheie clasici sunt și indicatori ai eficienței operaționale.

Rezultate: este nevoie de succes astăzi

Cel mai probabil, companiile de astăzi trebuie să-și reconsidere opiniile cu privire la îmbunătățirea tehnologiei: nu pot evita activitățile de proiect pentru a îmbunătăți procesele și operațiunile. În urmă cu câțiva ani, avantajele competitive s-au format prin concentrarea îmbunătățirilor într-o singură direcție - de exemplu, reducerea costurilor de producție sau revizuirea programului de fidelizare a clienților. Efectele modificărilor făcute cel mai adesea nu au venit imediat, ci pe parcursul a mai multor luni sau chiar ani.

Astăziastfel de tarife sunt inacceptabile. Situația se schimbă cu viteza cosmică pe toate fronturile, acum instalația „succes astăzi” funcționează. Dar nu este vorba doar de viteză. După ce am obținut o creștere a indicatorilor de calitate a producției pe fondul optimizării costurilor, oprirea la aceasta este ca moartea. Deja în al doilea sau al treilea ciclu al procesului, trebuie să începeți să obțineți profituri mai mari. Nu așteptați simptomele negative pentru a începe un nou proiect pentru a le elimina - această abordare nu mai funcționează.

Astăzi, nu există și nu pot exista secrete corporative sau secrete asociate cu anumite beneficii. Evoluțiile de succes și avantajele temporare ale oricărei direcții în activitatea companiei sunt cantități cu o valoare foarte îndoielnică.

Păstrarea avantajului competitiv va fi posibilă nu cu produse sau domenii de activitate specifice, ci cu capacitatea companiei de a se adapta rapid și eficient. Capacitatea de a schimba simultan - resurse umane, management al stocurilor, flux de lucru, linie de produse, clienți cheie, management al riscului și multe altele - așa ar trebui să fie managementul performanței operaționale ca o companie permanentă.

În loc de o concluzie: un stil de viață sănătos

Eficiența operațională a unei întreprinderi este un proces constant și continuu care nu ar trebui să se oprească niciodată. Acest format de muncă ar trebui să devină un „stil de viață sănătos” pentru companie – un mod de existență. Vorbind în metafore, nu este nevoie să ții o dietă strictă pentru a slăbi urgent până la vară. Sau împușcătensiune arterială crescută cu pastile dure.

Să le spui angajaților luni dimineața: „De acum înainte, vom fi mai eficienți” nu este o opțiune, liderii cu experiență înțeleg bine acest lucru. Implicați pe toată lumea, explicați cât mai mult posibil și oferiți instrumentele necesare - aceasta este sarcina primilor lideri, astfel încât oamenii să-l urmeze.

Fără incendii sau forță majoră. Pentru a fi într-o formă bună tot timpul, pentru a urmări orice schimbări în jur, pentru a găsi soluții frumoase și inteligente, a acționa proactiv… Exact așa. Nu există altă cale.