Diagrama Gantt este asistentul dvs. de planificare. Ce este o diagramă Gantt și cum se face una?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Diagrama Gantt este unul dintre cele mai populare instrumente pentru ilustrarea vizuală a programului în managementul proiectelor.

Ce este asta?

Diagrama Gantt este concepută pentru a ilustra diferitele etape de lucru în domeniul întreprinderilor mici și mijlocii. Din punct de vedere vizual, este un set simplu de benzi format din două axe principale: cazuri și timp. Fiecărei perioade de timp i se atribuie o sarcină specifică care trebuie finalizată.

Pe diagramă, pe lângă blocurile principale, poate exista o coloană suplimentară specială care arată procentul de lucru finalizat. Semnele speciale - repere - sunt folosite pentru a evidenția două sau mai multe sarcini și pentru a demonstra succesiunea implementării lor.

Diagrama Gantt este un fel de standard în domeniul managementului de proiect, deoarece cu ajutorul ei devine posibil să se arate clar structura implementării tuturor etapelor proiectului.

Pentru ce este o diagramă Gantt?

Având în vedere că majoritatea oamenilor sunt vizuali, diagrama oferă o oportunitate de a rezolva una dintre sarcinile principale și de a arăta personalului la ce să lucreze, ce resurse să aplice în proces și cucât de rapid să efectueze anumite sarcini. Toate informațiile sunt prezentate într-o formă comprimată, fără a folosi tabele confuze și o cantitate imensă de text. În același timp, esența este clară și de înțeles pentru toți, fără excepție, participanții la proiect.

Folosirea unei diagrame simplifică foarte mult gestionarea proiectelor la scară mică și face posibilă menținerea mereu sub control a activităților angajaților.

Istoria apariției primului grafic

Primul format de diagramă a fost dezvoltat și testat de Henry L. Gant la începutul secolului al XX-lea. Omul de știință a fost angajat să gestioneze construcția de nave pentru a fi utilizate în Primul Război Mondial. Un program special i-a permis să coordoneze munca mai multor ingineri, controlând finalizarea sarcinilor la timp. Gant a început direct listând toate sarcinile necesare și programându-le în funcție de resursele disponibile.

O etapă importantă a fost demonstrarea dependenței unor sarcini de altele. În plus, Gant a alocat fiecărei persoane o perioadă de timp în care trebuia să finalizeze un anumit tip de activitate, a indicat cine și ce sarcină urma să fie îndeplinită, ținând cont de timpul alocat proiectului.

Diagramele Gantt se realizează folosind o axă verticală care reprezintă diferite sarcini și o axă orizontală care reprezintă timpul.

Diagrama Gantt în lumea modernă

Această metodă de planificare nu își pierde actualitatea astăzi, deoarece vă permite să oferiți o afișare grafică a planului de producție, simplifică monitorizarea progresului în implementaresarcinile atribuite. Diagrama Gantt a devenit un instrument analitic atât de puternic încât timp de aproape 100 de ani nu a suferit nicio modificare. Abia în anii 90 ai secolului trecut, pentru a descrie relațiile mai detaliat, au fost introduse în el linii de comunicare între diverse sarcini:

• „finish-start” - activitatea B nu poate începe până la finalizarea activității A;
• „început-terminare” - acțiunea B nu poate începe până când acțiunea A începe;
• „start-start” - acțiunea B va începe nu mai devreme de acțiunea A;
• „terminare-terminare” - acțiunea B nu trebuie să se încheie mai devreme de acțiunea A.

Există dovezi că diagrama Gantt a fost folosită la construcția unor astfel de structuri de inginerie uriașe precum Barajul Hoover (Las Vegas, 1939) și sistemul de autostrăzi Eisenhower (conectează majoritatea orașelor mari din Statele Unite).

Instrucțiuni: cum să construiți o diagramă Gantt în 5 pași?

În continuare, ne vom uita la regulile pentru construirea unei diagrame Gantt și vom încerca să o creăm noi înșine într-o foaie de calcul Microsoft Excel.

Pasul 1. Colectarea datelor

Pentru a construi un grafic, avem nevoie de următoarele date:

• coordonate din toate seturile de date (unde ar trebui să înceapă fiecare dintre coloane);
• numele fiecărei etape;
• durata fiecărei etape.

Pentru comoditate, le introducem imediat în câmpurile corespunzătoare ale tabelului. După ce am introdus toate informațiile necesare, putem trece la crearea diagramei în sine.

Important: asigurați-vă că toate formatele de date suntsunt corecte: în special, acest lucru se aplică datelor.

Pasul 2. Formarea aspectului

Deci, cunoaștem scopul planificării și datele cheie pe baza cărora vom construi un program. Acum, în fereastra foii de calcul, trebuie să mergem la secțiunea „Insert -> Chart”, apoi faceți clic pe elementul „Linie”. Nu avem nevoie de obișnuit, ci de acumulare, deoarece doar acesta oferă al doilea rând de date, care în cazul nostru va fi principalul.

Pasul 3. Ștergeți orice altceva

Pentru a face acest lucru, programul oferă instrumente speciale. Pe diagrama care apare pe ecran, trebuie să mutați cursorul mouse-ului peste bara albastră, să faceți clic dreapta pe ea și să selectați „Format Data Series” din meniul care apare. Va fi afișată o fereastră în care trebuie să mergem la elementul „Umplere” și să selectăm elementul „Fără umplere”. După aceea, graficul va arăta astfel:

Pasul 4. Finalizări

Deoarece implicit toate datele din graficul nostru sunt în ordine de jos în sus, va trebui să le modificăm puțin. Pentru a face acest lucru, facem clic dreapta pe axa categoriei (cea lângă care avem o listă de sarcini), mergem la fereastra „Format Axis”. Se deschide imediat fila de care avem nevoie - „Parametrii axei”. Bifați caseta de lângă Comandă inversă categoriei. De fapt, diagrama Gantt este deja gata, au mai rămas doar câteva lucruri mici utile.

Pasul 5. Formatare

Deci, continuăm să lucrăm la grafic. După cum puteți vedea, încă arată inestetic, iar acum îl vom repara folosind foaia de calcul în sine:

1. Întinde diagrama la dimensiunea dorită folosind săgeata din colțul din dreapta sus.
2. Selectați toate datele din tabel, faceți clic pe zona de selecție cu butonul din dreapta al mouse-ului și accesați „Format Cells-> Number”. Această secțiune prezintă principalele formate de numere cu care lucrăm. Pentru ca inscripțiile să nu se suprapună, vă sfătuim să alegeți o versiune mai scurtă a intrării. Apoi, din nou, faceți clic dreapta pe axa cu date de pe diagramă, selectați „Format Axis -> Number” și bifați caseta de lângă „Link to source”.
3. Selectați legenda (simbolurile „Data” și „Durata” din dreapta) și apăsați butonul Ștergere de pe tastatură.
4. Deschideți „Format Axis -> Parameters” și setați valorile minime și maxime (am stabilit 15 decembrie, deoarece este luni, și 3 ianuarie). Aici putem stabili prețul principalelor divizii (acest lucru este convenabil în cazurile în care, de exemplu, munca la un proiect va dura câteva săptămâni sau luni). În cazul nostru, este mai convenabil să lăsați valoarea implicită (2.0).

Încă un pic de experimentare cu formatarea - și asta este ce frumusețe obținem în cele din urmă. Iată o diagramă Gantt terminată. Exemplul pe care l-am dat este, desigur, foarte simplu - dar este suficient pentru a înțelege esența acestei metode de planificare șidemonstrație vizuală a procesului de îndeplinire a anumitor sarcini.

Alte programe de graficare

Desigur, există multe alte programe mai bune care fac managementul proiectelor mai ușor. O diagramă Gantt de orice complexitate poate fi construită cu ușurință folosind aplicații precum:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project și multe altele.

În plus, există o serie de servicii online care oferă utilizatorilor lor posibilitatea nu numai de a-și planifica afacerile, ci și de a primi rapoarte regulate, notificări despre starea curentă a sarcinilor prin e-mail. Cu toate acestea, nu se poate nega faptul că confidențialitatea datelor stocate în rețea este în pericol, iar software-ul staționar care este instalat direct pe computerul utilizatorului, de regulă, are o funcționalitate mult mai largă și este mai fiabil în funcționare.

Avantajele și dezavantajele metodei

În sfârșit, merită luate în considerare în detaliu principalele avantaje și dezavantaje ale metodei de planificare și management descrise.

Principalul avantaj, fără îndoială, este prezentarea grafică a materialului. De regulă, este convenabil pentru oamenii de afaceri să lucreze cu diagramele Gantt - le place capacitatea de a identifica și desemna clar etapele de lucru la un proiect. Prezentând sarcinile sub formă de bare colorate diferite, toți membrii echipei își pot identifica literalmente sarcinile dintr-o privire.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că diagramele Gantt suntun instrument excelent de prezentare care este capabil să demonstreze prioritățile cheie ale proiectului. Adică, de îndată ce liderii alocă și distribuie fiecare dintre resursele disponibile, echipa învață instantaneu despre asta și urmează instrucțiunile ulterioare. Această caracteristică a diagramei Gantt este extrem de utilă pentru managerii superiori - folosind-o, este mult mai ușor să pregătiți un raport detaliat și încăpător despre starea diferitelor proiecte.

Cu toate acestea, ca orice altă metodă de planificare, diagrama Gantt are dezavantajele sale. Una dintre ele este dependența de sarcini. Destul de des, în procesul de prezentare a proiectelor, managerii trebuie să arate care dintre aceste sarcini sunt legate între ele. Dar, din păcate, formatul diagramei în sine nu permite acest lucru. Pentru a ocoli această limitare, managerii recurg la diverse trucuri: de exemplu, adaugă linii verticale speciale în diagramă care demonstrează dependențele cheie. Cu toate acestea, aceasta este doar o soluție temporară, care nu poate transmite informațiile în întregime.

Un alt dezavantaj al diagramelor Gantt este inflexibilitatea lor. În zilele noastre, proiectele nu sunt statice - ele suferă în mod constant unele schimbări, schimbări, de care pur și simplu este imposibil să le iei în considerare în diagramă. Înainte de a începe să construiască un grafic, managerii trebuie să calculeze totul până la cel mai mic detaliu, deoarece la cea mai mică modificare a estimării, întreaga diagramă trebuie redesenată de la zero. Și asta nu mai vorbim de faptul că ai putea ilustra mai multe moduri diferite de planificare simultanlipsește și el.

Indiferent de ce ai nevoie de o diagramă Gantt, un program (chiar cel mai „avansat”) nu va putea afișa semnificația și intensitatea resurselor anumitor lucrări, esența lor. Prin urmare, este rar folosit pentru proiecte deosebit de mari.

Cu toate acestea, este imposibil să negați că această metodă este extrem de comună în practica managementului de proiect - de mai bine de un secol de utilizare, oamenii au avut ocazia să-i verifice eficiența și eficiența ridicată.