Exemple de rapoarte de progres. Cum se scrie un raport

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Nu există un astfel de lider care cel puțin o dată pe an să nu solicite subordonaților săi să raporteze despre ceea ce s-a făcut. Și problema este că, în cazul angajării de rutină, elaborarea unui astfel de document pare a fi o sarcină destul de dificilă. Și din anumite motive ne este jenă să cerem exemple de rapoarte despre munca depusă de la autorități. Dacă decide că nu corespundem cu funcția pe care o ocupăm?

Cine are nevoie

Această întrebare este adresată de interpretul care a primit sarcina de raportat. Cel mai adesea, angajații firmelor se simt aproape jigniți de astfel de cerințe. Dar totul are un sens.

În primul rând, raportul despre munca depusă este nevoie de interpretul însuși. Nu o atitudine formală, ci o atitudine interesată față de acest proces vă va permite să găsiți blocaje și puncte slabe în calificările dvs. Deci, sunt determinate direcțiile în care este posibil (și necesar) să se dezvolte. La urma urmei, toți învățăm din greșelile noastre.

În al doilea rând, liderul are nevoie de el. Raportul asupra muncii depuse vă permite să evaluați în mod obiectiv calitatea șiviteza de rezolvare a sarcinilor. Datorită acestui document, multe întrebări vor dispărea - de la cel mai primitiv „ce faci tot timpul” la complexul „de ce ar trebui să-ți schimb computerul cu unul mai modern”. Deoarece raportul va indica faptul că este nevoie de mult timp pentru a salva modificările aduse documentului. Și nu depinde de interpret - echipamentele de birou învechite nu pot funcționa mai repede. De fapt, acesta este motivul pentru care se pare că angajatul bea ceai tot timpul - doar așteaptă finalizarea operației.

Și întrebarea: „De ce trebuie să scriu un raport despre munca depusă pentru luna?” în sine este incorectă. Pentru că acumularea de informații statistice și completarea bazelor de date are sens pentru strategi, și nu pentru angajații operaționali. Este mai ușor pentru ei să rezolve o problemă decât să vorbească despre metode de rezolvare.

Ce să scriu

Exemple de rapoarte de progres arată că trebuie să scrieți în detaliu. Orice pare a fi un lucru mic sau un gest mic poate fi un element cheie în îndeplinirea unor funcții specifice. Dar înțelegerea acestui lucru va veni numai după studierea mai multor rapoarte scrise.

Dacă munca este de natură de rutină, de exemplu, reconcilierea documentelor și identificarea neconcordanțelor, atunci are sens să se elaboreze un formular tabelar. În acest caz, din nou, la început tabelul ar trebui să fie foarte detaliat și să conțină multe coloane; în timp, necesitatea unor coloane va dispărea, iar forma raportului va căpăta un aspect normal (citit - rezonabil).

Bîntr-o serie de cazuri, atunci când se întocmește un raport cu privire la munca depusă (profesorii, de exemplu), este imposibil să se abordeze formal problema introspecției. Într-adevăr, pe lângă încărcătura educațională și metodologică planificată și studiul materialului necesar, școala este angajată și în activități educaționale. Acest lucru necesită o abordare specială a pregătirii documentului: este necesar să se înțeleagă motivele rămânerii în urmă a unui număr de elevi, să se găsească modalități de a-i interesa pe copii în materia lor. Și, în același timp, nu ar trebui să uităm de școlari de succes (și chiar dotați).

Raportați obiective

Pentru o compilare corectă și costuri minime de timp, este necesar de la bun început să se decidă în ce scop și de ce este redactat un raport cu privire la munca depusă pe anul. Să numim cele mai populare:

- justificarea beneficiului real al unei anumite poziții în organizație;

- confirmarea calificărilor unui angajat;

- demonstrarea muncii eficiente către conducere;

- primirea de finanțare pentru următoarea perioadă de raportare;

- obținerea consimțământului pentru dezvoltarea unei direcții (idei);

- justificarea cheltuirii resurselor și finanțelor alocate etc.

Formularea binecunoscută - formularea corectă a problemei oferă 50% din soluție - funcționează și în acest caz. Cu cât înțelegem mai bine de ce este nevoie de un raport, cu atât ne este mai ușor să-l scriem. Până la faptul că documentul „pentru spectacol” nu necesită deloc o abordare creativă din partea noastră. Și consumatoare de timp.

Structura documentului

Dacă compania nu areformularul de raportare dezvoltat, apoi trebuie să îl dezvoltați singur. Cunoscând scopul documentului, este necesar să ne gândim la structura acestuia. Exemple de rapoarte de progres sugerează că este nevoie de o schiță clară și simplă.

La început, scopul și logica prezentării informațiilor ar trebui explicate. Explicați ordinea prezentării și faceți un cuprins. Pentru tabel, este necesar să dați explicații scurte de ce a fost aleasă o astfel de formă.

În secțiuni și subsecțiuni, ar trebui, de asemenea, să adere la unitatea prezentării. Deci documentul va fi mai ușor de înțeles, ca urmare, este mai ușor de perceput. Într-un raport pentru o perioadă lungă de timp, ilustrațiile sub formă de diagrame și grafice sunt destul de potrivite, ceea ce va facilita percepția. Dar aici trebuie să respectați regula „media de aur”: textul solid, precum și materialele exclusiv vizuale, obosesc foarte repede.

Styling

Pentru un angajat obișnuit, poate cel mai dificil lucru de scris este terminologia și formularea. Un raport bombastic va părea nefiresc și va provoca o reacție negativă din partea conducerii. Formularea prea simplă (25 de documente xeroxizate, de exemplu) va respinge și cititorul.

Dar șabloanele ar trebui evitate. Singura excepție este documentul pe care nimeni nu îl va citi vreodată. Întâmpinăm uneori astfel de probleme, dar în acest articol ne interesează rapoartele reale (nu pro forma).

În orice caz, nu ar trebui să vorbiți doar despre realizări. Pentru a le evidențiaeste necesar să vorbim despre dificultăţile care trebuiau întâmpinate în cursul muncii. Printre altele, analiza complexității este aliment de gândire despre optimizarea muncii pentru directori. Exemple de rapoarte de progres indică faptul că nu ar trebui să folosiți expresii vagi precum „stare nesatisfăcătoare”, „dificultăți întâmpinate”, etc. Este mai bine să numiți totul cu numele propriu: „fotocopiator spart”, „lipsa accesului la internet”, „lipsa sau primirea în timp util a informațiilor de la departamentul asociat. Toate acestea ne permit să evaluăm în mod adecvat și obiectiv situația actuală din companie.

Evaluarea rezultatelor

Fiecare rezultat trebuie să fie susținut cu numere. O astfel de concretizare oferă o înțelegere a dinamicii dezvoltării.

În plus, este necesar să se stabilească criteriile de evaluare a rezultatelor. Va fi perioada anterioară de raportare (dacă este un raport trimestrial, de exemplu) sau, dimpotrivă, procentul de realizare a obiectivelor stabilite, rămâne la latitudinea autorului documentului.

În general, indicatorii indirecți pot spune multe despre procesul de rezolvare a sarcinilor. Există, de asemenea, o mulțime de informații aici pentru analize suplimentare. De la determinarea costurilor cu forța de muncă până la înțelegerea corectitudinii stabilirii obiectivelor.

De la problemă la soluție

Majoritatea rapoartelor sunt scrise progres cu progres. Un document care arată clar relația problemă-soluție este mai avantajos. Cititorul înțelege imediat ce metode și tehnici (dacă este necesar)executantul a profitat de finalizarea la timp și de în altă calitate a sarcinii.

Lanțul și mai detaliat „o problemă specifică – cauzele ei – stabilirea obiectivelor – o soluție” sugerează imediat necesitatea prezentării unui raport zilnic sub formă de tabel. Mai mult decât atât, numele graficelor sunt deja cunoscute. Informațiile prezentate în acest fel sunt ușor de citit și analizat.

Prezentarea indicatorilor cantitativi

În cazurile în care raportul constă în principal din date numerice, forma tabelară poate fi foarte greu de înțeles. Un flux continuu de numere obosește literalmente cititorul după câteva minute. Un alt lucru - diagrame și grafice colorate. Sunt clare, ușor de înțeles, ușor de citit.

Fiecare diagramă trebuie comentată. În plus, este necesar să se indice modul în care diferitele grafice sunt interconectate; explicarea relațiilor cauză-efect va facilita și mai mult analiza raportului.

Dacă resursele materiale au fost cheltuite în timpul lucrului, nu ar trebui să le enumerați pe toate. În schimb, beneficiile dobândite ar trebui să fie enumerate. O expresie uscată: „Echipament de birou achiziționat” va suna complet diferit dacă scrieți: „Au fost create 2 locuri de muncă, ceea ce a făcut posibilă creșterea producției departamentului.”

Cum se emite un document

În ciuda faptului că nu există o formă unică de compilare, se poate întocmi un raport cu privire la munca depusă în conformitate cu GOST, care definește principalelecriterii științifice. Acesta precizează cerințele pentru formatare, tipul și dimensiunea fontului etc.

În ceea ce privește lizibilitatea documentului, iată câteva sfaturi:

- încercați să nu aveți mai mult de 5 propoziții într-un paragraf;

- indicatorii cheie pot fi evidențiați cu font sau culoare;

- sparge textul astfel încât tabelul sau graficul să nu ocupe întreaga pagină; asigurați-vă că lăsați spațiu pentru comentarii despre ele;

- scrie un rezumat clar și concis al raportului.

Aceste sfaturi vor ajuta la ușurarea percepției raportului dvs., ceea ce înseamnă că inițial vor configura cititorul pentru o atitudine loială față de autorul documentului. Imaginează-ți că tu ești șeful. Și faceți raportul într-un mod care ar fi util și interesant de citit.