Corespondență de ieșire: jurnale de înregistrare, contabilitate, mostre, reguli de completare

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

În orice sferă a economiei naționale, există o documentație care include multe funcții. Printre acestea, contabilizarea corespondenței de intrare și de ieșire este una dintre cele principale. Nu există o singură întreprindere care să funcționeze izolat de alte organizații. Comunicarea și cooperarea cu clienții, furnizorii, instituțiile financiare și alte instituții sunt obligatorii. Prin urmare, procesul de producție nu poate face fără corespondență. Cine se ocupă de înregistrarea scrisorilor primite și trimise? Cum să le contabilizezi corect? Cine are nevoie și de ce? Vom lua în considerare aceste probleme în articol.

Categorii de corespondență. Caracteristici ale documentației trimise

Există o mulțime de forme și tipuri de documente, dar toate se încadrează în doar două categorii principale:

• Trimitere (e-mail de ieșire).
• Primit (e-mail primit).

Să ne uităm la semnificația fiecărei categorii.

Corespondența, numită expediată, poate fi trimisă următorilor destinatari:

• Autorități superioare.
• Subordonațiorganizații.
• Întreprinderi partenere.
• Departamente, ateliere și alte divizii structurale ale întreprinderii.

Ce documente sunt trimise autorităților superioare?

Practic fiecare întreprindere este subordonată oricăror organizații (raionale, departamentale, regionale, precum și ministerelor). Corespondența trimisă către aceste instituții poate fi rapoarte, rapoarte, planuri pentru lună, trimestru, an, răspunsuri la solicitări. De regulă, se eliberează pe formulare standard aprobate sau pe foi obișnuite cu sigla companiei.

Documente pentru organizațiile downline

Nu toate, dar multe întreprinderi cooperează cu organizații care le sunt subordonate. Pot fi organisme executive, sucursale, firme mici și altele. Corespondența trimisă de acesta poate fi directive, ordine, înștiințări, regulamente, instrucțiuni, materiale de instruire. Se eliberează și pe antet sau foi obișnuite cu sigla companiei. În plus, instrucțiunile și materialele de instruire pot lua forma unor broșuri și manuale, dar trebuie să fie însoțite de instrucțiuni pe formulare standard sau scrisori de intenție cu sigilii și semnături. Dacă nu există, atunci manualele și broșurile în sine trebuie să aibă sigiliul întreprinderii expeditoare și semnăturile persoanelor responsabile.

Documentație pentru firmele partenere

De regulă, în acest caz vorbim despre furnizori, distribuitori și clienți. Corespondența pe care o trimite este ordine, înștiințăriprimirea de bunuri, reclamații, broșuri publicitare, notificări despre modificări ale oricăror termeni ai unui acord sau contract, propuneri de afaceri.

De remarcat că materialele publicitare, listele de prețuri, felicitările, invitațiile, de exemplu, la o prezentare nu trebuie înregistrate.

Documentare în cadrul aceleiași organizații

Acest tip de corespondență de ieșire are loc la întreprinderile în care există 2 sau mai multe departamente, ateliere, divizii. În astfel de cazuri, conducerea emite ordine, rezoluții, îndrumări, instrucțiuni și documente similare, care sunt transmise departamentelor și atelierelor. Apoi, pentru manageri și administrație, o astfel de corespondență va fi trimisă, iar pentru un atelier sau departament - primită.

Reguli de proiectare a jurnalului

Indiferent de locul în care este trimis documentul, acesta trebuie luat în considerare. Pentru a face acest lucru, există jurnale pentru înregistrarea corespondenței de ieșire. Într-o perioadă în care computerele și internetul nu existau, astfel de jurnale erau ținute de mână. Ar putea fi arbitrare. S-ar putea folosi un caiet comun, un carnet de contabilitate, un blocnotes. Cel mai important, revista trebuia să aibă foi cusute pentru a nu putea fi rupte. În plus, trebuiau numerotate. Pagina de titlu a revistei indica data la care a început. Anterior, era necesar să se cuseze paginile cu fire, să le sigileze capetele cu o foaie de hârtie, pe care era necesar să se pună sigiliul și semnătura persoanei responsabile. Tot pe această foaie era notat numărul total de pagini numerotate. Nu au fost permise corecții.

Acum cusătura revistei cu fire este salvată cândînregistrarea unor documente deosebit de importante cu valoare financiară sau juridică.

Paginile din revistă sunt numerotate în majoritatea afacerilor.

Când se completează ultimul rând al jurnalului, se notează data încheierii acestuia. Se păstrează de la 3 la 5 ani. Depinde de tipul de corespondență înregistrată în ea. Ordinele judecătorești, conturile financiare, contractele pe termen lung și altele asemenea sunt considerate deosebit de importante. Puteți elimina jurnalul numai dacă fiecare dintre documentele înregistrate în acesta și-a pierdut puterea juridică.

Ajutor computer

În această era a tehnologiei informatice, este dificil să găsești un funcționar care să urmărească manual jurnalul corespondenței primite și trimise. Acum există un anumit program care vă permite să imprimați formulare sau să păstrați înregistrări pe un computer. Pentru a-l folosi, trebuie să aveți:

• Computer cu MS Office, programe MS Excel.
• Imprimantă.
• Scaner.
• E-mail de pe computer.
• O ștampilă ca aceasta: „Intrare. Nr. _, "_" _20_" Poate fi introdus manual sau achiziționat gata făcut.

În continuare, trebuie să intrați în program, să descărcați formularul necesar și să începeți să lucrați cu el. Puteți imprima formularul, puteți face o mulțime de fotocopii, le puteți coase. Veți primi un jurnal în care va trebui să notați manual. Nu puteți imprima, înregistrați-vă direct pe computer. De regulă, așa sunt păstrate documentele pentru care nu trebuie să semnați.

De câte reviste ai nevoie?

Mai desîn total, întreprinderile mențin un jurnal de corespondență de ieșire. Cu toate acestea, unele organizații cu mulți parteneri și alți destinatari pot avea mai multe dintre aceste reviste, cum ar fi:

• Pentru înregistrarea corespondenței trimise către terți și pentru documente din cadrul întreprinderii.
• Pentru scrisorile trimise companiilor interne și străine.
• Pentru documente destinate anumitor organizații (de exemplu, biroul central, minister și așa mai departe) și tuturor celorlalți. Acest lucru se face pentru confortul gestionării documentelor, dar orice jurnal este întocmit conform unui singur standard.

În plus, unele organizații au jurnale separate pentru fiecare tip de documentație. De exemplu, pentru a înregistra comenzi de ieșire, comenzi contabile, notificări, manuale, plângeri ale clienților, protocoale și așa mai departe. Pentru a contabiliza astfel de documente, pot fi folosite formulare cu alte coloane.

Cum să păstrați înregistrările din jurnal

Trebuie spus că formele formularelor sunt aproximativ aceleași pentru a contabiliza toate tipurile de corespondență de ieșire. Un exemplu care arată cum ar trebui să arate designul este oferit în articolul nostru.

În partea de sus a fiecărei pagini există un „antet” cu coloane:

• Numărul de serie al intrării, a fost de asemenea atașat pe document.
• Data plecării.
• Titlul documentului (de exemplu, „Raport de progres”).
• Rezumat (literal câteva propoziții, puteți nota și numărul documentului).
• Numele instituției unde este trimisă corespondența.
• Semnătura solicitantului de înregistrare responsabil.
• Metoda de plecare (obișnuită sau e-mail, fax). Acest articol a fost adăugat odată cu apariția noilor tehnologii. Anterior, nu era în jurnalele de corespondență.
• Dacă se trimite un răspuns la o solicitare sau un raport de execuție, jurnalul trebuie să indice numărul documentului pe baza căruia a fost creată scrisoarea trimisă. De asemenea, este necesar să se indice datele despre executant (nume, poziție).
• Număr de copii. Uneori, o coloană este alocată separat, în care este indicat numărul de pagini dintr-o copie.
• Notă. Informațiile care nu sunt incluse în coloanele anterioare sunt indicate aici.

Dacă documentul de ieșire nu este un răspuns la o solicitare sau un raport, în coloanele privind execuția și persoana responsabilă se pun liniuțe.

În vremea noastră, conținutul și completarea jurnalului de corespondență trimisă nu s-au schimbat. Exemplu afișat mai sus.

E-mail primit

Scrisorile și documentele pot fi primite de întreprindere din următoarele surse:

1. Autorități superioare.
2. Subordonate.
3. Firme partenere.
4. Alte instituții care nu sunt enumerate mai sus (poliție, bănci, instanțe, cetățeni etc.).
5. În cadrul unei întreprinderi, corespondența primită poate veni de la administrație sau o altă unitate structurală, de exemplu, de la departamentul de contabilitate.

Deasupra noastrăluate în considerare ce lucrări pot constitui corespondență din partea organizațiilor indicate în primele trei paragrafe.

Documentele de la alte instituții pot fi o citație pentru un angajat, un mandat de executare, o decizie judecătorească, un proces, o plângere sau o declarație a unei persoane private și așa mai departe.

Hârtiile care reprezintă fluxul de lucru în cadrul întreprinderii pot fi foarte diferite: ordine de management, comenzi, instrucțiuni, reglementări, standarde, reglementări de siguranță, notificări și așa mai departe.

Lucrul cu documentele primite

Este necesar să se păstreze înregistrări nu numai a corespondenței de ieșire, ci și a celor primite. Jurnalul, unde sunt înregistrate scrisorile primite de întreprindere, se întocmește după aceleași reguli ca și pentru documentele trimise.

Diferența este în „capacul” de pe formulare. Ar trebui să conțină următoarele coloane:

• Număr ordinal. Este, de asemenea, atașat pe document.
• Data primirii.
• Organizația care a trimis documentul.
• Cum a fost primit (prin fax, e-mail sau poștă obișnuită).
• Numele documentului.
• Număr de copii.
• Unde a fost trimis documentul (nume atelier, departament sau folder).

O mostră dintr-una dintre formele jurnalului de corespondență primită este prezentată mai jos.

Dacă documentul primit este un ordin sau o instrucțiune metodologică a conducerii primită de atelier (departament) pentru execuție, jurnalul de înregistrare trebuie să indice cine este persoana responsabilă și, de asemenea, să se aplicenota de spectacol, data și semnătura artistului.

Cine ține evidențele?

Orice persoană responsabilă desemnată de șeful poate înregistra corespondența de intrare și de ieșire. În acest caz, acest tip de activitate de muncă trebuie inclus în fișa postului sau aprobat prin ordin al conducătorului întreprinderii. De regulă, munca de birou în organizații este gestionată de un secretar. În plus, un angajat al biroului sau un administrator (în companiile mici) poate efectua înregistrarea corespondenței. În unele organizații, corespondența este gestionată de doi angajați - compilator și secretar.

Magazinele și departamentele țin, de asemenea, evidența documentației de intrare și de ieșire. Aceasta este realizată de un angajat care este însărcinat cu acest tip de activitate din ordinul conducerii.

Cum ar trebui să înregistrez corect documentația primită?

Înregistrarea corespondenței primite și trimise nu este o sarcină dificilă, ci una responsabilă. Toate documentele primite de întreprindere sunt supuse contabilității. Dacă provin de la organizații, trebuie să fie ștampilate și semnate de șef. Uneori este necesară și semnătura persoanelor responsabile, de exemplu, contabilul șef, dacă aceasta este o factură emisă către întreprindere. Scrisorile de la persoane, cum ar fi explicații sau revendicări, pot purta doar semnătura persoanei care a întocmit acest document.

În majoritatea întreprinderilor, toată corespondența primită trebuie revizuită de către manager pentru a fi la curent cu procesele de producție. Sedecide ce să facă cu documentele primite - să accepte spre executare, să familiarizeze persoanele implicate cu informațiile sau pur și simplu să depună hârtia într-un dosar. Prin urmare, secretarul, după ce a înregistrat corespondența primită în jurnal, o furnizează șefului. El pune un semn pe fiecare document către care departament ar trebui trimis.

Pe baza acestui „verdict”, secretarul din registrul corespondenței primite notează în coloana corespunzătoare „soarta” ulterioară a fiecărei scrisori. De exemplu, o nouă reglementare privind calcularea primei poate fi trimisă departamentului de contabilitate, ghiduri de siguranță către departamentul tehnic și o cerere de la cetățeanul Ivanov către departamentul de control al calității produselor. Aceasta completează munca secretarului cu documentația primită.

Cum țin evidența e-mailurilor trimise?

Mai sus, am examinat ce lucrări pot avea legătură cu acest tip de documentație. În unele organizații, solicitările individuale trebuie să primească răspuns de către un secretar asistent sau un compilator. Conform GOST R 6.30-2003.12, un astfel de document este întocmit pe un formular special sau pe o foaie goală cu sigla companiei. Orice scrisoare de afaceri trimisă unei organizații sau unei persoane trebuie să fie ștampilată și semnată de manager. De regulă, secretarul trebuie să facă o fotocopie a documentului, care trebuie depusă în dosarul corect.

Corespondența trimisă este înregistrată în jurnalul corespunzător. Secretarul trebuie să verifice dacă toate sigiliile și semnăturile necesare, detaliile companiei sale șiorganizatia pentru care s-a intocmit documentul, sa se puna pe acesta numarul corespunzator celui sub care se inscrie in jurnal, data plecarii, denumirea dosarului in care se depune copia. Dacă corespondența trimisă este un răspuns la o scrisoare primită, trebuie să menționați și numărul sub care a fost înregistrată. Documentele trebuie trimise în ziua indicată în jurnalul de înregistrare.

De ce avem nevoie de contabilitatea corespondenței?

Unii oameni care sunt departe de producție cred că înregistrarea scrupuloasă a corespondenței de intrare și de ieșire este o muncă suplimentară, așa-numita documentație. De fapt, contabilitatea corespondenței îndeplinește următoarele funcții:

• Organizează fluxul de lucru.
• Asigură un răspuns în timp util la semnalele de intrare.
• Raționalizează schimbul de informații în cadrul producției.
• Garantează participarea efectivă a companiei la viața economică străină.
• Vă ajută să găsiți rapid documentul de care aveți nevoie.

Importanța acestei lucrări este evidentă, așa că trebuie să abordați responsabilizarea implementării acesteia.