Determinarea necesarului de personal: conceptul, metodele de planificare și modalitățile de acoperire a acestuia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Una dintre cele mai valoroase resurse ale oricărei companii este personalul acesteia. Cu toate acestea, este destul de scump. Prin urmare, este extrem de important să determinați numărul de angajați în care puteți obține efectul economic maxim la cel mai mic cost. Pentru aceasta, se folosesc metode și abordări speciale. Determinarea necesarului de personal este una dintre sarcinile prioritare ale managementului. Cum se realizează acest proces va fi discutat mai târziu.

Tipuri de nevoi de muncă

Procesul de determinare a nevoii de personal este un sistem de măsuri cuprinzătoare încorporate. Sarcina sa este de a atinge obiective specifice procesului de producție. Aceasta este o procedură destul de complicată, deoarece este necesar să se determine nu numai numărul de angajați care vor efectua ceea ce este necesarsarcini, dar și pentru a crea cel mai eficient sistem de producție. Prin urmare, personalul este selectat și în funcție de calificările și experiența lor. Instruirea este oferită după cum este necesar.

Într-o organizație, planificarea trebuie să acopere mai multe domenii diferite de dezvoltare. În acest caz, procesul de planificare în domeniul resurselor de muncă va fi cât mai eficient posibil.

Există abordări și metode diferite pentru a determina nevoile de personal. Cel mai adesea ele sunt împărțite în 2 tipuri principale:

• Promițător. Această abordare este numită și strategică. Este legat de viitorul organizației. Nevoia de personal în acest caz este determinată în conformitate cu cursul ales al organizației. Totodată, pe termen lung, se calculează nu doar numărul de resurse de muncă, ci și nivelul de calificare al angajaților.
• Situațional. O astfel de planificare permite asigurarea producției cu cantitatea necesară de resurse pe termen scurt. Prin această abordare, se acordă atenție fluctuației personalului, precum și indicatorilor numărului de concedii, concedii medicale, concedii de maternitate și de lungă durată, reduceri și așa mai departe.

Procedura de planificare se desfășoară continuu la diferite perioade de timp. Deci, o procedură similară ar putea fi:

• Pe termen scurt - până la 12 luni.
• Pe termen mediu - de la 1 an la 5 ani.
• Pe termen lung - mai mult de 5 ani.

De asemenea, managerii cu experiență determină nevoile calitative și cantitative ale personalului. ÎnÎn al doilea caz, puteți seta numărul exact de angajați ai companiei. Într-o evaluare calitativă se determină nevoia de personal cu o anumită calificare.

Nevoie cantitativă

Definiția nevoilor de personal calitative și cantitative sunt semnificativ diferite. Planificarea merge în ambele sensuri. La determinarea indicatorilor cantitativi, se alege o metodă prin care se poate calcula numărul optim de angajați din stat. Determinarea acestei valori se realizează într-un anumit interval de timp.

Determinarea necesarului cantitativ de personal se face cu ajutorul mai multor indicatori de bază:

• Număr obișnuit de angajați. Acesta este numărul de angajați de pe listă pentru o anumită dată. Aceasta ia în considerare numărul de angajați care au plecat și au sosit în ziua analizei.
• Număr atașament. Numărul de angajați care se află în statul companiei și care trebuie să vină la muncă în acea zi pentru a-și îndeplini atribuțiile de serviciu. Dacă găsim diferența dintre numărul mediu și numărul de prezență, obținem un indicator al timpului de nefuncționare al zilei din cauza vacanței, călătoriei de afaceri, îmbolnăvirii angajaților.
• Numărul mediu de angajați. Acest indicator este utilizat pentru a urmări numărul de angajați pentru o anumită perioadă. Este utilizat în timpul calculării salariului mediu, productivității muncii, ratelor de rotație, rotației personalului etc. Dacă trebuie să găsiți numărul mediu deangajați pentru o lună sau o altă perioadă, se adună efectivul pentru fiecare zi, împărțit la numărul de zile. Aceasta include weekend-uri și sărbători. Dacă trebuie să determinați media pentru anul, însumați numărul mediu de angajați pentru fiecare lună. Rezultatul este împărțit la 12.

Pentru a determina indicatorii prezentați, producția înregistrează statul de plată și prezența. Totodată, sursa de informare o constituie comenzile de angajare și concediere dintr-o funcție, de transfer, înlocuire, absență temporară a unui salariat din motive întemeiate etc.

Pentru a calcula numărul de angajați la o anumită dată, sunt utilizate diferite metode pentru a determina nevoia de personal:

1. Metoda intensității travaliului. Presupune utilizarea informațiilor despre timpul procesului de lucru.
2. Metode de calcul. Utilizați date despre tarifele de servicii, locurile de muncă, numerele și capacitatea de gestionare.
3. Metode stocastice. Vă permite să determinați caracteristicile numerice utilizând analiza de corelație sau regresie.
4. Metoda estimărilor experților. Implica calcule simple sau extinse (single, multiple).

Indicatori de calitate

Determinarea necesarului calitativ de personal se caracterizează prin dificultăți semnificative. Analistul trebuie să determine în cursul unui astfel de studiu nu numai numărul de personal, ci și gradul de profesionalism, calificările lucrătorilor de care are nevoie organizația.

Dificultatea constă în faptul că în momentul de față nu există un sistem unic de determinare a calității muncii, a potențialului angajaților. Există doar o listă de bază de caracteristici și calități care determină gradul de calificare, aptitudinile unui angajat:

• Economic. Acestea determină complexitatea muncii pe care o desfășoară angajatul, calificările sale, condițiile de muncă, vechimea în muncă și apartenența la industrie.
• Personal. Prezența anumitor abilități, disciplină, eficiență, îndeplinirea conștiincioasă a sarcinilor lor, creativitate și creativitate.
• Organizațional și tehnic. Echipamentul tehnic al muncii, atractivitatea acesteia, nivelul de organizare a tehnologiei de producție, raționalizarea.
• Socio-cultural. Activitate socială, colectivism, dezvoltare morală și culturală generală.

Determinarea necesarului de personal al organizației din motive calitative se bazează pe următoarele date:

• Structură organizațională.
• Diviziunea angajaților pe nivel de calificare profesională (indicată în documentația de producție și tehnică).
• Cerințe pentru locuri de muncă.
• Angajarea diviziilor structurale ale companiei.
• Regulamente ale proceselor organizatorice și manageriale.

Pentru fiecare caracteristică de calitate, este determinată necesitatea numărului de personal. Numărul total de angajați necesar pentru buna funcționare a organizației este determinat prin însumarea rezultatelorpentru fiecare criteriu. Pentru aceasta se elaborează următoarele documente organizatorice:

• Obiective de sistem pe baza cărora se construiește structura organizatorică a companiei.
• Structura organizatorica generala a intreprinderii si diviziile acesteia.
• Personal.
• Descrierea postului. De asemenea, sunt utilizate în calculul intensității muncii a funcțiilor personalului principal și de conducere.

Factori care afectează nevoia de resurse de muncă

Există anumiți factori care influențează procesele de planificare a forței de muncă și cerințele de personal.

Ele pot fi directe sau indirecte, interne sau externe. Următorii factori au cea mai mare influență:

• Condițiile pieței muncii. Ele sunt definite de mai multe caracteristici. Condițiile includ situația demografică, șomajul, calitatea educației, oferta și cererea de muncă în diverse sectoare, implicarea serviciului de ocupare a forței de muncă în procesele de formare a specialiștilor.
• Inovații tehnologice. Progresul activ în lumea modernă duce la simplificarea muncii umane, schimbă conținutul acestuia. Acest lucru necesită recalificarea în timp util a specialiștilor calificați.
• Modificări în domeniul legislației. Acest factor este greu de prezis. Aceasta se referă la legislația în domeniul protecției muncii și ocupării forței de muncă.
• Abordarea de recrutare a concurenților. Organizația trebuie să monitorizeze și să studieze în mod constant metodele și abordările de lucru cu personalulcompetitorilor. Pe baza acestor informații, politica proprie de personal a organizației este în curs de ajustare.
• Obiective ale companiei. Acestea pot fi pe termen scurt sau lung și urmează o strategie comună.
• Finanțare. Fiecare organizație are anumite capacități financiare. Pe baza acestui fapt, este selectată și politica de personal a organizației.
• Potențial de personal. Aceasta este baza pentru succesul implementării planului de marketing. Dacă departamentul de personal al întreprinderii poate lua în considerare zona de dezvoltare, capacitățile personalului, acest lucru vă permite să închideți la timp posturile vacante.

Etape ale muncii

Există câțiva pași de bază în determinarea nevoilor de personal. Cel mai adesea, trei procese mari ies în evidență în cursul efectuării unei sarcini similare.

În prima etapă, compania își analizează propriile resurse. Acest lucru este necesar pentru a determina dacă este posibil în viitor să satisfacă singuri astfel de nevoi. În acest caz, indicatorii importanți sunt profitul, cifra de afaceri a companiei. Trebuie să aibă suficiente resurse pentru a-și plăti angajații.

În continuare, la a doua etapă, se realizează o analiză a necesarului de personal în perioada trecută. Se face concluzia despre oportunitatea și eficiența utilizării resurselor de muncă. Analistul identifică punctele slabe în acest proces. Se elaborează un plan pe termen lung care vă permite să eliminați complet sau să minimizați impactul negativ al factorilor de descurajare.

La a treia etapă, este acceptatdecizie asupra acțiunilor specifice în domeniul politicii de personal în momentul de față. Aceasta ia în considerare scopurile și obiectivele generale ale organizației. Se iau decizii cu privire la menținerea și reducerea anumitor angajați. După analiza determinării necesarului de personal se pot lua mai multe decizii:

• reducere de personal;
• atragerea de personal din exterior;
• formarea și recalificarea personalului.

În plus, acțiunile enumerate pot fi efectuate simultan. Depinde de situația care s-a dezvoltat în organizație.

Metode pentru determinarea nevoii

Determinarea nevoilor de personal ale unei întreprinderi se realizează în conformitate cu anumite metode.

Există mai multe tehnici populare:

1. Fotografierea unei zile lucrătoare. Aceasta este o metodă eficientă, dar care consumă foarte mult timp. Un angajat are o serie de responsabilități. În timpul executării lor se înregistrează timpul. Această abordare vă permite să identificați acțiuni redundante. În unele cazuri, se ia o decizie cu privire la necesitatea muncii unui anumit angajat în procesul general de producție sau un post vacant ca atare. Poate fi necesar pentru cantități mici de muncă să combinați două unități de personal într-una singură.
2. Calcul conform standardelor de serviciu. Pentru fiecare angajat, anumiți indicatori de performanță sunt stabiliți pe baza unor standarde și reguli diferite. Având informații despre rata zilnică de producție, managerii pot calcula necesarul de personalo anumită perioadă de timp.
3. Evaluări experți. Aceasta este una dintre cele mai populare metode. Este folosit de diverse companii. Opinia managerilor este decisiva in determinarea necesarului de personal. Dar, în același timp, managerii trebuie să fie caracterizați de un nivel ridicat de pregătire și profesionalism. Este important să aveți o înțelegere clară a dezvoltării acestei industrii în viitor.
4. Extrapolare. Pe baza datelor actuale, se face o prognoză pe termen lung. Aceasta ia în considerare posibilele modificări. Aceasta poate fi o creștere a prețurilor, acțiunile planificate ale statului în această industrie, dezvoltarea acesteia în viitor etc. Această abordare este utilizată dacă condițiile interne și externe ale organizației sunt stabile. În țara noastră, poate fi folosit doar pentru planificarea pe termen scurt.
5. Crearea unui model de computer. Șefii de departamente transmit informații, pe baza cărora se construiește o prognoză computerizată a nevoilor organizației de forță de muncă pentru o anumită perspectivă. Aceasta este o metodă relativ nouă, așa că nu a avut timp să câștige o distribuție semnificativă. Necesită costuri financiare semnificative, precum și implicarea specialiștilor relevanți în muncă. Tehnica este mai potrivită pentru întreprinderile mari.

Formule de calcul

Determinarea necesarului de personal se realizează folosind calcule speciale.

Înainte de a alege o formulă, trebuie să determinați spre ce este mai înclinată compania în procesul de realizare a politicii de personal:

• Pentru a creștevolumul producției, care necesită implicarea unui personal suplimentar.
• Pentru a reduce cantitatea de producție, ceea ce duce la eliberarea resurselor de muncă.
• Volumul de producție nu este planificat să se schimbe. Necesarul de personal este determinat de mișcarea firească a personalului în caz de concediere, decret, vârstă de pensionare etc.

De aceea, în departamentele de planificare ale întreprinderilor are loc calculul și justificarea creșterii producției. Pentru a crește productivitatea, toți factorii sunt luați în considerare. Pentru a determina numărul planificat de angajați, aplicați formula:

Chpsp=ChbpI + OI, unde Nspp este numărul mediu de angajați planificat în perioada de planificare, Nbp este numărul de angajați în perioada trecută (de bază), I este indicele modificării volumului producției în viitor, OI este modificarea totală a numărului de angajați în perioada de bază.

Numărul mediu de angajați

Determinarea necesarului de personal se poate face folosind o altă formulă. Puteți determina numărul mediu de angajați după cum urmează:

Chss=ChyavKss, unde Nss este numărul mediu de angajați, Nyav este numărul de angajați necesari pentru a finaliza sarcina în timpul unei ture, Kss este coeficientul numărului mediu de angajați.

Metode de acoperire a nevoii

Când se stabilește nevoia de resurse de muncă, schițați modalități de acoperire:

• Extern. În acest caz, se acordă atenție absolvenților instituțiilor de învățământ de specialitate, centrelor de recalificare a personalului, precum și propuneriloragenții de recrutare, piață a muncii deschisă.
• Domestic. Personalul companiei este supus unei recalificări, își îmbunătățește abilitățile. În acest scop, se realizează dezvoltarea profesională pentru posibilitatea de dezvoltare a carierei. Această abordare reduce fluctuația personalului.

Numărul de personal de asistență

Determinarea necesarului de personal auxiliar se realizeaza si dupa o formula simpla:

Chsvr=KrmRSKss, unde Nvvr este numărul de angajați de asistență listați, Krm este numărul de locuri de muncă pentru angajații de asistență, RS este numărul de ture de lucru într-o zi.