Plătirea indemnizațiilor de călătorie: ce trebuie să știți despre asta?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Achitarea cheltuielilor de deplasare nu este doar o oportunitate de a călători pe cheltuiala companiei, ci și o responsabilitate care impune o serie de restricții asupra libertății de mișcare din partea angajatului. Unii cred că deplasarea gratuită și un minim de muncă este ceva pentru care să lupți atunci când un angajator atribuie responsabilitatea pentru sarcini în afara orașului sau a țării. Ce tare: te poți relaxa și te poți plictisi puțin la conferințe. Cu toate acestea, nu totul este așa cum părea la prima vedere.

Ce poate fi considerat o călătorie de afaceri?

Conform articolului 167 din Codul Muncii al Federației Ruse, o călătorie de afaceri este o călătorie pentru o anumită perioadă pe cheltuiala angajatorului pentru a îndeplini sarcini oficiale în afara „zidurilor” biroului. O condiție prealabilă este trecerea graniței țării, adică călătoria în alt oraș nu este o călătorie de afaceri. În acest caz, zilele de plecare și de sosire sunt luate în considerare ca fiind obligatorii pentru includerea în această perioadă de călătorie. Angajatul rămâne cubirou, dar programul de lucru în afara țării nu este stabilit de compania expeditoare.

De asemenea, este permis să se considere ca o călătorie de afaceri în cazuri excepționale acele călătorii care necesită o călătorie într-un oraș învecinat. Această regulă se aplică acelor posturi care nu implică nevoi constante de trecere a frontierei, de exemplu, un șofer de taxi. El poate călători în afara orașului în fiecare zi, dar timpul petrecut pe drum acolo nu este considerat o călătorie de afaceri. Situația este diferită cu funcționarii care ocupă locuri de muncă în birouri, iar uneori au nevoie să călătorească în alt oraș pentru a-și îmbunătăți abilitățile și a urma cursuri. Toate cheltuielile sunt suportate de angajator, aceasta fiind de competența acestuia, iar dreptul angajatului de a refuza testarea și studiul este păstrat.

Diferențe suplimentare de călătorie

Călătorind în străinătate implică unele excepții de la reguli. Ele sunt legate în principal de timp și costuri de timp. Să presupunem că un angajat este trimis în altă țară, unde trebuie să stea o săptămână pentru a avea timp să viziteze o expoziție sau să se familiarizeze cu noile produse ale unui furnizor. Zborul este întârziat, iar angajatul este obligat să rămână în altă țară cu banii săi:

• Plătiți pentru o cameră de hotel.
• Mâncați.
• Folosiți transportul în țară/oraș.
• Aveți rechizitele necesare pentru îngrijire și igienă.

Toate cheltuielile trebuie susținute prin cecuri și chitanțe, pentru ca ulterior, după revenirea la muncă, să se întărească suportul material pentrurestituire. Dacă vorbim de o călătorie în alt oraș, atunci indemnizația de călătorie se plătește doar parțial - transport și mâncare.

Pentru ce anume plătește firma?

Compania suportă toate cheltuielile de deplasare ale unuia sau unui grup de angajați. Pretul include nu numai deplasarea, cazarea, biletele si vizitele la anumite muzee sau expozitii. Alocația de călătorie include și plăți obligatorii:

• Asigurare de sănătate.
• Asigurare personală.
• Plata pentru bagaje și asigurarea acestuia.
• Declarația sumei revendicate.
• Prime de asigurare pentru închirierea de mașini (dacă angajatul nu are vehicule personale sau de companie).

Se iau în considerare și Weekend-urile, deoarece o persoană este obligată să fie în misiune în afara programului de lucru în legătură cu un ordin de plecare. Plata pentru călătoriile de afaceri în weekend se calculează separat și se reflectă în situațiile financiare ca cheltuieli unice sau cheltuieli zilnice. Acest lucru este necesar pentru ca o persoană să mănânce ceva și să se poată mișca. Restul surplusului (mers la teatre, muzee, cafenele, restaurante, cumpărături) angajatul își asigură singur.

Procedura de plată a indemnizației de călătorie: când se eliberează și se returnează banii?

În primul rând, un ordin ar trebui emis unui angajat care, în opinia superiorilor, este competent în probleme care trebuie soluționate în străinătate. Aceștia trebuie să fie funcționari care îndeplinesc anumite obligații și îndeplinesc criteriile de selecție pentru post. Cu alte cuvinte, dacă un angajat nu cunoaște un străinlimbă, autoritățile sunt obligate să îi plătească un interpret, dacă este necesar pentru negocierea cu firma invitată. După examinarea comenzii, angajatul o semnează și primește un avans pentru comandarea biletelor și închirierea unui hotel cu cel puțin 24 de ore înainte de plecare.

Important! Avansul trebuie să fie de 50% din suma alocată călătoriei. Acesta trebuie să acopere toate cheltuielile care sunt prevăzute în timpul șederii în străinătate. Plata cheltuielilor zilnice de călătorie nu se aplică comunicațiilor celulare și traficului de internet mobil.

Jumătatea rămasă din sumă va fi folosită pentru a recalcula cheltuielile rămase, care vor fi considerate neprevăzute sau suplimentare. Angajatul le oferă cecuri și numai la sosirea acasă poate conta pe compensarea pierderilor. De exemplu, a fost furnizat un șofer care asigură transportul. Pentru el i se alocă o indemnizație de călătorie separată pentru repararea mașinii, înlocuirea pieselor, consumabile și realimentare. Un alt angajat nu poate solicita rambursarea costurilor de transport, deoarece sunt oferite un transfer și un șofer personal.

Un alt caz, dacă s-au comandat bilete, dar zborul a fost întârziat. Muncitorul a fost chemat de urgență înapoi și a fost nevoit să cumpere bilete de autobuz din banii săi. Apoi costurile sunt rambursate. Când nu există bani, compania îi trimite în contul destinatarului în cel mai rapid și mai convenabil mod.

Când este benefic pentru călător?

Călătoriile pentru serviciu nu sunt întotdeauna asociate cu cheltuielile personale. Existăcazurile în care cel care trimite rambursează costul hranei, iar salariatul rămâne „la negru”. Acest lucru se aplică momentelor în care petrecerea gazdă plătește toate cheltuielile cu mâncarea în cadrul hotelului în care persoana este cazată, sau cheltuite din bani personali (oaspetele ajunge la casă/apartament). Totodată, 50% din costurile prevăzute pentru hrana cetățeanului îi sunt returnate fără a fi necesară prezentarea chitanțelor pentru achiziționarea de alimente sau preparate în restaurante și cafenele.

Acest lucru este prevăzut de lege și se datorează faptului că o persoană are dreptul de a refuza alimentele nedorite pentru ea din motive de sănătate. Prin urmare, poate cumpăra ceva după gustul și nevoile sale, dar plata zilelor de călătorie se va face în modul prevăzut de lege. Uneori, cheltuielile pot fi rambursate prin acordul comun al angajatului și al șefului.

Plătirea indemnizațiilor de călătorie: călătorii și comunicații în weekend

Dacă o persoană este obligată să desfășoare activități de muncă în weekend, de exemplu, încheierea de contracte sau semnarea acestora, atunci comunicațiile mobile trebuie plătite. Astfel de cheltuieli neprevăzute, dar așteptate, pot fi rambursate parțial sau integral de comun acord. În practică, se întâmplă adesea ca o călătorie de afaceri în străinătate să includă nu numai un fus orar diferit, ci și zile ale săptămânii sau sezoane.

1. Dacă un angajat a fost trimis în SUA, unde duminica este considerată zi lucrătoare, atunci cheltuielile pentru ziua respectivă vor fi rambursate în proporție de 100%. Cu toate acestea, nuîncrederea ar trebui neglijată, pentru că și acest lucru va trebui demonstrat.
2. Dacă călătorul este în drum spre Africa de Sud, atunci se ia în considerare și sezonalitatea și schimbarea anotimpurilor. De exemplu, „de iarnă până în primăvară” să zbori cu valize de haine de iarnă este o încărcătură suplimentară de lenjerie de corp schimbabilă pentru sezonul cald. Plata pentru depozitarea bagajelor se împarte la jumătate dacă părțile sunt de acord: angajatul nu ia multe lucruri - managerul plătește, există un excedent din vina angajatului - costul acestuia.

Același lucru se întâmplă și în alte cazuri, când există dezacorduri și probleme controversate cu privire la costuri. Uneori plata zilelor de călătorie presupune apariția ei excepțională din vina companiei, dar acest fapt trebuie dovedit și angajatului. Este important să luați în considerare și alte circumstanțe care afectează separarea obligațiilor.

Salarii

Șeful trebuie să plătească salariu în timp ce angajatul este în străinătate? Aceasta este o problemă controversată, deoarece angajatul își desfășoară deja activitățile, primind deduceri. Pe de altă parte, își petrece timpul liber, pe care l-ar putea petrece cu familia sau în vacanță de la serviciu. Și, în schimb, este forțat să lucreze în weekend, dar numai în detrimentul deducerilor pentru călătorie.

Deoarece indemnizația de călătorie în weekend este doar parțială, ar trebui să plătiți orele de muncă ale angajatului, evaluând contribuția acestuia la dezvoltarea companiei la tariful de bază conform contractului de muncă semnat. Salariul nu trebuie să afecteze călătoriile suplimentare dacă este în interesul companiei șio persoană este obligată să-și îndeplinească puterile. Dar motivul poate fi o situație în oglindă, când orele suplimentare într-o călătorie de afaceri pot afecta mărimea sumei forfetare. Aceasta înseamnă că indemnizația zilnică, conform părții 1 a art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, se adaugă la nivelul salariului.

Ce influențează alocația diurnă în diferite structuri organizaționale?

Plata indemnizației zilnice de călătorie nu depinde de țara și locul de reședință al unei persoane. Potrivit deciziei Curții Supreme Nr. CAS 05-151 din 26.04.2015, cheltuielile diurne sunt acoperite integral până la plecare. Dacă acestea au fost depășite, atunci acestea sunt obligate să fie rambursate de către conducere. Acestea sunt „cheltuieli de buzunar” necesare prestării de muncă în afara locului de muncă permanent în legătură cu momente de muncă sau sarcini oficiale. Este de remarcat faptul că banii sunt plătiți de la bugetul general, care formează fondul de stat.

Dacă un angajat aparține unei organizații bugetare, atunci are un fond separat din care provin bani pentru astfel de cheltuieli. Vorbim de Ministerul Afacerilor Interne - aspectele sociale și medicale ale acestei organizații sunt asigurate integral de stat, neavând nicio legătură cu fondurile de asigurări și asigurarea cetățenilor care lucrează în funcții neguvernamentale.

Aici, plata cheltuielilor de deplasare în instituțiile bugetare depinde în totalitate de tipul de stat de gestionare și furnizare a unităților. Când vine vorba de serviciul militar, deducerile sunt ceva mai mari decât în structurile nestatale sau firmele private de afaceri. „Întrucât datoria și sarcina angajatului este sarcina țării, apoi cheltuielilețara plătește.”

Taxe de călătorie

Pentru perioada curentă de raportare se aplică următoarea lege: nu există limite minime și maxime pentru organizații, adică fiecare companie își poate stabili propria limită de plată pentru a asigura un angajat pentru o zi în afara locului de muncă. Cu toate acestea, dacă pleacă pentru câteva ore, atunci diurna este plătită integral, deoarece acesta nu este un beneficiu, ci o acoperire a costurilor.

Întreprinderile mici încearcă să se limiteze la o diurnă de 700 de ruble, deoarece suma nu este impozitată în conformitate cu paragraful 3 al art. 217 din Codul fiscal al Federației Ruse. Impozitul pe venitul personal va trebui reținut din suma care constituie diferența peste minimul stabilit.

Important! Dacă un angajat este trimis în străinătate, limita fără taxe este de 2.500 de ruble. Plata cheltuielilor de călătorie într-o instituție bugetară se efectuează exact în același mod.

Exemplu de calcul al deducerilor din plățile zilnice

Să presupunem că domnul Petrov a plecat într-o călătorie de afaceri timp de 5 zile, dintre care 2 zile au căzut în weekend. El are dreptul la 1000 de ruble pentru fiecare zi petrecută în alt oraș, așa cum au decis autoritățile. Dintre aceste 5.000 de ruble, suma egală cu 5700=3.500 de ruble nu este impozitată. Restul de o mie și jumătate sunt supuse impozitării și plății primelor de asigurare.

Când călătorește în străinătate pentru aceleași 5 zile, o persoană primește 3.000 de ruble pe zi. Din cele 15.000 de ruble, rămâne suma de 2.500 de ruble, care este supusă impozitului pe venitul personal șicontributii. În acest caz, în orice caz, nu este necesară prezentarea cecurilor și chitanțelor.

Ce documente trebuie prezentate?

Imediat merită să începeți cu transportul - dacă călătoriți cu mașina particulară, departamentul de contabilitate emite o scrisoare de parcurs în care se eliberează cecuri și bonuri de plată a combustibilului și a altor consumabile. Biletele pentru avioane, trenuri și autobuze trebuie păstrate până la întoarcerea acasă. Pașaportul cu marcaje de trecere a frontierei ar trebui, de asemenea, să fie fotocopiat pentru a fi atașat la scrisoarea de parcurs. Pentru călătoriile în oraș în interiorul țării, trebuie să emiteți rapoarte privind misiunea - aceasta este o fișă care reflectă lista de servicii de obligații.

Dacă hotelul a fost rezervat personal de către un angajat, atunci ar trebui să aflați în avans dacă au Formularele nr. 3-G pentru eliberarea oaspeților. În caz contrar, cazarea va fi pe cheltuiala angajatului, deoarece KKM nu este nevoie de astfel de organizații. Atunci când emiteți un memoriu (pentru organizațiile bugetare), ar trebui să atașați suplimentar biletele cu data plecării și a sosirii. Plata indemnizațiilor de călătorie în weekend poate fi forțată dacă se întocmește un act local și se semnează o comandă în formularul T-9. Aceste documente au prioritate față de legile care ghidează contabilii. Mai întâi trebuie luate în considerare pentru a nu plăti în exces compensația de călătorie.

Principala diferență dintre întreprinderile bugetare și cele private este asigurarea obligatorie a unui angajat care este „din vina” conducerii din afara țării. Este important să faceți totul pentru ca angajatul să poată face în timp util și cu atențieîndeplini toate sarcinile companiei. Firmele private sunt rareori interesate de astfel de plăți, deoarece există întotdeauna documente suplimentare care trebuie completate și plățile fiscale care trebuie deduse. Prin urmare, verificați în prealabil tot ceea ce va fi emis și semnat în numele dvs. Aflați și ce organizații din afara orașului sau țării emit documentele relevante. Uneori este destul de dificil să obțineți un bilet în transportul public pentru a dovedi faptul că o călătorie cu afaceri oficiale.