Raportul cardului corporativ: exemplu. Contabilitatea unui card bancar corporativ

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-01-17 19:05

Recent, plățile corporative cu cardul au devenit obișnuite pentru majoritatea companiilor. Aceste instrumente de plată sunt ușor de utilizat.

Contabilitatea cardurilor corporative este destul de simplă. Contabilii cu experiență, de regulă, nu au probleme în înregistrarea tranzacțiilor. Pot apărea dificultăți la întocmirea unui raport pe un card corporativ de către un angajat căruia i-a fost eliberat. Apoi, luați în considerare caracteristicile reflectării tranzacțiilor.

Informații generale

Cartele corporative se numesc carduri bancare, fondurile pe care le aparțin organizației. Acestea sunt folosite pentru a plăti cheltuielile suportate de angajați ca parte a activităților lor profesionale.

Este posibil să plătiți cu un card corporativ pentru cheltuieli de călătorie, afaceri, ospitalitate. Acest instrument de plată nu este utilizat în scopuri personale ale angajatului, creditând veniturile acesteia, precum și beneficiile sociale.

Vizualizări

Există carduri de credit și de decontare (debit). Prin utilizareaultima plată se face pe cheltuiala fondurilor deținute în contul întreprinderii sau descoperirea de cont.

Pe cardurile de credit, respectiv, decontările se efectuează pe cheltuiala fondurilor împrumutate furnizate de structura bancară.

Caracteristicile operațiunii

Reaprovizionarea se face prin transfer bancar. Pentru a face acest lucru, un ordin de plată este trimis către organizația bancară.

Fondurile sunt cheltuite numai cu utilizarea cardului. Pot fi atât tranzacții obișnuite fără numerar, cât și retrageri de numerar.

Cardurile corporative nu sunt supuse limitelor de decontare stabilite de Banca Centrală pentru plățile în numerar. Între timp, organizațiile bancare, ghidate de recomandările Băncii Centrale, pot stabili o limită de emisiune. De exemplu, pe un card corporativ Sberbank, suma maximă este de 100 de mii de ruble pe zi.

Avantajele instrumentelor de plată

Următoarele avantaje ale utilizării cardurilor corporative pot fi remarcate:

• Controlul cheltuielilor angajaților. În primul rând, toate tranzacțiile vor fi reflectate în contul companiei. În al doilea rând, este generat un raport al cardului corporativ, care reflectă toate cheltuielile efectuate pentru o anumită perioadă.
• Posibilitatea de a utiliza fonduri în orice moment. Accesul la bani în cont este non-stop.
• Blocarea promptă a cardului în caz de probleme.
• Abilitatea de a utiliza fonduri în călătoriile de afaceri în străinătate. Nu este nevoie să cumpărați valută străină la părăsirea Federației Ruse. În același timp, din Rusia este posibilcompletați prompt contul unui angajat care se află în străinătate.
• Economii semnificative de timp la rezervarea și plata biletelor, camere de hotel.

Notificarea Serviciului Federal de Taxe și a Fondurilor

Informațiile despre contul deschis trebuie trimise către FIU, VSS și serviciul fiscal. În prezent, notificarea este trimisă chiar de organizația bancară, care deservește contul.

Notificarea se face în 7 zile (funcțional).

Nuanțe importante

Cartele corporative pentru persoane juridice sunt emise pentru anumiți angajați ai întreprinderii, adică sunt înregistrați.

Reflectarea operațiunilor în contabilitate pe cardurile corporative se realizează, de regulă, pe un cont separat.

Un cont bancar poate fi deschis atât în ruble, cât și în valută. În acest caz, în primul caz, nu este necesară deschiderea unui cont suplimentar în valută. Conform Regulamentului Băncii Centrale nr. 266-P, plata cu cardul corporativ se poate face și într-o monedă diferită de moneda contului. Când primiți, de exemplu, dolari, sistemul băncii va converti suma necesară (conversia automată a rublelor în dolari).

Scope de cheltuieli

Actele de reglementare stabilesc o listă de tranzacții care pot fi efectuate în valută cu ajutorul unui card corporativ:

• Primirea de numerar în valută străină în străinătate a Federației Ruse pentru a plăti ospitalitatea, cheltuielile de călătorie.
• Plata cheltuielilor (reprezentant/călătorii) în organizațiile comerciale/de servicii în valută străină din afara Rusiei.

Alte operațiuni sunt considerate ilegale. Monitorizarea conformității cu lista este realizată de structura bancară.

Documentul organizației locale

Întreprinderea ar trebui să elaboreze un act care să definească regulile de bază pentru utilizarea cardurilor corporative. Acest document trebuie instalat:

• Lista tranzacțiilor și cheltuielilor pe care un angajat are voie să le facă.
• Limite de decontare.
• Procedura pentru trimiterea unui raport pe un card corporativ.
• Informații despre inadmisibilitatea dezvăluirii codului PIN către terți.
• Termenul limită pentru ca un angajat să trimită un raport în avans pe un card corporativ. În același paragraf, este indicat să enumerați documentele care vor confirma informațiile.

De asemenea:

• Cercul de angajați cu drept de a primi carduri corporative este determinat de ordinul șefului.
• Încheierea acordurilor de răspundere cu angajații relevanți.
• Deținătorii de card de angajați ar trebui să fie familiarizați cu procedura de utilizare a cardurilor de semnătură.

Returul și emiterea instrumentelor de plată sunt păstrate într-un registru special.

Caracteristici de reflexie

Contabilitatea pentru contul curent este menținută la întreprinderea din cont. 55. I se deschide un subcont 55.4.

Dacă contul are un sold minim, este recomandabil să creați subconturi de ordinul doi: „Sold minim” și „Limită de plată”.

Dacă o organizație a deschis mai multe conturi (pentru fiecare card), atunci subcontul 55.4 este creat dela fiecare dintre ei. Dacă într-un cont sunt emise mai multe carduri ale diferiților angajați care efectuează plăți în limita generală, necesitatea menținerii înregistrărilor analitice în contextul deținătorilor este determinată de întreprindere în mod independent.

În cazurile în care un card corporativ este legat de un singur cont curent, este recomandabil să creați un subcont în cont. 51 sau 52.

Contabilitate

Regulile pentru înregistrarea tranzacțiilor sunt prezentate în tabel pentru comoditate:

db	cd	Destinație	Confirmare
55.4	51	Transferarea sumei limitei de plată și a soldului minim (în ruble) din contul întreprinderii în contul de card (rubla)	Ordin de plată, extras de cont bancar.
55.4	52	Transferul limitei de plată și al soldului minim în valută străină dintr-un cont în valută într-un cont corporativ.	Document de plată, extras de cont bancar.
55.4	67, 66	Primirea fondurilor de credit în contul de card la data unei singure creditări, dacă s-a încheiat un acord corespunzător cu structura bancară	Ordin bancar, extras de cont.
55.4	66	Primirea de fonduri de credit pe cardcont în ziua plății prin fonduri de credit ale unei organizații bancare în lipsa banilor proprii ai companiei, dacă a fost semnat un acord de descoperire de cont cu banca	Extract bancar, mandat.
91.2	51, 52	Plătirea taxelor bancare pentru emiterea, emiterea, întreținerea unui card	Extras bancar, extras contabil.
91.2	66	Calculul dobânzii la un împrumut oferit de un card corporativ	Extras bancar, extras contabil.
66	51, 52	Transfer de fonduri pentru rambursarea unui împrumut sau a dobânzii la un împrumut primit în legătură cu utilizarea unui card	Ordin de plată (document), extras de cont.

Pentru a reflecta completarea unui card corporativ în „1C”, se folosește documentul „Stergere din cont”. Se află în secțiunea „Bancă și casierie”.

Contabilitatea decontărilor

Există două opțiuni pentru înregistrarea tranzacțiilor: simplificată și academică. Caracteristicile lor sunt prezentate în tabele.

Metoda simplificată

db	cd	Destinație	Confirmare
71	55.4	Reflectarea cantității de muncă plătită de card,servicii, bunuri, precum și numerar retras de pe card în contextul deținătorilor (angajații raportori) la data indicată în extrasul de cont	Extract bancar cu aplicație de decriptare pentru carduri corporative.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 etc.	71	Reflectarea materialelor, lucrărilor, serviciilor plătite, conform raportului de avans depus de angajat cu documente justificative anexate, de la data raportului.	Facturi, bilete, chitanțe, cecuri, borderouri originale, cecuri ATM etc.

Versiune academică

db	cd	Destinație	Confirmare
10, 20, 26, 44 etc.	71	Reflectarea materialelor, lucrărilor, serviciilor plătite prin card corporativ, în conformitate cu raportul cu documentație justificativă de la data depunerii acestuia	Bilete, chitanțe, borderouri originale, chitanțe terminale etc.
71	57	Reflectarea unei tranzacții efectuate pe un card, dar neînregistrată într-un cont bancar	Referință contabilă.
57	55.4	Reflectarea sumei de bunuri plătite, lucrări, servicii, numerar retras de pe card, în contextul persoanelor responsabile în ziua în care acestea sunt reflectate pe extrasul bancar	Extractbanca cu decriptare prin carduri.

Dacă data raportului de pe cardul corporativ coincide cu ziua în care tranzacția este reflectată în extrasul bancar, tranzacțiile se efectuează conform primei opțiuni.

În plus, pentru ambele opțiuni, ar trebui să se țină cont de valoarea prejudiciului:

db	cd	Destinație	Confirmare
73.2	55.4	Reflectarea sumei pagubelor materiale cauzate de incapacitatea angajatului de a furniza documente justificative sau în legătură cu utilizarea fondurilor cardului pentru nevoi personale	Extras bancar, extras contabil.
50, 70	73.2	Compensarea prejudiciului cauzat de un angajat prin casieria întreprinderii sau prin deducere din câștig	Extras de contabilitate, comanda de primire.

Raportul cardului corporativ: exemplu

Angajatul care a primit fondurile pentru raport trebuie să furnizeze un document care descrie toate costurile suportate. La acesta sunt atașate documente justificative. Instrucțiunile relevante sunt stabilite în ordinul aprobat de Banca Centrală.

Ordinul Comitetului de Stat pentru Statistică din 2001 a aprobat formularul standard al raportului AO-1.

În formular, totuși, nu există rânduri în care să puteți reflecta tranzacțiile pe cardurile corporative. Există două moduri de a remedia situația:

• Suplimentați formularul standard. După cum este stabilit în Ordin, organizațiaare dreptul de a adăuga linii suplimentare la formularul unificat.
• Dezvoltați singur un formular. Formularele unificate din 01.01.2013 nu sunt considerate obligatorii pentru întreprinderi. Prevederea corespunzătoare rezultă din Legea federală nr. 402.

Să luăm în considerare un exemplu. Angajatului i s-a eliberat un card corporativ al Sberbank, pe care sunt disponibile 50 de mii de ruble. El a fost instruit să cumpere un dispozitiv multifuncțional, al cărui cost este de 110 mii de ruble. În conformitate cu ordinul de plată, 65 de mii de ruble au fost transferate pe card. După achiziționarea dispozitivului, soldul s-a dovedit a fi de 5.000 de ruble.

Contabilul întreprinderii completează formularul standard al raportului cu mai multe rânduri. În primul rând, sunt furnizate coloane pentru a reflecta sumele de fonduri de la data la care a fost utilizat cardul:

• "Sold pe card". Acest rând este completat dacă angajatul nu a predat instrumentul de plată.
• „Emite card …”. Acest rând conține informații dacă instrumentul de plată a fost emis înainte de executarea sarcinii.

Soldul cardului este recunoscut ca fiind egal cu 0 în condițiile exemplului, deoarece cardul a fost eliberat angajatului înainte de finalizarea misiunii. Rândul „A emis un card” indică numărul acestuia și suma disponibilă.

Pentru a reflecta reaprovizionarea fondurilor, coloana „Ordin de plată” a fost adăugată la raport. Data, numărul documentului sunt indicate aici.

Rândul „Total” ar trebui să conțină suma soldului de pe cardul emis și suma transferului suplimentar. Conform condițiilor exemplului, totalul este de 115mii RUB

Pe reversul raportului trebuie enumerate documentele prin care angajatul confirmă cheltuielile efectuate. Angajatul trebuie să indice data cheltuielii și suma.

Retragere de numerar

La elaborarea unui formular de raportare, este necesar să se prevadă o situație în care angajatul nu va putea plăti pentru servicii sau bunuri prin transfer bancar. În consecință, angajatul va trebui să încaseze suma necesară.

Pentru a reflecta astfel de tranzacții, se adaugă următoarele rânduri:

• „Retras de pe card”.
• „Numerar cheltuit”.
• „Adăugat la card prin terminal”.
• „Sold de numerar”.

Toate tranzacțiile cu fonduri sunt reflectate pe fața raportului.

Chitanța de primire a documentului

Angajatul responsabil trebuie să prezinte un raport unui contabil sau șef al întreprinderii. După aceea, documentul este verificat, apoi aprobat de directorul organizației.

Bunurile, serviciile achiziționate de un angajat sunt creditate. Angajatul primește o chitanță pentru acceptarea raportului - partea de jos a formularului. Daca nu este prevazuta in forma elaborata de intreprindere, chitanta se intocmeste intr-o forma arbitrara.

Aprobare formular

Conform regulilor generale, șeful trebuie să aprobe formularul elaborat de întreprindere în mod independent. O astfel de cerință este stabilită în Legea federală nr. 402. Aceeași cerință se aplică dacă organizația folosește o formă unificată.

De obicei mostreforme de documente primare sunt date în anexele la ordinul de aprobare a politicii contabile.

Deschiderea unui cont

Pentru a crea un cont cu carduri corporative, compania va avea nevoie mai întâi de documentele necesare pentru a deschide un cont obișnuit. În plus, trebuie să scrieți o cerere, a cărei formă este furnizată de bancă. Este scris pentru fiecare angajat-titular de card. Se anexează și documentele prin care sunt identificați angajații relevanți. Este vorba, în special, despre un pașaport, precum și despre documente care confirmă relațiile de muncă cu întreprinderea (o copie a contractului). Banca poate solicita alte documente dacă este necesar.