Arborele obiectivelor organizației: formare, schemă

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Astăzi există un instrument de planificare numit arbore de obiective. Exemple și modalități de a-l crea pentru o organizație vor fi discutate în acest articol.

Fiecare activitate începe cu planificarea. Pentru a face ceva, mai întâi trebuie să aveți un anumit model de acțiune.

Planificarea competentă a activităților organizației reprezintă mai mult de jumătate din succesul întregii afaceri.

Concept general al termenului

Aproape toată lumea poate explica acest concept. Scopul este rezultatul dorit pe care organizația își propune să-l atingă în cursul activităților sale. Fiecare întreprindere care dorește să aibă succes în afaceri ar trebui să depună eforturi pentru a-l atinge. Obiectivele stabilite nu servesc doar ca reper pentru activitatea organizației, ci sunt și folosite pentru a stabili standardele acesteia și pentru a evalua performanța.

Adesea, stabilirea obiectivelor pentru a atinge ceea ce se urmărește se bazează pe ipoteze despre o posibilă dezvoltare viitoare, astfel încât realitatea implementării și adecvarea lor se bazează pe acuratețeipoteze.

Obiectivele au un termen limită. Cu cât este mai mare, cu atât este mai mare incertitudinea viitorului posibil. În consecință, obiectivele cu o perioadă predeterminată mai lungă sunt stabilite într-o formă mai generală.

Afirmația cea mai generală care justifică apariția și funcționarea unei organizații se numește misiune.

Ce este strategia

Companiile de succes pun foarte mult accent pe strategie. Acesta este un master plan pentru implementarea anumitor sarcini care determină importanța acestora pentru organizație.

Cu alte cuvinte, o strategie este un lanț de obiective care conduc la un anumit rezultat planificat al evenimentelor.

Care este misiunea

Acest termen este folosit în diverse domenii - medical, religios și altele. Misiunea organizației este justificarea filozofică a activităților companiei, componenta ideologică a acesteia, idealul către care firma ar trebui să se străduiască pe parcursul existenței sale.

Principalele componente ale misiunii organizației:

• Axat pe client.
• Adevăr. Misiunea trebuie să fie declarată sincer, să nu aibă interpretări ambigue și să corespundă, de asemenea, cu starea reală a lucrurilor.
• Unicitate. Misiunea ar trebui să fie ceva care să facă compania dumneavoastră unică, să o deosebească de concurenți.

Dacă misiunea stabilește un ghid general pentru toate activitățile organizației, atunci obiectivul este mai universal și mai specific.

Principii de formulare

La formularea unui obiectiv, este important să respectați următoarele principii:

• Specific. Este necesar să se formuleze obiectivele cât mai clar și precis posibil, astfel încât toată lumea să înțeleagă ce este în joc.
• Masurabilitate. Este o oportunitate de a cuantifica dacă un rezultat a fost atins. aceasta se realizează prin compararea cu scopul enunţat anterior. Puteți măsura în funcție de criterii precum numărul de recenzii pozitive, raportul, frecvența a ceea ce se întâmplă, timpul, mediile și așa mai departe.
• Accesibil. Scopul ar trebui să fie în concordanță cu capacitățile actuale ale companiei.
• Semnificație. Scopul nu trebuie să contrazică misiunea, precum și alte aspirații ale organizației.

Principii de gestionare a unei organizații

Managementul se bazează pe următoarele principii:

• Dezvoltarea obiectivelor până la nivelul fiecărui angajat în parte. În același timp, planurile angajaților și ale organizațiilor nu ar trebui să se contrazică.
• Sincronizarea și ajustarea obiectivelor angajaților la etapele intermediare de evaluare.
• Interacțiunea dintre manager și angajat în formularea obiectivelor, coordonarea acestora.
• Efectuați periodic evaluări ale performanței și feedback-ul angajaților.

Metode de stabilire a obiectivelor într-o organizație

Planificarea în orice companie poate fi centralizată și descentralizată.

• Planificarea descentralizată este stabilirea de obiective de către fiecare unitate structurală a companiei separat.
• Planificarea centralizată a activităților într-o organizație implică existența unei autorități centrale sauo companie-mamă care stabilește în mod direct obiective pentru companiile sale subordonate. Toate resursele care vizează rezolvarea sarcinilor stabilite sunt, de asemenea, distribuite central.

Tipuri de obiective

Ele pot fi împărțite condiționat în strategice și tactice.

• Strategic - acestea sunt acelea, a căror realizare va aduce organizația la un nou nivel financiar sau structural. Exemple clasice de obiective strategice sunt: inovarea și planificarea acțiunilor, captarea unei anumite cote de piață. Cu toate acestea, fiecare organizație are propria strategie.
• Tactic - acestea sunt cele care reflectă anumite etape ale realizării celor strategice. Sunt operaționale (obiective pentru o anumită perioadă de timp, trimestru, an și așa mai departe).

De asemenea, toate obiectivele pot fi împărțite în simple și complexe. Cele simple sunt realizate într-un singur pas. Cele complexe implică o întreagă gamă de activități pentru implementarea lor. În funcție de complexitatea și concentrarea sarcinilor, se construiește o ierarhie a obiectivelor.

De asemenea, sunt pe termen scurt, mediu și lung. Depinde de termenul limită declarat.

• Pe termen scurt - acestea sunt acele obiective care sunt îndeplinite într-o perioadă de până la un an. Acestea necesită specificitate maximă și claritate a formulării.
• Pe termen mediu - acestea sunt obiectivele, a căror implementare este planificată de la unu la cinci ani.
• Pe termen lung - a cărui implementare necesită mai mult de cinci ani.

De asemenea, pot fi:

• Operațional - efectuat în mod regulat pe o perioadă lungătimp.
• Design - realizat o singură dată.

Pentru a construi corect structura și ierarhia obiectivelor, în funcție de urgența și semnificația acestora pentru companie, se folosește adesea metoda arborelui obiectivelor. Această abordare este unul dintre cele mai eficiente instrumente pentru planificarea sarcinilor.

Ce este un arbore de obiective

Acest termen a apărut nu cu mult timp în urmă, așa că nu toată lumea este familiarizată cu esența lui. Arborele obiectivelor unei organizații este o structură ierarhică a tuturor obiectivelor organizației, afișată sub formă de diagramă sau tabel.

Pentru a implementa planurile strategice ale companiei, pot fi utilizate atât obiectivele operaționale, cât și obiectivele de proiect de diferite niveluri.

Metoda arborelui de obiective presupune o astfel de împărțire a sarcinilor strategice ale organizației în altele mai simple astfel încât sarcina inferioară, fiind implementată, devine un instrument de implementare a celei superioare. În același timp, fiecare sarcină importantă este împărțită în mai multe mai simple pentru a realiza simplificarea maximă a structurii.

Cum să construiți un arbore de obiective

Să luăm în considerare mai detaliat algoritmul pentru formarea arborelui obiectivelor organizației.

• În primul rând, este determinat principalul obiectiv strategic al organizației. Este formulat în una sau două propoziții și ar trebui să explice ce ar trebui să se întâmple în final.
• Apoi, obiectivul este descompus - este împărțit în sarcini mai simple, a căror implementare împreună va duce la realizarea lui. Acest proces ar trebuiîndepliniți următoarele cerințe:

-diviziunea trebuie să fie completă, nicio componentă nu trebuie ratată;

-diviziunea trebuie să fie exclusivă. Nicio sarcină simplă nu poate conține alta;

-diviziunea trebuie să aibă o bază comună pentru toate problemele simple.

-diviziunea ar trebui să fie uniformă. Fiecare nivel trebuie să fie compus din sarcini de aceeași scară și semnificație.

• Se formează restricții aplicabile fiecărei organizații specifice.
• Analiza opțiunilor pentru fiecare sarcină. Oricare dintre ele se poate face în moduri diferite. Sunt analizate toate opțiunile posibile de implementare și sunt selectate cele mai optime.
• În continuare, sarcinile și funcțiile pentru angajați și departamente sunt construite.

Diagrama arborelui obiectivelor

După cum știți, informațiile sunt întotdeauna mai bine percepute vizual. Prin urmare, arborele obiectivelor organizației este reprezentat sub forma unui tabel sau a unei diagrame stratificate, unde nivelul superior este obiectivul principal al organizației.

Următorul subnivel vor fi acele obiective, a căror implementare va duce la atingerea celui principal.

Urmeaza obiectivele care vor duce la implementarea celor la un nivel superior. Fiecare dintre ele este supus descompunerii atâta timp cât are sens logic. Numărul de niveluri din arborele obiectivelor depinde de complexitatea și dimensiunea organizației.

Cu cât întreprinderea este mai mare, cu atât structura sa mai complexă, cu atât vor fi mai multe niveluri de descompunere în arbore. Astfel, ierarhia scopurilor organizaţiei este direct legată de structura acesteia şifuncții.

Pentru claritate, întreaga diagramă ar trebui să fie afișată pe o singură foaie.

În timp ce citiți diagrama, ar trebui să fie clar cum să atingeți oricare dintre obiectivele prezentate, atât cele majore, cât și cele simple.

Claritatea înțelegerii modului de atingere a obiectivelor stabilite este un criteriu de evaluare a unui arbore în ceea ce privește adecvarea sa pentru lucrări ulterioare.

Funcțiile arborelui obiectivelor

O schemă detaliată, afișată vizual, a tuturor obiectivelor este necesară nu numai pentru companiile mari în care există multe departamente, angajați și sarcini.

Arborele de obiective al organizației eficientizează orice activitate, servește drept ghid în toate alegerile posibile, te face să ții cont de toate elementele necesare pentru a face afaceri.

Arborele obiectivelor pe exemplul unui hotel

Misiunea acestei instituții este de a oferi cazare de calitate oaspeților orașului într-o atmosferă de confort, confort și ușurință.

Toate hotelurile se străduiesc să maximizeze profiturile.

Arborele obiectivului unui mic hotel poate fi construit după cum urmează:

Nivel țintă	Descriere
Obiectiv principal	Obținerea celui mai mare profit posibil
Obiective principale	Îmbunătățiți calitatea serviciilor				Extinderea gamei de servicii posibile			Introducerea publicității și marketingului
Obiective secundare ale primului nivel	Îmbunătățiți calitatea procesului de producție		Îmbunătățiți interacțiunea cu personalul		Serviciiconferințe și banchete		Furnizarea de servicii de catering	Fă publicitate și atragerea de noi clienți		Creșterea fidelității clienților
Obiective secundare de nivelul al doilea	Achiziționarea de echipamente noi pentru o întreținere mai eficientă	Crearea CRM - sisteme pentru rezervare accelerată și servicii	Formarea personalului	Noul sistem de motivare a personalului	Alocarea și renovarea sălii de ședințe	Crearea unei săli de conferințe	Cafenea sau restaurant de pe site	Publicitate pe internet	Distribuire de oferte comerciale pentru călătoriile de afaceri ale angajaților către organizații	Carturi de club pentru clienții obișnuiți cu bonusuri și reduceri

În același timp, se face o listă de sarcini și resurse pentru implementarea lor pentru fiecare obiectiv al celui de-al doilea nivel.

De exemplu, pentru a aloca o sală de ședințe și a o repara, este creată următoarea listă de sarcini:

Condiție - trebuie să existe o cameră liberă în incinta hotelului sau posibilitatea de a elibera și de a converti una dintre camere. În același timp, o astfel de inovație trebuie să fie fezabilă din punct de vedere financiar. Prin urmare, sarcinile vor fi:

1. Calculați posibilul profit din a avea o sală de ședințe.
2. Calculați costul reparațiilor.
3. Sunteți de acord cu echipa de reparații și setați intervalul de timp necesar.
4. Aranjați negocieri pentru clienți.

Scopul unui restaurant sau cafenea de pe teritoriul hotelului este mai puțin specific, ar trebui să fie defalcat în continuaremai multe niveluri. De ce nu am făcut-o?

Faptul este că deschiderea unei unități de catering este o sarcină foarte dificilă. Este legat practic de deschiderea unei alte afaceri. Prin urmare, toate modalitățile posibile de a realiza acest scop sunt scrise mai întâi. De obicei, are două alternative:

• Invitație de a coopera cu un partener restaurator.
• Deschiderea unui restaurant de către fondatorii hotelului.

Pe baza raportului dintre beneficii și riscuri, se alege o cale. Pe baza acestuia, se elaborează un nou arbore de obiective pentru deschiderea unui restaurant pe teritoriul hotelului.