Exemplu de descriere tipică a postului pentru un arhivar

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Poziția unui angajat al arhivei se numește arhivar. Sarcina principală a unui specialist în acest domeniu este de a stabili activitatea arhivei în sine și circulația documentației în ea. Astfel de profesioniști sunt necesari oriunde există o mare rotație de documente oficiale, în special în organizațiile legate de asigurări, finanțe și, în special, în întreprinderile de stat. Documentul principal la care trebuie să se refere un nou angajat este fișa postului arhivarului.

Dispoziții generale

Numai șeful unei întreprinderi poate accepta sau demite un arhivar. Și în primul rând trebuie să se refere la legislația actuală a țării. Instrucțiunea trebuie să indice persoana care este supervizorul imediat al specialistului care ocupă această funcție.

Pentru a lucra ca arhivist, o persoană trebuie să primească o educație profesională inițială, iar apoi poate fi acceptată pe un post chiar și fără experiență în acest domeniu. Există o opțiune careo persoană cu studii medii sau generale va obține un loc de muncă, dar apoi trebuie să primească o pregătire specială în această direcție. Nu este necesară experiența pentru acest post.

Ce trebuie să știți

Fișa postului unui arhivar de întreprindere sugerează că salariatul trebuie să aibă anumite cunoștințe: el este obligat să studieze regulamentele, instrucțiunile și întreaga listă de documente legale referitoare la gestionarea arhivelor din această organizație. În plus, trebuie să știe să păstreze, să folosească documentele, precum și după ce standarde sunt acceptate și predate. Cunoștințele sale ar trebui să includă un sistem de stat unificat de muncă de birou. În plus, el trebuie să înțeleagă cum sunt întocmite descrierile documentelor păstrate, care dintre ele trebuie păstrate permanent și care doar temporar și, de asemenea, să întocmească acte privind distrugerea lor.

Fișa postului unui arhivar asistent presupune că acesta trebuie să cunoască modul în care se întocmesc dosarele, după ce reguli sunt întocmite pentru utilizare și conservare ulterioară, cum se țin evidențele și se întocmesc rapoartele la întreprindere. Această persoană trebuie să înțeleagă structura companiei în care lucrează, precum și regulile de utilizare a echipamentelor și a tuturor mijloacelor tehnice necesare desfășurării lucrărilor în arhivă. În plus, el trebuie să cunoască toate regulile și legile interne ale organizației, inclusiv protecția muncii, siguranța împotriva incendiilor, rutina și așa mai departe.

Responsabilități

Fișa postului unui arhivar al unei instituții bugetarepresupune că trebuie să îndeplinească anumite funcții: realizarea lucrărilor aferente afacerii arhivistice, păstrarea documentației care intră în arhivă, înregistrarea documentelor primite, elaborarea nomenclatorului și verificarea corectitudinii dosarelor înainte de a fi depuse. la arhivă. Dacă există o astfel de nevoie, atunci el criptează unitățile de depozitare, organizează plasarea cazurilor și le înscrie în registru.

Fișa postului arhivarului unei instituții medicale sugerează că acesta trebuie să întocmească descrieri sumare ale documentației stocate, să o distribuie în unități temporare și perpetue. Trebuie să țină evidențe și să distrugă prompt documentele care au expirat deja și să dezvolte un sistem prin care să poată găsi rapid și ușor documentul dorit.

Alte funcții

De altfel, îndatoririle sale oficiale impun prezența sa la examenele de valoare a documentelor pentru știință și nu numai. El trebuie să se asigure că documentele rămân intacte, dacă este necesar, să efectueze lucrări de restaurare cu ele. Acest specialist se asigură, de asemenea, că arhiva are toate condițiile necesare pentru păstrarea normală a documentelor.

Arhivistul trebuie să monitorizeze implementarea regulilor de protecție împotriva incendiilor, precum și să utilizeze mijloace tehnice moderne pentru lucrul cu documentele. El este obligat la cererea angajaților și a vizitatorilor organizațieieliberează copii sau originale ale documentației de arhivă, întocmește certificate folosind informațiile disponibile în arhivă și întocmește rapoarte despre activitatea lor.

Drepturi

Fișa postului unui arhivar medical sugerează că are anumite drepturi. El poate solicita și primi documente care se referă la activitățile sale de muncă. Dacă este necesar, poate coopera cu specialiști din alte departamente ale întreprinderii sau din alte organizații, dacă acest lucru îl va ajuta în rezolvarea problemelor sale competente. Dacă există o astfel de nevoie, el poate reprezenta interesele companiei sale în alte organizații cu privire la orice probleme care au legătură directă cu activitatea arhivei.

Responsabilitate

Fișa postului unui arhivar presupune că acesta este responsabil pentru neîndeplinirea atribuțiilor sale și pentru munca de proastă calitate, pentru furnizarea de informații false sau denaturate despre sarcinile îndeplinite, pentru refuzul de a îndeplini ordinele de la superiorii săi.

În plus, răspunde de situațiile în care au fost identificate infracțiuni, încălcări ale siguranței sau alte acțiuni care amenință funcționarea normală a întreprinderii, iar angajatul nu le-a semnalat și nu a luat nicio măsură pentru eliminarea problemei. Arhivarul este responsabil pentru încălcarea normelor de disciplină a muncii.

Condiții de lucru

Fișa postului unui arhivar sugerează ca conducerea organizației să stabilească orele de muncă ale acestuia în conformitate cu muncalegislație. Dacă este necesar, compania trebuie să îi pună la dispoziție un loc de muncă care să țină cont de toate normele și standardele, precum și de tot ceea ce este necesar pentru călătoriile de afaceri, inclusiv cele locale. De asemenea, are dreptul de a semna documente care sunt de competența sa.

Concluzie

Documentul principal pe care ar trebui să se bazeze un specialist acceptat pentru acest post este fișa postului de arhivar. Indiferent de organizația în care lucrează, drepturile, responsabilitățile, funcțiile și cunoștințele sunt practic aceleași și pot varia în funcție de nevoile unei anumite întreprinderi și de sarcinile pe care personalul de conducere le atribuie angajaților lor.

O astfel de muncă necesită atenție, perseverență, cunoașterea regulilor de siguranță a documentelor importante, cunoașterea evaluării valorii anumitor documente, precum și capacitatea de sistematizare, găsire rapidă și criptare a documentelor. De asemenea, un factor important este lucrul cu oamenii, deoarece profesia de arhivar presupune eliberarea și primirea diverselor documentații, verificarea corectitudinii întocmirii și autenticității acesteia. Doar o persoană atentă, care este pregătită să lucreze cu o cantitate mare de informații și să reprezinte interesele companiei în alte organizații, va putea îndeplini corect și fiabil sarcinile de muncă în această poziție.