Cheltuieli de călătorie: plată, dimensiune, postări

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Pentru a-și îndeplini atribuțiile oficiale, angajații sunt adesea trimiși în călătorii de afaceri. Toate cheltuielile legate de călătorie, cazare și masă sunt suportate de organizație. Citiți mai multe despre cum sunt calculate și plătite cheltuielile de călătorie în 2018.

Regulament legislativ

Indemnizația zilnică reprezintă cheltuielile unui angajat asociate cu locuința acestuia în afara locului de reședință. Potrivit art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, aceste costuri trebuie plătite de către angajator în suma prevăzută în politica statutară a organizației.

Cheltuielile de călătorie în Rusia nu sunt remunerații pentru muncă, ci plăți compensatorii. Indemnizațiile zilnice nu depind de îndeplinirea funcțiilor de muncă de către angajat. Chiar dacă aceste sarcini nu au fost îndeplinite în timpul unei călătorii de afaceri din cauza timpului de nefuncționare, întreprinderea trebuie să plătească în continuare diurna.

La nivel legislativ, există norme pentru cheltuielile de călătorie care nu sunt impozitate. Potrivit art. 217 din Codul fiscal, dacă valoarea compensației nu depășește 700 de ruble pentru călătoriile de afaceri în interiorul țării și 2500 de ruble pentru călătoriile de afaceri în străinătate, atunciorganizația nu poate plăti impozite. Aceasta nu înseamnă că organizația nu are dreptul să stabilească o plată peste norma. Trebuie doar să plătiți impozit pe diferență. Dacă politica contabilă a întreprinderii indică valoarea indemnizației de călătorie la nivelul de 1000 de ruble, atunci impozitul pe venitul personal ar trebui reținut din diferență (1000 - 700=300 de ruble).

Procedura de plată

Alocația zilnică este rambursată pentru fiecare zi petrecută într-o călătorie de afaceri. Se plătesc și zilele de weekend, zilele nelucrătoare, vacanțele și de călătorie. Dacă un angajat a plecat duminică dimineața și s-a întors o săptămână mai târziu sâmbăta, atunci toate weekendurile pentru această perioadă (4 zile) trebuie compensate. Legislația nu prevede plăți pentru diurnele de o zi, dar angajatorul, la discreția sa, poate introduce o astfel de clauză în politica contabilă. În același timp, el este obligat să acorde un avans înainte de călătorie.

Cheltuieli rambursabile:

• pentru călătorii și locuințe închiriate;
• cheltuieli de trai (diurnă);
• alte cheltuieli efectuate la direcția sau cu permisiunea managerului, chiar dacă nu au fost convenite în prealabil.

Exemplu 1

Politica contabilă a companiei prevede o plată de 45 de euro (3.330 de ruble) pe zi de ședere într-o călătorie de afaceri în străinătate și 700 de ruble. - pe teritoriul Federației Ruse. Salariatul a lipsit timp de 10 zile: de la 1 la 10 iulie. În primele 9 zile, el are dreptul la o plată de 45 x 9=405 euro (29.965 ruble). Întoarcerea zilnică în Rusia se plătește la rata de 700 de ruble. La data plății în avans, cursul de schimb euro era de 70 de ruble, iar în ziua aprobăriiraport prealabil - 68 de ruble. Calculați suma cheltuielilor de călătorie.

Deoarece angajatul a primit despăgubiri înainte de deplasare, recalcularea sumelor emise se va efectua la rata de emitere a fondurilor:

• 405 x 70=28.350 de ruble - în primele 9 zile.
• Total acumulat: 28.350 + 700=29.050 de ruble
• Rata plăților fără taxe conform legii=9 x 2500=22.500 ruble.
• Diferență: 29.050 - 22.500=6.550 de ruble - impozitul pe venitul personal ar trebui reținut din această sumă.

Documentație

Baza pentru a pleca într-o călătorie este o comandă scrisă de la angajator - o comandă. Organizația poate utiliza formularul unificat nr. T-9 sau poate dezvolta propriul său formular. Documentul trebuie să indice locul, data, scopul călătoriei, numărul certificatului, atribuirea locului de muncă. Același act prescrie valoarea indemnizației zilnice și alte plăți limitate.

Înainte de călătorie, angajatul trebuie să primească un avans, iar la întoarcere, să furnizeze un raport privind utilizarea fondurilor și sarcina îndeplinită. Pentru pregătirea documentului sunt alocate trei zile. Organizația elaborează ea însăși formularul de raport. Pe lângă document, trebuie atașate originalele tuturor documentelor consumabile.

Dacă managerul acceptă munca angajatului, atunci contabilul este obligat să reflecte toate cheltuielile în bilanţ. Dacă scopul călătoriei nu este îndeplinit, atunci o parte din cheltuieli poate fi dedusă din venitul angajatului. Dacă un angajat a cheltuit mai mulți bani decât a primit de la casa de marcat, atunciau existat modificări în cheltuielile de călătorie, ar trebui să plătiți depășirea. Suma necheltuită trebuie returnată casieriei, altfel soldul va fi dedus din venitul angajatului.

Călătorii de afaceri în străinătate

În călătoriile internaționale, data trecerii frontierei este prima zi a unei călătorii de afaceri în străinătate, iar atunci când călătoriți în Federația Rusă, se plătește la tariful prevăzut pentru călătoriile de afaceri interne. Calculele se fac conform semnelor autorităților de frontieră din pașaport.

Dacă un angajat pleacă într-o călătorie în străinătate, va trebui să cumpere moneda țării gazdă. Această funcție poate fi asumată de organizație prin prescrierea în actele locale a plății fondurilor în valută. Dolari și euro pot fi schimbate la orice bancă din țară, spre deosebire de unitățile naționale mai rare. Acest lucru ar trebui să fie luat în considerare la întocmirea actelor locale. Dacă organizația este gata să plătească cheltuielile de călătorie în valută străină, atunci este mai bine să schimbi în dolar sau euro.

Contabilitatea acestor sume în evidențele contabile se face în continuare în ruble, dar ținând cont de următoarele caracteristici:

• dacă o plată în avans este transferată pe un card de ruble, atunci suma trebuie calculată la cursul de schimb din data plății;
• dacă plata se face în numerar, atunci trebuie aplicată rata de conversie a rublei specificată în certificatul de cumpărare a valutei.

Număr de zile

Durata efectivă a șederii într-o călătorie de afaceri este determinată de documentele de călătorie, adică de bilete. Dacă angajatul a plecat într-o călătorie de afaceri cu mașina, atunci calculeazăzilele pot fi pe un memoriu, pe care este obligat să îl furnizeze la întoarcere. În plus, trebuie să fie atașate toate documentele care confirmă utilizarea transportului (comisie, facturi, chitanțe, cecuri etc.).

Excursii de o zi

Nu există o perioadă minimă specificată legal pentru o călătorie de afaceri. Sarcina liderului poate fi îndeplinită într-o singură zi. Cum pot recupera costurile în acest caz? Procesul de documentare a unei călătorii de afaceri nu depinde de durata acesteia. Departamentul de contabilitate trebuie să întocmească o comandă, să pună o notă în foaia de pontaj și să emită un avans către angajat. După întoarcere, acesta este obligat să raporteze cheltuielile efectuate, iar diferența să fie returnată la casieria organizației. Nu există alocație diurnă pentru călătorii scurte. Cu toate acestea, să lași un angajat fără bani nu este o idee bună. În acest caz, angajatorul îi poate plăti o anumită sumă, de exemplu, 50% din compensația datorată pe zi. Această compensație este scutită de taxe.

țări CSI

Călătoriile în țările CSI sunt luate în considerare separat. Deoarece nu există ștampilă în pașaport la trecerea frontierei, perioada este determinată de documentele de călătorie. Ziua plecării este data plecării vehiculului, iar ziua sosirii este ziua în care cade ora sosirii vehiculului în localitatea natală. Cuantumul plății este stabilit de angajator. Sumele neimpozabile ale compensației rămân aceleași - 700 și 2500 de ruble. Întârzierile pe parcurs se plătesc prin decizia șefului dacă există documente care confirmă faptul de a forțaîntârzieri.

Exemplu 2

Un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri timp de 3 zile.

• 10.08.17 la 22:10, angajatul a luat trenul spre Astana.
• 11.08.17 la ora 11:00 trenul a ajuns la Astana. Adică, angajatul a trecut granița deja pe 11.08.17.
• 11.08 și 12.07, angajatul era de serviciu.
• 12.08 - trenul spre Rusia a plecat la 15:05.
• 12.08 la 23:40 trenul a sosit în Rusia. Adică, angajatul a trecut granița deja pe 12.08.17.

Alocația zilnică în Federația Rusă în valoare de 700 de ruble a fost acumulată pentru 10 și 12 august. Pentru 11 august, ar trebui să se acumuleze o plată de 2.500 de ruble. În total, pentru perioada călătoriei de afaceri, angajatul va primi: 700 x 2 + 2500=3900 de ruble

Operațiuni în BU

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în 2018, ca și până acum, se realizează pe baza unui raport în avans. Sumele cheltuielilor sunt reflectate în conturile de contabilitate a costurilor, deoarece o călătorie de afaceri este o călătorie de afaceri.

O condiție prealabilă pentru călătorie este eliberarea preliminară a unui avans. Contabilul poate emite fonduri din casa de marcat sau poate transfera pe un card bancar. Avansul se calculează pe baza duratei călătoriei și a costurilor aproximative ale călătoriei de afaceri. În BU această operațiune se efectuează după cum urmează:

• Dt 71 Ct 50 - emiterea de sume contabile de la casierie.
• Dt 71 Ct 51 - transferul sumelor contabile pe card.

Afișarea ulterioară a cheltuielilor de călătorie depinde de scopul călătoriei. Costurile vor fi imputate în contabilitatea unității ale cărei probleme sunt direcționate.decide angajatul. De exemplu:

• Dt 20 Kt 71 - angajatul a fost trimis în deplasare pentru a lucra cu clientul.
• Dt 44 Kt 71 - călătoria este legată de vânzarea de bunuri.
• Dt 08 Ct 71 - un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri pentru a finaliza o tranzacție de vânzare a proprietății.
• Dt 28 Kt 71 - necesitatea călătoriilor de afaceri pentru returnarea produselor defecte.
• Dt 19 Kt 71 - contabilizarea TVA pentru sumele în avans.
• Dt 68 Ct 19 - deducere fiscală pe factură.

Returnarea fondurilor necheltuite se reflectă în următoarele tranzacții:

• Dt 50 Kt 71 - plata în avans către casierie.
• Dt 51 Kt 71 - depunerea soldului de fonduri în contul curent.
• Dt 70 Kt 71 - reținerea soldului avansului din salarii.

Puteți păstra suma doar dacă a trecut mai mult de o lună și angajatul nu se opune acestei operațiuni. În caz contrar, angajatorul va trebui să se adreseze instanței.

UST, contribuții sociale și alte impozite

Conform Legii federale nr. 216 „Cu privire la modificarea Codului fiscal al Federației Ruse”, din 01.01.2008 rambursarea cheltuielilor de călătorie care depășesc 700 de ruble. și 2500 de ruble. pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse și în străinătate, aceștia sunt supuși impozitului pe venitul personal, UST și contribuțiilor sociale. Angajatorul stabilește însuși valoarea plăților compensațiilor. Indiferent de mărimea acestora, baza de impozitare pe venit este redusă prin plata efectivă a compensației.

În scopuri fiscale, cheltuielile organizației includ:

• Călătoria muncitorului cătreambele părți.
• Închirierea de cazare, inclusiv servicii suplimentare în hotel (cu excepția costului serviciului în baruri, în cameră, pentru utilizarea facilităților de wellness).
• Eliberarea și eliberarea vizelor.
• Intrare în vehicul.

Caracteristici ale calculelor

Angajatul nu este obligat să raporteze unde a folosit diurna. Cu toate acestea, Serviciul Fiscal Federal poate verifica calculul corect al sumei pe baza duratei călătoriei. Acestea pot fi documente care confirmă călătoria, cazarea sau un document de călătorie.

În timpul unei călătorii de afaceri, pot exista cheltuieli care nu au fost convenite în prealabil. De exemplu, costul ambalării bagajelor. Rambursarea acestor cheltuieli este permisă numai dacă posibilitatea compensării acestora este specificată în actul local și există dovezi că operațiunea a fost efectuată în scop de producție. Adică a fost necesară ambalarea documentelor, proprietatea organizației. În caz contrar, astfel de cheltuieli vor trebui să fie atribuite veniturilor angajatului cu reținerea ulterioară a impozitului pe venitul personal.

Rambursarea mesei nu este legată de călătoriile de afaceri. Se înțelege că angajatul compensează aceste cheltuieli în mod independent în cuantumul diurnei. Însă conducerea poate, prin acte locale, să prevadă costul plății pentru hrană în plus față de diurna și să rețină impozitul pe venitul personal din aceste sume. Dacă costul cazării într-un hotel, zbor sau călătorie include costul alimentelor, atunci taxa nu este reținută.

Vom lua în considerare separat situația în care călătoria este inițiată de organizația care face comandă. Foarte des părțile sunt de acord cărambursarea se va baza pe costurile reale. Cu toate acestea, o organizație își poate trimite doar angajații într-o călătorie de afaceri. Și în acest caz, clientul nu păstrează cheltuielile contabile, deoarece aceasta este considerată o plată pentru serviciile unei alte organizații (executor). În acest caz, contractul dintre întreprinderi ar trebui să precizeze că rambursarea acestor cheltuieli va fi inclusă în prețul mărfurilor, precum și să indice cerințele pentru documente și termenele limită pentru depunerea acestora. Pentru biletele de călătorie și alte cecuri, clientul poate verifica doar corectitudinea calculului costului. Dacă contractantul se află în sistemul general de impozitare, atunci costul serviciilor este supus TVA. Dacă clientul este o companie străină, nu există rambursare a taxelor.

Concluzie

Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, acesta ar trebui să fie rambursat pentru cheltuielile de călătorie. Diurna se stabileste de catre angajator si se stabileste prin acte locale. Indemnizația zilnică se plătește pentru fiecare zi dintr-o călătorie de afaceri, inclusiv zilele libere, vacanțele. Înainte de călătorie, angajatul trebuie să acumuleze și să plătească un avans. El raportează toate sumele contabile după călătorie. Sumele necheltuite trebuie returnate casieriei, iar cheltuielile excesive trebuie compensate angajatului imediat după aprobarea raportului de călătorie.