Simboluri în foaia de pontaj. Cum se completează o foaie de pontaj (exemplu)

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Timpul de lucru și contabilitatea acestuia sunt componente importante ale oricărei organizații, permițându-vă să controlați activitățile companiei și să disciplinați angajații. Pentru a simplifica această procedură, a fost elaborat un formular special - o foaie de pontaj. Există atât în versiune hârtie, cât și în versiune electronică. Și fiecare dintre specii are propriile nuanțe în umplere.

Cine completează foaia de pontaj

Fiecare organizație numește o persoană responsabilă cu menținerea fișei de pontaj, concentrându-se pe specificul activității și pe numărul de personal. Dacă organizația este mică și toată munca se face în birou, atunci inspectorul de personal, contabilul sau altă persoană autorizată va programa angajații.

În cazul în care o întreprindere are mai multe facilități, este mult mai ușor să evidențiezi angajații direct la locul de muncă. În acest caz, această responsabilitate revine maistrului sau șefuluisubdiviziuni printr-un ordin separat sau prevăzute în contractul de muncă.

Algoritm pentru lucrul cu foaia de pontaj

În primul rând, trebuie să știți că fiecare întreprindere trebuie să aibă o foaie de pontaj obișnuită (adică în versiune de hârtie). Formularul poate fi fie tipărit pe cont propriu, fie comandat de la o tipografie.

Există două formulare aprobate: T-12 și T-13. Diferența lor este că primul nu ține cont doar de orele de lucru, ci are și coloane pentru calcularea salariului lunar. Acestea sunt completate conform aceleiași scheme, și anume, în fiecare lună, în prima zi, se deschide o nouă foaie de pontaj. Este necesar să completați coloanele:

• Numele companiei (conform documentelor constitutive), numărul de serie și data finalizării.
• Perioada pentru care se deschide foaia de pontaj.
• Numerele ordinare ale personalului și datele acestora de pe cardurile personale.

Restul datelor sunt introduse în decurs de o lună, iar completarea părții care se referă la salarii rămâne în sarcina angajatului contabil.

Simboluri în foaia de pontaj

Pentru o completare mai rapidă și mai convenabilă a foii de pontaj, a fost dezvoltat și aprobat un sistem de notare. Ele reflectă modul de lucru și odihnă și alte nuanțe. Sunt furnizate 36 de denumiri. Dar uneori acest număr nu este suficient pentru a afișa cu exactitate toate informațiile despre un angajat.

Simboluri în foaia de pontaj

	Nume	Desemnarea literei	Desemnare numerică
1	Orele de zi și de seară	I	01
2	Orar de deschidere de noapte	N	02
3	Lucrează în weekend și de sărbători	RP	03
4	Ore suplimentare	c	05
5	Călătorie de afaceri	K	10
6	Vacanța principală	de la	14
7	concediu suplimentar	un	15
8	Vacanță de studiu	U	16
9	Ore de lucru scurte pentru studenți	UV	17
10	Concediu suplimentar pentru studii fără plată	UD	18
11	Concediu de maternitate	r	19
12	Concediu de paternitate (plătit parțial)	veh	20
13	Concediu de paternitate (fără plată)	oj	21
14	Concediu neplătit	la	22
15	Concediu fără plată din motive legale	OZ	24
16	Concediu medical	B	25
17	Neplătithandicap	t	26
18	ore de lucru redus	ch	27
19	Timp de oprire (din motive care nu sunt angajate)	vp	28
20	Absenta din motive legale (cu plata)	g	29
21	absență nejustificată	OL	31
22	Ore nelucrate (dacă angajatorul a stabilit un loc de muncă cu fracțiune de normă)	NS	32
23	weekenduri	la	33
24	Lovituri	ZB	34
25	Absențe din motive neclare	НН	35

Tabelul arată cele mai frecvent utilizate simboluri în foaia de pontaj. O descriere mai detaliată și o listă completă se află de obicei pe prima pagină a formularului. Astfel, este mai ușor să navigați prin simboluri și să determinați în ce situație ce să puneți într-o celulă.

Umplerea obișnuită a formularelor

Completarea fișei de pontaj este o muncă minuțioasă care necesită atenție. Se poate face folosind, de exemplu, metoda prezenței și absenței continue.

În acest caz, datele sunt introduse în fiecare coloană. Simbolurile indică atât prezența angajaților la locul de muncă, cât și absența acestora, indicând motivele. De asemenea, indică numărul de orepetrecut la locul de muncă.

În foaia de pontaj în sine, va arăta astfel: într-o zi liberă, puneți litera „B”, sub ea 0, într-o zi lucrătoare, respectiv, „I” și numărul de ore, de exemplu 8. La fel ca în weekend, se notează diverse motive pentru absenteism, de la călătorii de afaceri la absențe din motive neclare.

Calculul foii de pontaj în acest caz este puțin mai ușor, deoarece toate numerele și desemnările necesare sunt în fața ochilor tăi. Acest lucru este valabil mai ales pentru specialiștii cu puțină experiență de lucru - astfel încât vor fi mai puțin probabil să se confuze și să facă o greșeală.

Completați cu înțelepciune foaia de pontaj

Există și o metodă de înregistrare a abaterilor. Se aplică atunci când ziua lucrătoare are aceeași durată pe toată perioada. În acest caz, se notează doar situațiile nestandardizate, adică absenteismul, munca suplimentară, călătoriile de afaceri etc. Când se folosește această metodă, se petrece mult mai puțin timp, iar rezultatul final este același în ambele cazuri.

Pe foaie arată astfel: linia de sus conține informații despre absența angajatului la locul de muncă - V, K, FROM, HH, PR, B și altele. Linia de jos este lăsată goală. Într-adevăr, în calculul final al orelor lucrate, zerourile nu contează și, cu aceeași lungime a zilei de lucru, rămâne doar să efectuați cele mai simple acțiuni: numărați numărul de celule goale din linia de sus (acestea sunt prezențe) și înmulțiți cu numărul de ore.

Această metodă este mai convenabilă pentru cei experimentațiofiţeri de personal şi contabili. Este, de asemenea, potrivit pentru organizațiile mici unde numărul de angajați este mic. Dacă conducerea dvs. nu știe despre un sistem mai simplu de urmărire a timpului, atunci este timpul să le sugerați.

Menținerea unei foi de pontaj pe un computer

Pe lângă versiunea pe hârtie, există și câteva electronice. După cum sa menționat mai sus, foile de pontaj trebuie să fie duplicate fără greșeală. Acest lucru este necesar pentru ca datele despre munca angajaților să nu se piardă și să fie confirmată fiabilitatea acestora (la urma urmei, nu este posibil să utilizați un computer peste tot).

Una dintre cele mai accesibile opțiuni este o foaie de pontaj creată în programele de birou. Excel este perfect pentru acest scop. Foile de calcul vă permit să creați orice tip și dimensiune de document. De asemenea, datorită capacității de a seta formule, însumarea și calcularea datelor intermediare este mult mai ușoară.

Utilizarea unui software dedicat

În cazul în care abilitățile de calcul sunt insuficiente, un angajat sau conducere poate alege un alt program similar. Foaia de pontaj în acest caz va arăta similar cu versiunea pe hârtie. Acest lucru va ajuta la reducerea timpului necesar procesării documentului.

De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că fiecare program implică utilizarea versiunilor licențiate. La diferiți furnizori, aceștia, desigur, au propriul lor cost. De exemplu, programul Time Sheet va costa utilizatorii de la1000 de ruble. și mai sus - în funcție de numărul de personal.

Un alt plus al acestor utilități este că nu trebuie să completați o foaie de pontaj pe hârtie. Formularul cu toate semnele este ușor de imprimat în orice moment. Această funcție este cu siguranță în orice program similar.

Despre stocarea documentelor

La ce se folosește foaia de pontaj? Aceasta este baza pentru contabilizarea salariilor într-o sumă sau alta, precum și principala dovadă că angajatul a fost la locul de muncă și și-a îndeplinit sarcinile. Fără îndoială, acest document este foarte important pentru fiecare organizație.

Atunci cât timp se păstrează acest formular? Foaia de pontaj trebuie păstrată timp de un an. Acest lucru este stabilit prin lege, iar astfel de norme trebuie respectate.

Dacă pierdeți o foaie de pontaj deja închisă, nu intrați în panică. Acesta poate fi întotdeauna restaurat folosind alte documente. Pentru aceasta se folosesc explicații, concedii medicale, informații despre călătorii de afaceri, programe de vacanță etc.. Tot ceea ce confirmă și explică absența unei persoane la locul de muncă poate fi folosit pentru a restabili datele.

Cine ar putea avea nevoie de un raport?

Acest document este adesea necesar pentru diferite verificări. De exemplu, serviciul fiscal verifică prezența acestuia în organizație și corectitudinea completării.

Lipsa unei foi de pontaj chiar și la cea mai mică firmă poate fi un motiv pentru o amendă destul de mare. La felapare atunci când se comit erori la completarea formularelor. Acest lucru se aplică atât calculelor, cât și utilizării greșite a simbolurilor.

Prezența foilor de pontaj este obligatorie. Ele sunt necesare atât pentru firma în sine (contabilitatea, disciplinarea angajaților), cât și pentru organizațiile de audit. Și cel mai important - aplicați corect simbolurile din foaia de pontaj. Apoi puteți evita o serie de probleme cu angajații și autoritățile de reglementare.