Buget de achiziții: esența compilarii, indicatorilor și formării

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Pe parcursul întocmirii bugetului, planurile de vânzări și producție se transformă în indicatori de venituri și cheltuieli ale departamentelor. Pentru ca fiecare dintre departamente să poată atinge obiectivele propuse, este necesară achiziționarea materialelor în cadrul planului de costuri. În acest scop, se formează un buget de achiziții.

Model de organizare a achizițiilor 1

Primul pas este determinarea scopului creării unui departament de achiziții. Pe baza specificului produsului și a numărului de furnizori, formează un departament de 2-5 persoane (maximum 7 furnizori per manager). Fiecare dintre ei este responsabil pentru momentul livrărilor, starea stocurilor, plățile și punerea în aplicare a contractelor. Munca departamentului nu poate fi efectuată numai la instrucțiunile șefului. Divizia este creată pentru a implementa planul de vânzări, care este întocmit pentru lună, trimestru și an. Este oferit un bonus pentru îndeplinirea planului:

• venit de bază: 40% pentru un manager, 60% pentru un director;
• bonusuri: 50% - pentru manager, 30% - pentru cap;
• premium - 10%.

Bonusurile pentru manageri sunt acumulate pe baza indicatorilor de performanță:

• livrare la timp;
• volum de bunuri nelichide;
• cifra de afaceri medie a stocurilor.

Pentru bonusuri, puteți folosi și indicatori calitativi, de exemplu, coeficientul de serviciu, adică numărul de bunuri din aplicație, care poate fi satisfăcut imediat.

Model de organizare a achizițiilor 2

Această schemă diferă de cea anterioară prin faptul că, pe baza planului de vânzări, șeful de departament calculează bugetul de achiziție. Adică, în cadrul unității este creat un centru de control financiar separat. Se realizează o selecție mai eficientă a managerilor, deoarece sunt luate în considerare costurile de logistică și condițiile de livrare. Toți angajații sunt interesați de implementarea planului de achiziții și, prin urmare, de dezvoltarea companiei. La rândul său, conducerea va putea reduce schema de contracul la minimum.

Va dura 1,5-2 luni pentru a construi primul model de lucru. Sarcina directorului este de a recruta personal cu experiență. În al doilea caz, va dura 6-18 luni pentru a construi un departament. Problema principală constă în munca psihologică. Directorul trebuie să transforme angajații în oameni de afaceri individuali. Nu toată lumea se poate ocupa de acest rol.

Planificare operațională

Bugetul operațional reflectă activitățile planificate pentru anul pentru un segment sau o funcție specifică a unei întreprinderi. Este dezvoltat în toate centrele de responsabilitate și apoi consolidat într-un singur buget consolidat. Întocmirea unui document poate fi considerată ca un proces contabil și de gestiune. Diferența constă în faptul că raportul reflectă activitățile întreprinderii în viitor, și nufixarea evenimentelor anterioare. Se compune din bugete pentru achiziții, vânzări, costuri administrative, de producție. Să ne uităm la fiecare dintre aceste elemente.

Vânzări

Volumul vânzărilor și structura acestuia determină natura întreprinderii. Prin urmare, unul dintre primele este un plan de vânzări. Atunci când îl pregătim, trebuie să ținem cont nu doar de vânzările din perioadele anterioare, ci și să analizezi factorii care le pot afecta (sezonalitate, promoții etc.).

Bugetul de vânzări este alcătuit ținând cont de nivelul cererii, geografia vânzărilor, cumpărători. Include un nivel țintă de venit care poate fi reflectat în bugetul de numerar. Dar calculul acestui indicator provoacă dificultăți, deoarece compania nu poate controla acțiunile clienților. Suma planificată a cheltuielilor este calculată pe baza activităților organizației. Este cel mai ușor de calculat. Vânzările ca proces de afaceri sunt de mare importanță. Pentru organizațiile care sunt angajate în vânzarea de produse, planul de vânzări este cel care stabilește eroarea în calcule. Dacă este scris incorect, va afecta toate celel alte domenii de activitate.

Producție și stocuri

Planul de lansare a produsului se bazează pe volumul vânzărilor. De asemenea, ia în considerare capacitatea de producție, modificările stocurilor și bugetele de achiziție. Calculul se efectuează după următoarea formulă:

Ieșire de produs=stoc la sfârșitul perioadei + volumul vânzărilor - stoc la începutul perioadei.

Volumul producției este calculat pe baza caracteristicilor producției de produse.

Costurile totale de producție sunt cele asociate cu fabricarea produselor. În același timp, o linie separată ia în considerare costurile cu forța de muncă în două părți: fix și la bucată (bonusuri angajaților în funcție de implementarea planului de producție).

Buget pentru costuri comerciale, administrative

Cheltuielile de vânzare sunt toate costurile asociate cu vânzarea, promovarea bunurilor. Volumul acestora depinde de deciziile din domeniul managementului. Decizia de schimbare a suprafeței spațiilor va afecta costurile asociate cu depozitarea mărfurilor. Cuantumul costurilor variabile este format din comision, costul ambalării, procesării, transportului. Toate celel alte costuri fixe sunt administrative.

Buget pentru achiziții

Planul de achiziții pe tip de bunuri sau pe furnizori arată câte produse ar trebui să achiziționeze compania de la furnizori externi și interni. Bugetul de achiziții este format pe baza planului de vânzări, a nivelului de inventar, a volumului de muncă de producție, a termenilor și a procedurii de rambursare a conturilor de plătit.

Achiziție=utilizare planificată + inventar la sfârșitul perioadei - inventar la începutul perioadei.

Stocuri pentru producție

Nevoia de materiale de producție permanentă este determinată de costul reparației echipamentelor, de planul de construcție și de pregătirea noilor produse. Adesea, economiștii fac greșeala de a ignora aceste costuri atunci când fac buget.

Suma planificată a cheltuielilor depinde de tipul de resurse și de modul în care acestea sunt consumate. Bugetul este formatbazate pe normele de consum de resurse în producție, în centrele economice și nevoia de mijloace fixe. Primul articol se calculează prin înmulțirea volumului de producție planificat cu normele. Această cerință este ajustată pentru soldurile stocurilor și standardele de stoc. Așa se formează bugetul de achiziții în natură. Pentru a-l converti în termeni de valoare, trebuie să înmulțiți cu prețul planificat.

Exemplu

Uzina de oțel intenționează să producă 3.000 de tone de produse anul viitor. Acest lucru va necesita cupru și acid oleic. Rata de consum la 1 tonă: cupru - 0,06 kg, acid - 0,0058 l. Soldul de cupru la începutul anului este de 100 kg, iar la sfârșit - 50 kg. Prețul materiilor prime este de 4.500 de ruble. /t. cupru și 10.000 de ruble. / litru de acid.

Nevoie pentru anul:

• 30000, 006=180 kg de cupru
• 30000,0058=17,4 litri de acid

Volum de achiziție planificat:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 de ruble. - pentru cupru.
• (17, 410.000)=174.000 de ruble. - pentru acid.

Stocuri ADC

Planificarea bugetului de achiziții în activități administrative și economice (AHA) se realizează diferit. Gama de mărfuri este foarte largă (de la papetărie la materiale pentru renovarea birourilor), neexistând cote de consum. Există trei moduri de a determina cerințele de inventar:

• Utilizați solicitările de la unitățile structurale. Serviciul de aprovizionare colectează cereri, procesează, evaluează solduri, actualizează prețurile și calculează bugetul.
• Instalarestandarde de inventar pentru cele mai populare articole, cum ar fi papetărie, detergenți. Bugetul este calculat pe baza stocurilor disponibile.
• Setați o limită de achiziție de stoc pentru AHD ca procent din costul materialelor de bază.

O atenție specială trebuie acordată elaborării stocurilor pentru a identifica resursele în exces. Atunci când se formează bugetul de achiziții, astfel de materiale ar trebui ajustate în jos. Mai ales dacă oferta nu este limitată.

Funcții bugetului de achiziții

• Un buget este un instrument de planificare care indică modul în care resursele pot fi utilizate în funcție de oportunități. Este, de asemenea, un mijloc de monitorizare și evaluare a performanței prin compararea indicatorilor planificați și efectivi.
• Activitatea managerilor poate fi evaluată prin structura și gradul de implementare a bugetului de achiziții. Organizațiile le folosesc pentru a evalua performanța unităților lor de management.
• Bugetul departamentului de achiziții poate îndeplini o funcție motivațională dacă conține scopul activității. De exemplu, departamentului i s-a dat sarcina de a achiziționa materii prime pentru o jumătate de milion de ruble în regim post-plătit. Dacă obiectivul este atins, atunci șeful și adjuncții săi vor primi un bonus, care va crește partea de cheltuieli a bugetului în perioada următoare.
• Angajatul trebuie să înțeleagă ce sarcini îi sunt stabilite. Dacă obiectivele de dezvoltare ale organizației sunt ținute secrete, acestea nu vor fi atinse. În acest sens, bugetul formează mediul de comunicare în echipă, precum și întreangajați și subordonați.

Lucrează cu licitații

Pentru alcatuirea bugetului de achizitie de materiale se pot face licitatii - pentru a gasi cei mai buni furnizori de marfuri dintr-o anumita categorie. Conform documentelor de reglementare, se elaborează o strategie de distribuire a materialelor pe grupuri, indicatorii de calitate, iar contractanții sunt clasificați. Se întocmește o listă de licitații cu propunerile furnizorilor. „Câștigătorul” este determinat automat în funcție de criteriile de evaluare specificate. În plus, se lucrează pentru încheierea unui contract și formarea unui buget de achiziții.

Opțiuni de cumpărare:

• Un lot. Procesul de pregătire a documentelor este simplificat, dar organizația va avea nevoie de depozite mari pentru depozitarea proviziilor. Riscul pierderilor cauzate de deteriorarea produsului crește.
• Loturi mici. Cifra de afaceri rapidă a capitalului și spațiu de stocare redus.
• După cum este necesar. Marfa se livreaza pe facturi (fara incheierea unui contract) in loturi mici pe baza de plata integrala anticipata.

Controlul achizițiilor

Pentru a controla execuția bugetului, achizițiile pot fi calculate de centrele de responsabilitate financiară. În același timp, planificarea se realizează la două niveluri:

• Management prospectiv - formarea necesarului de materiale pe an, defalcat pe trimestre/luni. După formarea planului anual se realizează selecția furnizorilor și încheierea de contracte pe termen lung.
• Gestionarea calendarului - formarea de lunarsi planuri pe zece zile/saptamanale de achizitie pentru a alimenta intreprinderea neintrerupt cu materii prime specifice. Acesta este detaliul planului anual.

Pentru a calcula bugetul lunar de achiziție, ar trebui să urmați acest algoritm:

• Calculați necesarul de materiale pentru producție, luând în considerare soldurile curente, încasările așteptate și stocurile de siguranță.
• Cerința este ajustată pentru comenzi, articole și înlocuiri permise.
• În cazul modificărilor planurilor de producție, bugetul de achiziție este ajustat.
• Se formează un program de livrare a materiilor prime și un plan de plată pentru furnizori.
• Dacă livrarea eșuează, se face un pas înapoi și este selectat un nou furnizor. Dacă nu este posibilă schimbarea furnizorului, se inițiază o modificare a calității de achiziție sau a materialului.

Iată cum să bugetați achizițiile.