Optimizarea costurilor: plan, activități

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Optimizarea costurilor la întreprindere este un pas necesar și important într-o situație instabilă din punct de vedere economic. Luați în considerare acest lucru în detaliu.

Întrebări cheie

Pentru a face totul bine și să nu devii „tiran și satrap” în ochii personalului, trebuie să înțelegi:

• tipuri existente și opțiuni de reducere a costurilor;
• principii și metode de planificare care însoțesc activitățile de optimizare a costurilor;
• cele mai eficiente moduri de a reduce costurile din punct de vedere practic;
• cum să reduceți costurile materiale;
• esența beneficiilor din costurile de transport reduse;
• cum să alegi o strategie de reducere a costurilor;
• principii de bază de optimizare.

Buget

Adesea, bugetarea este transferată către un departament ai cărui angajați consideră că nu sunt pe deplin competenți în această problemă. Totuși, bugetarea este un pas important. Participarea la acesta vă permite să obțineți o cantitate mare de informații care sunt importante pentru toate departamentele.

Bugetul se formează în mai multe etape:

• formarea unui plan de proiect pentru viitorul buget;
• luarea în considerare a proiectului de buget;
• aprobarea bugetului;
• execuția bugetului;
• analiza de execuție.

Optimizarea cheltuielilor bugetare este următorul pas după bugetare.

Costuri

Optimizarea costurilor este imposibilă fără a înțelege conținutul termenului „costuri”.

Sunt acele fonduri care sunt implicate în formarea profitului pentru o anumită perioadă. O parte din costuri se acumuleaza sub forma de produse finite, semifabricate, imobilizari necorporale sau constructii in curs in activele societatii. Diagrama prezintă o structură simplificată care respectă standardele IFRS.

Pur simplu, o cheltuială este o creștere a datoriilor sau o scădere a activelor care are ca rezultat o scădere a capitalului.

Optimizare

Se crede că optimizarea costurilor începe cu reducerea costurilor în momentul actual. Cu toate acestea, acest lucru nu este în întregime adevărat.

Optimizarea cheltuielilor bugetare la o întreprindere nu începe în momentul în care acestea încep să controleze strict cheltuirea banilor care sunt deja în cont. Din pacate, in acest moment intrebarea de unde vin banii din cont nu este deloc controlata. Atragerea de împrumuturi active, precum și gestionarea numai a cheltuielilor, implică o lipsă cronică de fonduri în întreprindere și apoi - posibil faliment.

Eficacitatea acestei proceduri depinde de păstrarea evidenței atât a veniturilor, cât și a cheltuielilor. Aceste elemente trebuie planificate, iar conducerea trebuie să monitorizeze în mod constant cifrele pe an, trimestru, lună sau altă perioadă financiară. Este mereuexistă posibilitatea ca proiectele costisitoare în prezent să fie foarte profitabile pe termen lung.

Zone de lucru

Optimizarea costurilor nu înseamnă luarea de acțiuni în detrimentul intereselor comerciale. Sarcina de reducere a costurilor ar trebui rezolvată într-un mod optim, atunci când se compară cheltuielile și veniturile între ele.

Puteți rezolva problema în mai multe direcții:

1. Reducerea costurilor prin resurse interne (reducere directă). Aceste acțiuni includ creșterea productivității, reducerea costurilor cu materialele, reducerea costurilor de management, precum și reducerea personalului întreprinderii.
2. Scăderea costurilor de producție (reducere relativă). Acest lucru se poate realiza prin creșterea volumului de producție. În acest caz, vor fi cheltuiți mult mai puțini bani pentru o parte.
3. Formarea unei oferte prin cercetare de marketing. În acest caz, este stimulată creșterea volumului de achiziții de către clienți și se formează un aflux de noi clienți.
4. Formarea unei discipline financiare stricte. În această variantă, un cerc restrâns de persoane poate acorda „autorizare” pentru cheltuieli.

Programul de optimizare a cheltuielilor bugetare ar trebui să acopere cele mai înguste zone. Atunci va fi cât mai eficient posibil.

Căi de optimizare

Un plan de optimizare a costurilor poate include trei direcții în care poate merge o companie.

Remarcă reducerea expresă, reducerea costurilor întreprinderii într-un ritm rapid, sistematicăabrevieri.

Fiecare dintre metode este utilizată într-o situație specifică. Măsurile luate în acest sens ar trebui să fie în concordanță cu situația actuală și ar trebui să se bazeze, de asemenea, pe o planificare pe termen lung.

Reducere expres

Alegând această metodă pentru a reduce costurile, este urgent să nu mai plătiți cheltuieli pentru unele articole. Pentru a determina rezultatul, trebuie să aflați consecințele probabile ale fiecărei metode de optimizare.

Toate costurile sunt împărțite în:

• Prioritate mare. Astfel de cheltuieli sunt necesare pentru ca întreprinderea să-și continue activitățile. Acestea includ plata salariilor către angajați, achiziționarea de materii prime pentru producție.
• Prioritate. Acesta este costul plății pentru comunicații mobile, publicitate. Dacă încetați să plătiți conform acestui articol, activitatea companiei va eșua.
• Permis. Acestea includ beneficii pentru angajați, plata pentru tratamentul sanatoriu pentru personal. Dacă compania nu are fonduri gratuite, atunci aceste plăți pot fi suspendate, dar este de preferat să le păstrați.
• Inutil. Un exemplu de astfel de costuri este plata unui zbor privat pentru șeful companiei. Anularea unor astfel de cheltuieli nu va afecta negativ operațiunile companiei.

Când alegeți o reducere expresă a costurilor, în primul rând, plățile pentru un articol „inutil” sunt oprite, iar cele permise sunt limitate drastic. Nu este recomandabil să reduceți primele două categorii.

Reducere rapidă a costurilor

Optimizarea costurilor în întreprindere într-un ritm rapid este posibilă ca urmare ao serie de evenimente. Pentru a reduce costurile cât mai eficient posibil, conducerea trebuie să stabilească mai întâi unde economisește.

1. Economisiți la materiale pentru producție și materii prime. Modalitățile de optimizare a costurilor pot fi diferite. Revizuirea contractelor cu furnizorii pentru a obține bunuri la un preț favorabil este cea mai eficientă modalitate de reducere a costurilor. De asemenea, furnizorii pot oferi amânări de plată, ceea ce va oferi companiei posibilitatea de a strânge suma necesară fără a obține împrumuturi suplimentare.
2. Analiza costurilor de transport și optimizarea acestui articol de cheltuieli. În plus, puteți reduce costul energiei electrice, telecomunicațiilor. Departamentul de transport poate fi externalizat, iar apoi contactați centrul logistic, care va întocmi un program de reducere a costurilor de transport. Pentru a reduce costul energiei electrice, controlați-i consumul, monitorizați nivelul de iluminare în întuneric, instalați echipamente de economisire a energiei. Reducerea listei de angajați care au dreptul la comunicații mobile corporative va reduce semnificativ costurile. Puteți negocia cu un operator de telefonie mobilă sau cu un furnizor de servicii de telecomunicații pentru a încheia un contract corporativ cu condiții favorabile.
3. Reduceri de personal și reducerea salariilor. Outsourcing și freelancing reduc efectiv costul plății salariilor către personal, iar recrutarea companiilor sau a unui departament intern de recrutare va ajuta la înlocuirea angajaților ineficienți. De exemplu, nu este necesar să aveți în personal o doamnă de curățenie. personal de întreținere externalizatva economisi până la 20% din plățile atribuibile fiecărui angajat.

O altă variantă este optimizarea costurilor prin reducerea salariilor, dar oferirea de beneficii sociale: extinderea listei condițiilor de asigurare medicală, asigurarea angajaților cu mâncare pe cheltuiala companiei sau cafea gratuită în aparat. Studiile arată că investiția în acest caz va fi profitabilă pe termen lung, deoarece va crește loialitatea personalului.

Abrevieri sistematice

Așa cum sugerează și numele acestei metode de optimizare, esența ei este de a desfășura activități periodice menite să reducă costurile.

1. Gestionarea investițiilor. Investitiile pe termen lung trebuie intotdeauna justificate cu atentie. Pentru ca o companie sa achizitioneze echipamente noi, mai eficiente, departamentul in cauza trebuie sa argumenteze care va fi beneficiul companiei atunci cand proiectul se amortizeaza, cand incepe sa aduca profit. Introducerea de noi tehnologii competitive ajută la dezvoltarea afacerilor. Cu toate acestea, atunci când ia decizia de a cumpăra ceva, conducerea trebuie să țină cont de obiectivul principal - reducerea costurilor.
2. Gestionarea achizițiilor. Constă în căutarea periodică de noi furnizori care să ofere mărfuri de calitate la prețuri mai bune.
3. Gestionarea proceselor de afaceri. „Managementul brusc”, atât de inerent țării noastre, afectează foarte mult principiile de a face afaceri. Din punctul de vedere al noilor metode, la organizarea proceselor de afaceri, se propune să privim producția din partea cumpărătorului. Efectuați o analiză a procesului. Managerul întreprinderii trebuie să se întrebe dacă va plăti cumpărătorul pentru asta? Clientul nu va dori să plătească pentru mișcarea mărfurilor, timpul de nefuncționare, reechiparea producției fără modificări care îmbunătățesc produsul. Prin urmare, astfel de cheltuieli ar trebui fie reduse pe cât posibil, fie eliminate complet.

Reguli de optimizare

La compilarea unui plan de acțiune pentru optimizarea costurilor, trebuie reținut că o soluție situațională a unei probleme nu este întotdeauna cea mai bună alegere. Reducerea costurilor este o corvoadă care ar trebui să devină un obicei bun în fiecare zi.

Urmând regulile de optimizare, puteți obține efectul maxim cu cea mai mică pierdere.

1. Costurile nu trebuie întotdeauna reduse, ci mai des trebuie gestionate eficient. Uneori, pentru a reduce costurile totale, trebuie să creșteți suma costurilor într-o anumită direcție.
2. Costurile sunt reduse la minimum pentru a obține cel mai bun rezultat. Regula eficienței spune că o unitate de cost trebuie să ofere în mod necesar rezultatul maxim.
3. Întotdeauna există costuri, fie că este vorba de acțiune sau inacțiune.
4. Nu există lucruri mărunte când vine vorba de cheltuieli. Lăsați angajații companiei să fie supărați pe raportul despre utilizarea celei de-a treia duzini de pixuri într-o lună. Dar odată ce se obișnuiesc să acorde atenție lucrurilor mărunte, ei pot vedea o creștere a salariului sau condiții de muncă mai bune ca rezultat.
5. Străduința de a menține costurile cât mai scăzute nu este întotdeauna utilă. Poate fi optim să reduceți puțin costurile și să le mențineți pe drumul cel bun.nivelul necesar.
6. Optimizarea cheltuielilor bugetare este imposibilă fără investiții financiare.
7. Există un tip de cheltuieli care vă permite să evitați pierderi și mai mari. Acestea includ asigurări, angajarea de agenți de securitate, instalarea de alarme și îmbunătățirea calității produselor.
8. Toți angajații companiei ar trebui să fie incluși în proces, dar fiecare ar trebui să aibă propria sarcină importantă pentru ei.
9. Atenție nu este niciodată prea mare. Un gând sau o bănuială care apare ca urmare a citirii raportului obligă la o analiză mai profundă a indicatorilor și aproape întotdeauna duce la o reducere a costurilor.
10. Optimizarea costurilor ar trebui făcută în mod constant. Noile elemente de cheltuieli afectează profitul companiei. Aparând brusc și dispărând brusc neobservate, pot cauza prejudicii semnificative bugetului companiei. Urmărirea cheltuielilor ar trebui să fie o sarcină obligatorie care este raportată conducerii de top a companiei.

Optimizarea veniturilor și cheltuielilor - proceduri care merg mână în mână. Cheltuielile necontrolabile nu vor aduce profit companiei, iar creșterea profitului este direct legată de controlul costurilor.

Confuzia de concepte

Programul de optimizare a costurilor de la Finanțe conține adesea articole fără costuri.

Pentru a crea cel mai eficient program, echipa de management trebuie să înțeleagă diferența dintre tipurile de costuri.

De exemplu, controlul costurilor bazat pe P&L nu ar fi considerat control al costurilor.