Întocmirea rezultatelor inventarului: o listă de documente, procedura de întocmire

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Inventarul este reprezentat de procedura de comparare a activelor existente cu informațiile care sunt disponibile în evidențele contabile ale companiei. Procesul se realizează de către o comisie specială desemnată prin emiterea unui ordin de către conducătorul întreprinderii. Adesea, ca urmare a procedurii, se dezvăluie un deficit sau un surplus. Prin urmare, înregistrarea rezultatelor inventarului ar trebui efectuată cu ajutorul documentelor competente și oficiale. Acestea sunt întocmite și semnate de membrii comisiei.

Concept de inventar

Este reprezentată de o metodă standard și frecvent utilizată de verificare contabilă a stării și mișcării diferitelor proprietăți și bani într-o întreprindere. Identifică discrepanțe între înregistrările din evidențele contabile și soldurile reale ale diferitelor elemente sau fonduri din companie.

Inventarul este efectuat în legătură cu diverse proprietăți ale întreprinderilor. În timpul implementării, se ia în considerareOrientări speciale aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 49. Procedura de înregistrare a rezultatelor inventarierii este prezentată și aici.

Scopul evenimentului

Inventarul poate fi efectuat de mai multe ori pe an pe baza unui ordin emis de directorul companiei. Procesul este implementat în mod necesar dacă compania este cumpărată, închiriată sau vândută. În plus, se efectuează înainte de formarea rapoartelor anuale, schimbarea persoanei responsabile financiar sau când se detectează furt în companie. Activele fixe ar trebui revizuite la fiecare trei ani. După diferite dezastre naturale sau urgențe, firmele trebuie să identifice pierderile suferite, pentru care se efectuează un inventar.

Prin acest proces, pot fi atinse mai multe obiective:

• Verificarea cunoștințelor contabile de către contabilul companiei;
• detecția diferitelor tranzacții neînregistrate;
• identificarea greșelilor făcute de personalul contabil;
• control asupra siguranței obiectelor de valoare și oportunității plăților;
• verificarea stării și a condițiilor de depozitare a proprietății;
• identificarea bunurilor care sunt lente sau învechite;
• Verificarea integrității muncii persoanelor responsabile din punct de vedere financiar;
• studiarea mișcării stocurilor în întreprindere;
• detecția tranzacțiilor care din diverse motive nu au fost reflectate în contabilitate.

Pentru a atinge obiectivele de mai sus, este important să studiezi corect procedura de desfășurare și raportare a rezultatelorinventar. Dacă documentația produsă în urma acestui proces conține încălcări sau erori, atunci rezultatele nu vor fi recunoscute ca fiind de încredere.

Tipuri de proces

Inventarul poate fi prezentat în mai multe moduri. Poate fi complet sau privat, precum și selectiv sau continuu.

În plus, procedura este neprogramată, programată, controlată sau repetată.

Cum se face?

Efectuarea unui inventar și formalizarea rezultatelor acestuia sunt procese complexe care sunt implementate doar de comisia de inventariere. Include specialiști ai companiei care nu sunt interesați de rezultatele procesului și, de asemenea, au cunoștințele și experiența necesare.

Procedura de inventariere este împărțită în următorii pași:

• inițial se emite un ordin de gestiune, pe baza căruia începe acest proces;
• este numit un comision de inventar;
• specialiști aleși studiază chitanțe și documente de cheltuieli, precum și diverse rapoarte privind mișcarea banilor sau a valorilor materiale;
• președintele comisiei aprobă toată documentația care este atașată registrelor;
• chitanțele sunt întocmite de persoane responsabile financiar;
• activele materiale reale sunt comparate cu înregistrările din documentație;
• verificări de control pot fi efectuate la sfârșitul procesului;
• numai după emiterea rezultatelor.

Comisia trebuie să fie competentîntocmește documente cu privire la rezultatele obținute, care sunt apoi transferate spre studiu conducătorului întreprinderii. Executarea competentă a rezultatelor inventarierii este cheia activităților legale și profitabile ale companiei. De aceea, persoanele care sunt interesate de rezultatele obținute nu au voie să conducă procesul.

Procedura de documentare a rezultatelor inventarului

La sfârșitul procesului, trebuie pregătite numeroase documente. Sunt studiate si completate de membrii comisiei de inventariere, dupa care sunt transferate spre studiu conducerii societatii. Pe baza acestor lucrări se ia decizia de a trage la răspundere persoanele responsabile financiar sau contabilii, astfel încât membrii comisiei să ia în serios execuția rezultatelor inventarierii. Actele care se intocmesc in acest caz sunt reprezentate de urmatoarele acte:

• comandă, în baza căreia începe procedura de verificare, și este emisă de șeful întreprinderii;
• jurnal de control, care indică modul în care sunt îndeplinite ordinele directorului de către membrii comisiei de inventariere;
• un inventar de proprietăți diverse reprezentate de active fixe, active necorporale, bunuri sau numerar;
• acțiunea de a examina obiectele de valoare expediate;
• inventar de proprietate acceptat pentru depozitare sau în tranzit;
• act de inventariere a metalelor prețioase sau a produselor prețioase;
• inventar de valori mobiliare și BSO;
• actul de verificare a calculelor efectuatecu cumpărători, creditori, debitori sau furnizori;
• declarații de colare întocmite în legătură cu mijloace fixe sau alte proprietăți;
• un act de verificare de control, cu ajutorul căruia puteți verifica implementarea corectă a procedurii;
• comandă de management privind rezultatele.

Fiecare document are propriile sale caracteristici. Documentația corectă a rezultatelor inventarului le permite să fie folosite pentru a urmări penal contravenitorii sau a furtului de identificare.

Reguli pentru emiterea comenzilor

Inventarul se efectuează exclusiv pe baza unui ordin oficial emis de șeful întreprinderii. Acest document este inclus în carnetul de control, pe baza căruia se evaluează eficacitatea și eficiența implementării ordinelor directorului.

Un exemplu de astfel de comandă poate fi studiat mai jos. Un document poate fi chiar generat pentru o revizuire neprogramată.

Nuanțe ale realizării inventarelor

Inregistrarea rezultatelor inventarierii consta in formarea de diverse acte si inventariere. Regulile pentru compilarea lor includ:

• conțin date actualizate care apar în procesul de verificare de către membrii comisiei;
• le puteți completa folosind un computer sau manual;
• erori, blot-uri sau corecții nu sunt permise;
• numele diferitelor valori,care sunt verificate sunt cu siguranță înregistrate pe baza informațiilor din nomenclatură;
• unități de măsură trebuie să fie aceleași ca în înregistrările contabile;
• pe toate paginile inventarelor, numărul de bunuri materiale care au fost efectiv identificate, precum și numărul acestora pe baza documentelor contabile;
• dacă se comite o eroare, aceasta trebuie corectată prin bifarea acesteia, după care se dau mai sus datele corecte, iar o astfel de corectare este certificată prin semnătura președintelui comisiei și a persoanei responsabile financiar a compania;
• inventarele nu pot avea linii goale, așa că tot spațiul rămas este pur și simplu tăiat;
• La sfarsitul actelor se noteaza ca au fost verificate tarifele si taxele, precum si toate calculele au fost facute de catre membrii comisiei.

Dacă inventarierea este efectuată din cauza unei schimbări a persoanei responsabile material, atunci documentul este semnat de fostul angajat și de noul angajat.

Ordinea capului pe baza rezultatelor verificării

Formularea și contabilizarea rezultatelor inventarului este un pas important în această procedură. Include neapărat emiterea unui ordin de către conducerea companiei. Acest ordin se formează numai după ce directorul companiei a studiat actele de inventar, extrasele de colare, inventarele și alte documente similare.

Pe baza datelor primite, conducerea decide asupra rezultatelor auditului. O astfel de decizie este aprobată cu ajutorul unui ordin oficial. În aiadocumentul include următoarele date:

• numele companiei;
• forma organizatorică aleasă;
• data emiterii documentului;
• oferă documente după care s-a ghidat șeful organizației în procesul de luare a deciziilor;
• rezultate de verificare aprobate;
• dă ordinea pe baza căreia vor fi eliminate încălcările sau discrepanțele identificate;
• persoane desemnate care sunt executori ai ordinului, precum și responsabile pentru executarea deciziei directorului.

Acest ordin este semnat de șeful direct al companiei, iar ulterior este avizat de un contabil care este obligat să se familiarizeze cu textul întocmit. După aceea, documentația este transferată departamentului de contabilitate, ai cărui angajați sunt responsabili de implementarea deciziei directorului.

De ce este necesară documentația?

Asigurați-vă că ați întocmit documente primare oficiale pe baza rezultatelor auditului. Ei sunt cei care confirmă că a fost efectuat un inventar de în altă calitate și că toate informațiile identificate sunt de încredere.

Înregistrarea corectă a rezultatelor inventarului face posibilă tragerea unei concluzii cu privire la cât de mult corespund informațiile din contabilitate cu numărul real de valori diferite. Adesea, cu ajutorul unui audit, este posibil să se identifice restanțe, fraude sau chiar furturi din partea angajaților companiei.

Concluzie

Inventarul este o modalitate semnificativă de a verifica corectitudinea întrețineriicontabilitate. Rezultatele sale ar trebui întocmite corect, pentru care sunt întocmite o mulțime de documente primare. Acestea trebuie formate direct de membrii comisiei de inventariere, dupa care sunt studiate si semnate de catre conducatorul societatii.

Pe baza acestor documente, puteți evalua cât de bine este întreținută contabilitatea organizației.