Tipuri și funcții de control managerial

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Procesul de management constă din cinci funcții: planificare, organizare, personal, conducere și control. Astfel, controlul face parte din procesul de control.

Controlul este principala funcție obiectivă a managementului într-o organizație: procesul de comparare a performanței reale cu standardele stabilite ale companiei. Fiecare manager trebuie să monitorizeze și să evalueze activitățile subordonaților săi. Controlul managementului ajută la luarea de măsuri corective din partea managerului în timp util pentru a evita circumstanțe neprevăzute sau pierderi financiare pentru companie.

Procesul de control de bază include trei pași:

• Setarea standardelor.
• Măsurarea performanței în raport cu aceste standarde.
• Corectarea abaterilor de la standarde și planuri.

Ca parte a planului strategic general al organizației, liderii stabilesc obiective pentruunități în termeni specifici, preciși și operaționali, care includ planificarea performanței în raport cu rezultatele reale.

Standardele cu care se va compara performanța reală pot fi derivate din experiența anterioară, statistici și analize comparative (pe baza celor mai bune practici din industrie). În măsura în care este posibil, standardele sunt dezvoltate pe o bază bilaterală, mai degrabă decât conducerea de vârf, luând decizii unilateral pe baza obiectivelor organizației.

De ce este necesar controlul managerial?

Dacă personalul ar face întotdeauna ceea ce este mai bine pentru organizație, nu ar fi nevoie de control și management. Dar este clar că uneori oamenii sunt incapabili sau nu doresc să acționeze în interesul organizației și trebuie puse în aplicare un set de controale pentru a preveni comportamentul nedorit și pentru a încuraja acțiunile dorite.

Chiar dacă angajații sunt echipați corespunzător pentru a-și face treaba bine, unii aleg să nu o facă, deoarece este posibil ca obiectivele individuale și cele organizaționale să nu fie exact aceleași. Cu alte cuvinte, nu există o aliniere a obiectivelor. În astfel de cazuri, trebuie luate măsuri pentru a crește motivația și productivitatea angajaților.

O organizație eficientă este una în care managerii înțeleg cum să gestioneze și să controleze. Scopul controlului ca concept și proces este de a ajuta la motivarea și ghidarea angajaților în rolurile atribuite. Înţelegeresistemele de control al proceselor și managementului sunt esențiale pentru eficacitatea pe termen lung a unei organizații.

Fără suficiente sisteme de control, confuzia și haosul pot copleși o organizație. Cu toate acestea, dacă sistemele de control înăbușă o organizație, aceasta poate suferi de lipsa inovației antreprenoriale.

Controlul inadecvat asupra implementării deciziilor manageriale poate duce la scăderea productivității sau la creșterea riscului de rezultate financiare slabe cel puțin. În extremă, dacă performanța nu este monitorizată, poate rezulta eșec organizațional.

Caracteristicile unui sistem de management eficient

Un sistem eficient de management al afacerii este un set integrat de procese și instrumente de management care ajută la alinierea strategiei companiei și a obiectivelor anuale cu activitățile zilnice, monitorizează performanța și inițiază acțiuni corective.

Un sistem de control al managementului este un proces continuu de îmbunătățire a performanței prin stabilirea de obiective individuale și colective care se aliniază cu obiectivele strategice ale organizației, planificarea performanței pentru atingerea acestor obiective, revizuirea și evaluarea progresului și dezvoltarea cunoștințelor, abilităților și abilităților oamenilor.. Sistemul de control ar trebui să se concentreze pe rezultate.

Un sistem de management eficient are următoarele caracteristici:

1. Ajută la atingerea obiectivelor organizaționale.
2. Facilită utilizarea optimă a resurselor.
3. Se îmbunătățește în generalperformanța organizației.
4. Motivează și sporește moralul angajaților.
5. Controlul stabilește, de asemenea, disciplina și ordinea.
6. Valori de performanță clar definite și ușor de înțeles.
7. Asigură planificarea viitoare prin revizuirea standardelor.
8. Obiectivele strategice se aplică la toate nivelurile organizației.
9. Controlul eficient minimizează erorile.
10. Consolidarea managementului și implicarea angajaților.
11. Atinge mai rapid obiectivele prioritare.

Procesul de control al managementului reglementează activitățile companiilor în așa fel încât performanța efectivă să corespundă planului stabilit în prealabil. Un sistem de control eficient permite managerilor să evite circumstanțele care aduc pierderi companiei.

18 funcții de control managerial

Controlul de management este orice proces, instrument sau sistem care este creat pentru a permite conducerii să reglementeze activitățile unei companii în conformitate cu obiectivele acesteia.

Controlul se efectuează la nivelurile inferioare, mijlocii și superioare ale managementului. La fiecare nivel, controlul va fi diferit: managementul de vârf va fi implicat în controlul strategic, managementul mediu în controlul tactic și nivelul inferior în controlul operațional.

Următoarele sunt funcțiile de control al deciziei de management:

1. Strategia de planificare. Procesul de stabilire a unui plan de acțiune pentru atingerea obiectivelor.
2. Controlcerințe. Documentarea oficială a planurilor ca cerințe și gestionarea modificărilor la aceste planuri, după cum este necesar.
3. Control financiar. Monitorizarea și contabilizarea bugetului companiei.
4. Gestionarea performanței. Procesul de a conveni asupra unui set de obiective cu angajații și de evaluare a performanței acestora în raport cu acele obiective.
5. Controlul muncii. Monitorizați angajații pentru a îmbunătăți productivitatea, eficiența și calitatea muncii.
6. Management de programe și proiecte. Se implementează modificarea.
7. Controlul riscurilor. Un proces repetat de identificare, analiză și eliminare a riscurilor.
8. Control de securitate. Identificarea și eliminarea amenințărilor de securitate și implementarea modalităților de reducere a diferitelor riscuri.
9. Controlul conformității. Implementarea proceselor, procedurilor, sistemelor, auditurilor, măsurătorilor și rapoartelor în conformitate cu legile, reglementările, standardele și politicile interne ale organizației.
10. Metrici și raportare. Calculul și comunicarea măsurătorilor semnificative ale performanței organizaționale.
11. Evaluare comparativă. Proces iterativ de evaluare comparativă a rezultatelor în raport cu industria companiei, concurenții sau cele mai bune practici actuale.
12. Îmbunătățire continuă. Procesul de măsurare a performanței, îmbunătățire a acesteia și măsurare din nou.
13. Controlul calității. Asigurarea faptului că produsele de ieșire îndeplinesc specificațiile. De exemplu, implementarea unui proces de testare a produsului pe o linie de producție.
14. Asigurarea calității. Asigurarea calității este procesul de prevenire a eșecurilor calității viitoare. De exemplu, practica de investigare a cauzelor fundamentale ale tuturor eșecurilorpentru a căuta îmbunătățiri ale producției.
15. Automatizare. Creșteți productivitatea, eficiența și calitatea prin automatizare.
16. Gestionarea datelor. Practica de a colecta informații care pot fi utile în viitor, precum și analiza datelor.
17. Gestionarea stocurilor. Gestionarea stocurilor și contabilitatea pentru a evita lipsurile sau surplusurile.
18. Gestionarea activelor. Controlul activelor, cum ar fi instalațiile de producție, infrastructura, utilajele, software-ul și proprietatea intelectuală.

Tipuri de control și caracteristicile acestora

Organizațiile au nevoie de controale pentru a determina dacă planurile lor au fost îndeplinite și pentru a lua măsuri corective, dacă este necesar. Principalele obiective ale controlului deciziilor manageriale:

1. Adaptarea la schimbare. Sistemul de control poate anticipa, monitoriza și răspunde la condițiile de mediu în schimbare.
2. Minimizarea erorilor. Controlul productiv al managementului și contabilitatea vor limita numărul de erori care apar în activitățile firmei.
3. Minimizarea costurilor și maximizarea profiturilor. Dacă organizarea controlului de management este implementată eficient, aceasta poate reduce costurile și poate crește productivitatea.

Afacerile instalează sisteme de control într-un număr de domenii diferite și la diferite niveluri de management. Responsabilitatea pentru controlul deciziilor de management este extinsă. Există diferite clasificări și caracteristici ale acestei funcții de control. Unul dintre cele mai comune arată astfel:

1. Controlul înainte, cunoscut și sub numele de control anticipat, se concentrează pe resursele pe care o organizație le extrage din mediul său. El controlează calitatea și cantitatea acestor resurse înainte ca acestea să ajungă în organizație.
2. Monitorizarea se concentrează pe menținerea standardelor de calitate și cantitate ale produsului sau serviciului în procesul de transformare.
3. Controlul final, cunoscut și ca control de feedback, se concentrează pe rezultatele organizației după finalizarea procesului de transformare. Deși controlul final poate să nu fie la fel de eficient ca cel preliminar sau actual, acesta poate oferi managementului informații pentru planificarea viitoare.

Conform unei alte clasificări, controlul este împărțit în două mari categorii - control normativ și control normativ, iar în cadrul acestor categorii există mai multe tipuri. Tipurile de control managerial sunt prezentate în tabelul următor.

Control de reglementare	Control de reglementare
birocratic Financial Calitate	Comandă Organizațional

Următoarele secțiuni descriu fiecare tip și subtip de control în activitățile de management.

Control de reglementare

Controlul de reglementare provine din procedurile standard de operare, determinând critici cu privire la acest tip de implementare a controlului de management ca fiind învechit și contraproductiv. Implică control complet și total asupratoate domeniile organizației.

Pe măsură ce afacerile au devenit mai agile în ultimii ani, datorită aplatizării ierarhiilor organizaționale și extinderii granițelor, criticii subliniază că supravegherea reglementară poate împiedica mai degrabă atingerea obiectivului. Cheia din punctul de vedere al controlului organizării deciziilor de management este conformarea controlului cu obiectivele organizaționale.

Control birocratic

Controlul birocratic provine din liniile de autoritate care depind de poziția în ierarhia organizațională. Cu cât este mai mare nivelul de subordonare, cu atât persoana va avea mai mult dreptul de a-și dicta politica. Controalele birocratice au primit o reputație proastă și pe bună dreptate. Organizațiile care se bazează prea mult pe relațiile lanțului de comandă împiedică flexibilitatea în cazul unor situații neprevăzute. Cu toate acestea, există modalități prin care managerii pot face o companie la fel de flexibilă și de receptivă la preocupările clienților ca orice altă formă de organizare de control al managementului.

Cum să menținem lanțul de comandă menținând în același timp flexibilitatea și capacitatea de răspuns în sistem? Tocmai aceasta este întrebarea pe care trebuie să o rezolve controlul birocratic. O soluție o reprezintă procedurile de operare standard care deleg responsabilitatea în jos în ierarhia companiei.

Control financiar

Controalele financiare guvernează obiectivele financiare cheie pentru care managerii sunt responsabili. Astfel de sisteme de control al managementului sunt comune în rândul firmelor organizate ca unități strategice de afaceri multiple (SBU). SBUeste un produs, serviciu sau linie geografică care are manageri care sunt singurii responsabili pentru profituri și pierderi. Aceștia sunt responsabili în fața managementului superior pentru atingerea obiectivelor financiare care contribuie la profitabilitatea generală a corporației.

Această categorie de control al deciziilor de management impune limite asupra cheltuielilor. Pentru manageri, o creștere a cheltuielilor trebuie să fie justificată de o creștere a veniturilor. Pentru șefii de departament, respectarea bugetului este de obicei unul dintre indicatorii cheie de performanță.

Așadar, rolul controlului financiar este de a îmbunătăți profitabilitatea generală, precum și de a menține costurile rezonabile. Pentru a determina ce costuri sunt necesare, unele firme vor compara rezultatele altor firme din aceeași industrie și apoi vor efectua o analiză de control de management. Această analiză comparativă oferă date pentru a determina dacă costurile sunt în conformitate cu mediile din industrie.

Controlul calității

Controlul calității descrie gradul de variație în procese sau produse care este considerat acceptabil. Pentru unele companii, standardul este absența defectelor, adică absența oricăror modificări. În alte cazuri, este acceptabilă o abatere nesemnificativă din punct de vedere statistic.

Controlul calității afectează rezultatul final al unui produs sau serviciu oferit clienților. Atunci când o afacere menține în mod constant o calitate excelentă, clienții se pot baza pe atributele produsului sau serviciului firmei, dar este șicreează o dilemă interesantă. Controlul excesiv al calității produselor existente poate reduce răspunsul la nevoile unice ale clienților.

Control de reglementare

În loc să se bazeze pe politicile și procedurile standard ale organizației, ca în tipurile anterioare de control, controlul de reglementare guvernează comportamentul angajaților și managerilor prin modele de comportament general acceptate.

Controlul normativ decide cât de corect este un anumit tip de comportament și altul este mai puțin. De exemplu, un smoking poate fi o ținută acceptabilă pentru o ceremonie de premiere pentru oamenii de afaceri americani, dar complet deplasată la o ceremonie de premiere pentru scoțieni, unde kilt-ul formal este mai în concordanță cu obiceiurile locale. Cu toate acestea, nu a fost adoptat niciun cod vestimentar scris.

Astfel, diferența dintre sistemul de reglementare și cel normativ de control al deciziilor manageriale este o formalitate. Controlul de reglementare este un sistem informal de guvernare, spre deosebire de controlul de reglementare.

Controlul comenzii

Această organizare a controlului asupra deciziilor de management a devenit obișnuită în multe companii. Normele de echipă sunt reguli informale care îi fac pe membrii echipei să conștientizeze responsabilitățile lor față de colegi.

În timp ce sarcina echipei este de obicei documentată formal, modurile în care participanții la proces interacționează sunt de obicei dezvoltate în timp pe măsură ce echipa trece prin faze de creștere. Chiar și conducerea este convenită informal: uneoriliderul desemnat poate avea o influență mai mică decât liderul informal. Dacă, de exemplu, liderul de opinie are mai multă experiență decât liderul oficial al echipei, este posibil ca membrii echipei să apeleze la liderul de opinie pentru îndrumări care necesită abilități sau cunoștințe specifice.

Normele echipei tind să se dezvolte treptat, dar odată formate pot avea un impact puternic asupra comportamentului companiei.

Control organizațional

Normele bazate pe cultura organizațională sunt, de asemenea, un tip de control normativ. Cultura organizațională include valorile, credințele și ritualurile comune ale unei anumite organizații. Astfel, acest tip de control constă în alinierea corectă a normelor și obiectivelor.

Sisteme de guvernare formale și informale

S-a menționat mai devreme că controlul normativ și toate subspeciile sale aparțin sistemului de control formal, în timp ce controlul normativ aparține celui informal. Tabelul de mai jos descrie diferențele dintre cele două sisteme de control.

Sistem de management formal	Sistem de guvernare informal
Organizația are proceduri, reguli și linii directoare clare pentru a explica diferitele cerințe de management Ei motivează conducerea, precum și subordonații, să îndeplinească sarcinile atribuite în așa fel încât să atingă obiectivele operaționale în intervalul de timp optim Folosit pentru a coordona comportamentul superiorilor și subordonaților	Organizația se caracterizează prinprocese informale și nescrise pentru supravegherea managementului Voresc să ofere o motivație mai mare în rândul angajaților și să asigure implementarea corectă a obiectivelor și strategiilor organizației Sistemele de guvernare informală sporesc, de asemenea, alinierea obiectivelor
Un exemplu de sistem formal ar fi regulile și liniile directoare utilizate de Resurse Umane pentru funcții precum recrutarea și dezvoltarea personalului.	Un exemplu de sistem de control informal este loialitatea față de organizație și respectul pentru cultura organizațională ca stil de comportament pentru angajați.

Categoriile largi de supraveghere de reglementare și reglementare sunt prezente în aproape toate organizațiile, dar accentul relativ al fiecărui tip variază. În categoria reglementărilor se află controalele birocratice, financiare și de calitate. Categoria normativă include normele de comandă și organizare. Ambele categorii de norme pot fi eficiente. Sarcina conducerii este de a aduce comportamentul angajaților în conformitate cu obiectivele organizației.

De aceea, un control managerial eficient poate fi realizat în mai multe moduri diferite. Sistemele de control sunt concepute pentru a colecta date și a utiliza aceste informații pentru a ajuta o organizație să-și atingă obiectivele. Sistemul se concentrează pe eficacitatea diferitelor elemente organizaționale, de laactivitatea umană la rezultate financiare.

Un sistem de monitorizare stabilit poate aduce beneficii reale unei companii - evidențiați problemele, planificați noi strategii și asigurați o mai bună coordonare între diferitele departamente și divizii.